Vägledning tillbörlig aktsamhet

Parterna åtar sig genom avtal att samarbeta för att upprätthålla standarder för mänskliga rättigheter och miljö. Ansvar fördelas utifrån respektive parts storlek och förutsättningar, till exempel sektor, geopolitisk kontext och inflytande i leveranskedjan.

Kontraktsvillkoren saknar uttryckliga skrivningar om delat ansvar mellan upphandlande organisation och leverantör. I grunden innebär principen dock att inte bara leverantörer utan också upphandlande organisationer ansvarar för att prioritera inköpskategorier samt identifiera och bedöma risk – ett arbete som ligger till grund för upphandlingens utformning och avtalsförvaltning. Sveriges regioner och Adda Inköpscentral arbetar redan på detta sätt, och principen är därför integrerad i vägledningen.

I förhållande till gottgörelse måste delat ansvar förstås mot bakgrund av de ramar som gäller för användningen av offentliga medel och offentligt ansvar. Fokus ligger därför på relationella och processuella aspekter, såsom samarbete med leverantörer kring åtgärder, användning av inflytande för att påverka den part som orsakar eller bidrar till negativ påverkan att gottgöra den och, där det är relevant, en översyn av upphandlingens utformning om den kan ha bidragit till uppkomna risker.

Köpare åtar sig att tillämpa inköpsmetoder som bidrar till positiva resultat för mänskliga rättigheter och miljö, till exempel rättvisa priser, rimliga tidsramar och adekvat stöd.

Kontraktsvillkoren saknar uttryckliga skrivningar om upphandlande organisations ansvar för sina inköpsmetoder gentemot leverantören, medan leverantören åläggs att främja inköpsmetoder som inte försvårar för underleverantörer att efterleva åtagandena.

För upphandlande organisationer handlar det om de konkreta val som görs före, under och efter upphandling. Centrala faktorer är prissättning, leveranstider, volymförutsägbarhet (t.ex. ramavtal jämfört med kontrakt), betalningsvillkor, omfattningen av uppföljning och informationskrav samt adekvat stöd. Dessa faktorer är inte neutrala. Låga priser, korta tidsramar eller oförutsägbara beställningar kan skapa kommersiella villkor som ökar risken för negativ påverkan i leveranskedjan.

Detta innebär också att utformningen av tekniska specifikationer, användningen av uteslutningsgrunder, kvalificeringskrav och tilldelningskriterier samt en adekvat hantering av onormalt låga anbud blir avgörande för att förhindra och begränsa negativ påverkan – tillsammans med kontraktsvillkoren för tillbörlig aktsamhet. När verktygen används samordnat kan upphandlande organisationer påverka förutsättningarna för leverantörers arbete med hållbara leveranskedjor. Vägledningen tar sikte på kontraktsvillkoren men upphandlande organisationer uppmuntras att ta övriga aspekter i beaktande. Vägledningen är också en del av upphandlande organisationers stöd till leverantörer.

Om skada uppstår ska gottgörelse till de drabbade prioriteras framför traditionella avtalsrättsliga åtgärder, såsom annullering av beställningar, stoppade betalningar eller sanktioner.

Kontraktsvillkoren innehåller komponenter i linje med gottgörelse först. Gottgörelse ingår i leverantörens tillbörliga aktsamhet och hanteringen av avvikelser är inriktad på åtgärder och förbättring. Samtidigt innebär möjligheten till uppsägning med omedelbar verkan vid allvarliga avvikelser ett avsteg från principen.

Principen förutsätter att upphandlande organisationer för dialog med leverantörer för att förstå bakomliggande orsaker – liksom för att bedöma om de egna inköpsmetoderna kan ha bidragit till problemen. Detta arbetssätt är integrerat i vägledningen.

För upphandlande organisationer möjliggör arbetssättet dessutom fortsatt leverans av varor och tjänster under tiden som åtgärder vidtas. Sanktioner och uppsägning utesluts inte, men ses som en sista utväg snarare än som ett förstahandsalternativ.

Uppsägning av kontrakt får endast ske som en sista utväg och ska genomföras på ett ansvarsfullt sätt, efter att åtgärder vidtagits för att bedöma och hantera konsekvenserna av att avsluta kontraktet.

Kontraktsvillkorens stegvisa hantering av avvikelser, med fokus på förbättringar, är i linje med ansvarsfullt avslut som en sista utväg, men villkoren saknar krav på att den upphandlande organisationen ska bedöma och hantera konsekvenserna av ett avslut.

Sveriges regioner har emellertid processer för att bedöma och hantera konsekvenserna för människor, miljö och samhälle av ett avslut. Detta arbetssätt är integrerat i vägledningen.

I praktiken innebär detta att uppsägning blir aktuellt när brister antingen är varaktiga – om leverantören inte medverkar till uppföljning eller hanterar avvikelser – eller allvarliga. Beslutet fattas utifrån en samlad bedömning av risker, åtgärder och konsekvenser.