7. Gottgörelse
Kontraktsvillkor
Leverantören ska, om leverantören har orsakat eller bidragit till faktisk negativ påverkan, tillhandahålla gottgörelse genom att
a) i den mån det går återställa drabbade rättighetshavare till den situation de skulle befinna sig i om den negativa påverkan inte hade inträffat och möjliggöra en gottgörelse som står i proportion till betydelsen och omfattningen av den negativa påverkan,
b) samråda på ett meningsfullt sätt med drabbade rättighetshavare eller deras företrädare om lämplig gottgörelse samt
c) utvärdera om drabbade rättighetshavare är tillfredsställda med processen och resultatet.
a) Återställa drabbade rättighetshavare
Om ni har orsakat eller bidragit till faktisk negativ påverkan ska ni tillhandahålla gottgörelse genom att i den mån det går återställa drabbade rättighetshavare till den situation de skulle befinna sig i om den negativa påverkan inte hade inträffat. Gottgörelsen ska stå i proportion till betydelsen och omfattningen av den negativa påverkan.
Gottgörelse kan exempelvis bestå av:
- ursäkter
- återställande
- rehabilitering
- finansiell eller icke-finansiell kompensation
- rättsliga eller administrativa sanktioner, exempelvis domar eller böter, samt
- åtgärder för att förhindra att den negativa påverkan upprepas.
Vissa skador, exempelvis förlust av liv eller permanenta personskador, kan inte återställas fullt ut. Vad som utgör en lämplig och proportionerlig gottgörelse måste därför bedömas i varje enskilt fall.
Om ni inte har orsakat eller bidragit till den negativa påverkan, utan endast är kopplade till den, finns inget krav på att tillhandahålla gottgörelse. Däremot bör ni använda ert inflytande för att den ansvariga parten ska göra det. Detta kan ni ofta göra tillsammans med regionerna eller Adda Inköpscentral, som också kan samverka med andra upphandlande organisationer, särskilt när problemen är systematiska och sträcker sig bortom en enskild leverantör.
Här är en illustration av ansvaret:
När flera parter ansvarar för gottgörelsen
Om ni har bidragit till negativ påverkan men den huvudsakligen har orsakats av en annan part, exempelvis en underleverantör, bör ni aktivt driva på för att den parten ska genomföra en gottgörelseprocess, medverka i processen och använda ert inflytande för att säkerställa att parten fullgör sitt ansvar.
Om ni bidrar ekonomiskt till gottgörelsen, exempelvis genom återbetalning av rekryteringsavgifter, är det tillräckligt att ert bidrag står i proportion till ert bidrag till den negativa påverkan och ert inflytande över situationen, inklusive er andel av de aktuella inköpen. Kravet på gottgörelse ska inte förstås som ett solidariskt betalningsansvar.
När frågan hanteras av domstol, myndighet eller NKP
Om en domstol eller myndighet redan handlägger frågan kan det vara lämpligt att invänta det förfarandet, särskilt vid misstanke om brott. Exempel på sådana förfaranden är domstolar, arbetsmiljö- och miljömyndigheter, ombudsmän, nationella människorättsinstitutioner samt OECD:s nationella kontaktpunkter (NKP).
När andra mekanismer används
Även andra etablerade mekanismer kan vara relevanta, exempelvis gottgörelseprocesser enligt globala ramavtal, flerpartsinitiativ eller lokala samhällsbaserade mekanismer. Om en sådan process redan pågår bör ni delta aktivt och använda ert inflytande för att bidra till effektiv gottgörelse.
Vi har tagit fram en mall för kartläggning av förfaranden för gottgörelse, som finns under Mallar processkrav 7. Det är inget krav att använda vår mall men den kan vara behjälplig för att skapa förståelse för vad gottgörelse är.
INNEHÅLL PÅ SIDAN
a) Återställa drabbade rättighetshavare
b) Samråda med rättighetshavare
c) Utvärdera tillfredsställelse
PROCESSKRAV TILLBÖRLIG AKTSAMHET
3. Förhindra och begränsa (orsak/bidrag)
4. Förhindra och begränsa (koppling)
RELATERADE LÄNKAR LEVERANTÖRER
2. Leverantörens tillbörliga aktsamhet
3. Leverantörens rapporteringsskyldighet
RELATERADE LÄNKAR UPPHANDLARE
Förslag på verifikat
- Instruktioner som beskriver företagets process för gottgörelse.
- Dokumenterade beslut om gottgörelse, exempelvis mötesprotokoll eller beslutsunderlag, för stickprovsprodukter.
- Gottgörelseplaner för stickprovsprodukter.
- Avtal om gottgörelse, för stickprovsprodukter.
Vägledning för revisor
Uppfyller krav
Det finns instruktioner eller motsvarande dokumentation/mallar som beskriver hur företaget – om det har orsakat eller bidragit till negativ påverkan – säkerställer gottgörelse för drabbade rättighetshavare i den egna verksamheten och i leveranskedjan, inklusive:
- Hur företaget, i den mån det går, återställer drabbade rättighetshavare till den situation de skulle befinna sig i om den negativa påverkan inte hade inträffat.
- Hur företaget möjliggör en gottgörelse som står i proportion till betydelsen och omfattningen av den negativa påverkan.
Det räcker att företaget kan visa att det finns rutiner för gottgörelse – det krävs inte att gottgörelse faktiskt har genomförts. Genomförda gottgörelseplaner, mötesprotokoll och/eller avtal om gottgörelse kan dock stärka företagets påstående att sådana rutiner finns.
Uppfyller inte krav
Företaget saknar instruktioner eller motsvarande dokumentation/mallar som beskriver hur det – om det har orsakat eller bidragit till negativ påverkan – säkerställer gottgörelse för drabbade rättighetshavare i den egna verksamheten och i leveranskedjan, eller så är de ofullständiga:
- Det framgår inte att företaget, i den mån det går, återställer drabbade rättighetshavare till den situation de skulle befinna sig i om den negativa påverkan inte hade inträffat.
- Det framgår inte att företaget ska möjliggöra en gottgörelse som står i proportion till betydelsen och omfattningen av den negativa påverkan.
- Instruktioner eller motsvarande dokumentation finns för gottgörelse i den egna verksamheten men inte för gottgörelse i leveranskedjan.
Företaget kan inte visa hur rutinerna har tillämpats, exempelvis gottgörelseplaner, mötesprotokoll eller avtal om gottgörelse. Sådan dokumentation är inte ett krav, men kan stärka företagets påstående att rutiner finns.
b) Samråda med rättighetshavare
Ni ska samråda på ett meningsfullt sätt med drabbade rättighetshavare eller deras företrädare om lämplig gottgörelse. Följande kan vara vägledande vid bedömningen av vad som är lämplig gottgörelse:
- Befintliga standarder – I vissa fall finns nationella eller internationella standarder och lagar som definierar vad som utgör lämplig gottgörelse.
- Tidigare avgöranden och praxis – Om inga specifika standarder finns, kan ni utgå från tidigare liknande fall och anpassa era åtgärder därefter.
- Rättighetshavarnas preferenser – De drabbades perspektiv är avgörande. Att lyssna till deras behov och förväntningar kan säkerställa en mer relevant och rättvis gottgörelse.
När befintliga standarder, tidigare praxis och rättighetshavarnas preferenser inte är i linje med varandra, bör rättighetshavarnas preferenser ges företräde.
Ett exempel på ett område där det finns etablerad praxis är återbetalning av rekryteringsavgifter till migrantarbetare som en åtgärd för att gottgöra skuldslaveri. Nedan finns två vägledningar:
Meningsfullt sätt
De samråd ni genomför ska vara meningsfulla. Detta innebär att de ska kännetecknas av tvåvägskommunikation och av god tro hos deltagarna på båda sidor. Det innebär också att samråden ska vara lyhörda och löpande.
De fyra kriterierna definieras nedan.
| Tvåvägskommunikation innebär att företag och rättighetshavare fritt uttrycker åsikter, delar perspektiv och lyssnar på alternativa synsätt för att nå en gemensam förståelse. Det innebär också att relevanta rättighetshavare ges möjlighet att själva bidra till att utforma och genomföra samrådsaktiviteter. |
| Både företag och rättighetshavare förväntas agera i god tro i samrådsprocessen. Det innebär att företag deltar med en genuin avsikt att förstå hur relevanta rättighetshavares intressen påverkas av verksamheten. Det innebär också att företag är beredda att hantera negativ påverkan som de orsakar eller bidrar till samt att rättighetshavarna på ett ärligt sätt företräder sina intressen, avsikter och farhågor. |
| Lyhörda samråd innebär att företag försöker fatta informerade beslut genom att inhämta synpunkter från dem som sannolikt kommer att påverkas av besluten. Det är viktigt att samråda med potentiellt påverkade rättighetshavare innan beslut fattas som kan påverka dem. Detta innebär att relevant information tillhandahålls i rätt tid så att de kan förstå hur företags beslut kan påverka deras intressen. Det innebär också att företag följer upp överenskomna åtaganden och säkerställer att negativ påverkan på berörda och potentiellt berörda rättighetshavare hanteras, bland annat genom gottgörelse när företaget har orsakat eller bidragit till påverkan. |
| Löpande samråd innebär att samrådsaktiviteter fortsätter under hela verksamhetens eller aktivitetens livscykel och inte är en engångsinsats. |
Förslag på verifikat
- Instruktioner som beskriver företagets process för samråd med drabbade rättighetshavare eller deras företrädare i samband med gottgörelse.
- Dokumentation som visar att samråd har genomförts, exempelvis mötesprotokoll, minnesanteckningar eller beslutsunderlag, för stickprovsprodukter.
- Gottgörelseplaner som visar hur drabbade rättighetshavares synpunkter har beaktats, för stickprovsprodukter.
- Avtal eller överenskommelser om gottgörelse som har tagits fram efter samråd med drabbade rättighetshavare eller deras företrädare, för stickprovsprodukter.
Vägledning för revisor
Uppfyller krav
Företaget har instruktioner eller motsvarande dokumentation som beskriver hur det samråder med drabbade rättighetshavare, eller deras företrädare, om lämplig gottgörelse, inklusive:
- Hur samråd ska genomföras genom tvåvägskommunikation, lyhördhet, god tro och kontinuitet.
Det räcker att företaget kan visa att det finns rutiner för samråd om lämplig gottgörelse – det krävs inte bevis på faktisk tillämpning. Sådan dokumentation kan dock stärka företagets påstående om att rutiner finns. Exempel är mötesprotokoll, minnesanteckningar eller gottgörelseavtal som visar att samråd har genomförts.
Uppfyller inte krav
Företaget saknar instruktioner eller motsvarande dokumentation som beskriver hur det samråder med drabbade rättighetshavare, eller deras företrädare, om lämplig gottgörelse, eller så är de ofullständiga:
- Det framgår inte att samråd ska präglas av tvåvägskommunikation, lyhördhet, god tro och kontinuitet.
Företaget kan inte heller visa exempel på genomförda samråd, något som skulle kunna stärka företagets påstående att rutiner finns.
c) Utvärdera tillfredsställelse
Ni ska utvärdera om drabbade rättighetshavare är tillfredsställda med processen och resultatet.
Syftet med utvärderingen är att bedöma om gottgörelsen har varit ändamålsenlig samt att samla lärdomar för framtida gottgörelseprocesser. Utvärderingen skickar även en viktig signal till de drabbade om att deras åsikter är betydelsefulla, vilket kan stärka dialogen och bidra till att förhindra framtida negativ påverkan och eskalerande klagomål. Om utvärderingen visar att de drabbade inte är tillfredsställda bör ni överväga ytterligare åtgärder.
Exempel på metoder för att utvärdera rättighetshavarnas tillfredsställelse är enkäter och intervjuer. Vi har tagit fram en enkätmall som finns under Mallar processkrav 7. Det är inget krav att använda vår enkätmall.
Förslag på verifikat
- Instruktioner som beskriver utvärderingen av rättighetshavarnas tillfredsställelse med processen och resultatet.
- Sammanställningar eller rapporter från genomförda utvärderingar, för stickprovsprodukter.
Vägledning för revisor
Uppfyller krav
Företaget har instruktioner eller motsvarande dokumentation/mallar som beskriver hur det utvärderar drabbade rättighetshavares tillfredsställelse med processen och resultatet.
Det räcker att företaget kan visa att det finns rutiner för att utvärdera tillfredsställelsen med processen och resultatet – det krävs inte bevis på faktisk tillämpning. Sådan dokumentation kan dock stärka företagets påstående om att rutiner finns. Exempel är genomförda enkäter samt sammanställningar eller rapporter från genomförda utvärderingar.
Uppfyller inte krav
Företaget saknar instruktioner eller motsvarande dokumentation/mallar som beskriver hur det utvärderar drabbade rättighetshavares tillfredsställelse med processen och resultatet.
Företaget kan inte heller visa exempel på genomförda utvärderingar av rättighetshavarnas tillfredsställelse, något som skulle kunna stärka företagets påstående att rutiner finns.
Mallar processkrav 7
- Mall för klagomålsförfarande
- Mall för instruktion för ansvarsfulla inköp
- Mall för kartläggning av förfaranden för gottgörelse
- Mall för utvärdering av tillfredsställelse med process och resultat