3. Förvalta avtalet

Regionernas kansli för hållbar upphandling och Adda Inköpscentral avropar regelbundet revisorer till kontorsrevisioner via Adda Inköpscentrals ramavtal. Revisorerna kan även användas av andra upphandlande organisationer, under förutsättning att ni är avropsberättigade.

Gransknings- och rådgivningstjänster

Fabriksrevisioner omfattas inte av ramavtalet och behöver därför upphandlas separat. Regionernas kansli för hållbar upphandling har erfarenhet av sådana upphandlingar och kan kontaktas vid behov.

Ni kan även basera er bedömning på andra upphandlande organisationers uppföljningsresultat, till exempel statliga myndigheters. Detta sker ofta genom samarbete och erfarenhetsutbyte, vilket kan bidra till att minska kostnader och administrativ börda för både upphandlande organisationer och leverantörer.

Andra upphandlande organisationers uppföljningsresultat kan begäras ut som allmän handling. Samtidigt kan vissa uppgifter omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen, exempelvis leverantörers samarbetspartners, underleverantörer och adresser. Däremot räknas avvikelser oftast inte som företagshemligheter.

På motsvarande sätt kan andra upphandlande organisationer begära ut regionernas revisionsrapporter, vilket då kräver motsvarande sekretessprövning. Adda Inköpscentral omfattas däremot inte av offentlighetsprincipen.

Innan ni använder en annan organisations resultat bör ni säkerställa att:

• kraven motsvarar minst samma nivå,
• uppföljningsmetoden är jämförbar, och
• uppföljningen är aktuell (genomförd inom de senaste tre åren).

Om ni baserar er bedömning på en annan organisations uppföljning bör leverantören informeras om detta, även om leverantören redan uppfyller kraven. Detta för att det är viktigt att sända signalen att ni följer upp villkoren.

Precis som leverantörer ska använda sitt inflytande för att förhindra och begränsa negativ påverkan, bör även ni göra detsamma. En nära och löpande dialog med leverantörerna stärker ert inflytande.

Dialog är särskilt viktig vid hantering av allvarliga avvikelser. Till sådana räknas tvångsarbete, barnarbete, arbetsförhållanden som medför fara för liv, allvarlig miljöskada, storskalig korruption samt attacker mot miljö- och människorättsförsvarare. Leverantörer är skyldiga att rapportera om de har skälig anledning att anta att en allvarlig avvikelse förekommer i den egna verksamheten eller leveranskedjan. Men ni bör också själva bevaka negativ påverkan genom svenska och internationella medier samt Business & Human Rights Centres nyhetsbrev.

Dialog är också viktigt för att säkerställa en effektiv uppföljning av policyer och processer. Om en leverantör svarar relativt väl på egenrapportering kan dialog vara tillräckligt för att upprätta och följa upp en åtgärdsplan för identifierade avvikelser. Det kan även vara värdefullt att föra dialog mellan revisioner, för att understryka allvaret och säkerställa att avvikelser åtgärdas. På så sätt kan ni undvika ytterligare återrevisioner.

Egenrapportering innebär att leverantören skriftligen redogör för sina policyer och processer utifrån frågorna i ett särskilt formulär. Formuläret kan skickas direkt i Word-format eller läggas in i en digital plattform.

Vid uppföljning av regionernas prioriterade inköpskategorier går kansliet ofta direkt till kontorsrevision. Detta beror på att leverantörernas svar ofta brister och att det är mer effektivt att identifiera och åtgärda avvikelser från kontraktsvillkoren genom revision. Även Adda Inköpscentral tenderar att gå direkt till kontorsrevision.

För att underlätta bedömningen av leverantörens svar finns också en bedömningsmall. Den kan användas för att avgöra när en kontorsrevision bör genomföras och när en åtgärdsplan i kombination med dialog kan vara tillräcklig för att hantera enstaka avvikelser. Sammantaget innebär detta att det kan vara mer relevant att använda egenrapporteringen för mogna branscher där ni förväntar er få avvikelser och mindre behov av kontorsrevisioner.

I upphandlingen har ni angett vilka led i leveranskedjan leverantören ska kunna redogöra för.

Förbered upphandlingen

Vid uppföljning kan ni begära in uppgifter om dessa led, inklusive juridiska namn och fysiska adresser.

Transparenskravet följs i regel inte upp genom kontorsrevision, utöver att leverantören ombeds ange sluttillverkningsfabrik för utvalda stickprov. I stället används kravet främst vid hantering av allvarliga avvikelser, så kallad incidenthantering, för att bedöma om avvikelsen har anknytning till upphandlingsföremålet.

Till allvarliga avvikelser räknas tvångsarbete, barnarbete, arbetsförhållanden som medför fara för liv, allvarlig miljöskada, storskalig korruption samt attacker mot miljö- och människorättsförsvarare.

Kontorsrevision

Syftet med kontorsrevisioner är att kontrollera att leverantören har policyer och processer på plats för att identifiera, bedöma, förhindra, begränsa och gottgöra negativ påverkan i den egna verksamheten och i leveranskedjorna. Kontorsrevisioner utgår från:

• intervjuer
• dokumentgranskning.

Intervjuerna tar främst sikte på leverantörens ansvariga för tillbörlig aktsamhet. Vid behov kan även arbetstagarrepresentanter, såsom fackliga företrädare eller skyddsombud, intervjuas.

Tillämpningen av policyer och processer granskas genom stickprov. Urvalet bör baseras på risken för negativ påverkan, volym och omsättning.

Revisionen ska dokumenteras och för detta finns en mall baserad på de sju processkraven i kontraktsvillkoren. Den som genomför revisionen ska i mallen:

• Notera om det finns risk för allvarliga avvikelser.
• Vid behov föreslå förbättringsåtgärder baserade på denna vägledning.

Sist i mallen sammanställs en åtgärdsplan, där leverantören ska ange:

• Hur den avser att åtgärda avvikelsen
• När avvikelsen senast ska vara åtgärdad
• Den person hos leverantören som är ansvarig för att åtgärden blir genomförd

Det finns även en avvikelsehanteringsmall för uppföljning av åtgärdsplanen. Ofta krävs en återrevision men ibland räcker att granska uppdaterade dokument eller föra en dialog kring avvikelsehanteringen.

Fabriksrevision

Syftet med fabriksrevisioner är att säkerställa efterlevnaden av Uppförandekoden för leverantörer i tillverkningen av en särskild produkt. Fabriksrevisioner utgår från:

• intervjuer
• dokumentgranskning
• inspektion av fabriken, inklusive eventuella bostäder, och omgivningen.

Fabriksrevision blir främst aktuellt om det vid en kontorsrevision, genom leverantörens rapportering eller genom omvärldsbevakning har identifierats en risk för allvarlig avvikelse. Till sådana räknas tvångsarbete, barnarbete, arbetsförhållanden som medför fara för liv, allvarlig miljöskada, storskalig korruption och attacker på miljö- och människorättsförsvarare.

Enligt kontraktsvillkoren ska leverantören möjliggöra för den upphandlande organisationen att själva eller genom ombud utföra revisioner hos eventuella underleverantörer. Det innebär att leverantören bör inkludera motsvarande krav i sina leverantörsavtal. I praktiken kan det dock ta tid att få tillgång till en fabrik, även när sådana avtalsvillkor finns på plats. Ett nära samarbete är därför viktigt för att säkerställa att underleverantören medverkar i revisionen. Kravet bör förstås som att leverantören ska använda sitt inflytande och verka för att möjliggöra tillträde.

Fabriksrevisioner kan omfatta alla åtaganden i Uppförandekoden för leverantörer, men breda revisioner riskerar att inte fånga alla avvikelser. Samtidigt är traditionell revisionsmetodik inte alltid anpassad för att upptäcka exempelvis statligt sanktionerat tvångsarbete eller skuldslaveri. Därför bör revisionen fokusera på den identifierade allvarliga avvikelsen. Revisorerna bör också ha expertis inom just detta område.

Under en fabriksrevision genomförs intervjuer med fabriksledningen, arbetstagare och arbetstagarrepresentanter, inklusive fackliga företrädare. Det kan också vara värdefullt att intervjua civilsamhällesorganisationer med insyn i fabriken.

Om revisionen rör allvarliga miljöskador, storskalig korruption eller attacker på miljö- och människorättsförsvarare är det särskilt viktigt att tala med civilsamhällesorganisationer och personer i det omgivande samhället.

Revisorn ska även granska policyer och riktlinjer, särskilt för rekrytering, samt dokument såsom kontrakt, löneutbetalningar, scheman, stämpelkort och övertidsersättning.

Slutligen behöver arbetsplatsen, boenden och rekreationslokaler granskas, inklusive säkerheten runtom fabriken och eventuella rörelsebegränsningar. Vid allvarliga miljöskador behöver även det omgivande samhället granskas.

Fabriksrevisioner ska dokumenteras och för detta finns en mall baserad på Uppförandekoden för leverantörer. Mallen kan anpassas om revisionen fokuserar på en eller flera specifika allvarliga avvikelser.

Revisorn ska tydligt markera om en allvarlig avvikelse har identifierats, inklusive behov av gottgörelse. Det finns även möjlighet att ge förbättringsförslag till fabriksledningen.

Näst sist i fabriksrevisionsmallen sammanställs en åtgärdsplan, där tillverkaren ska ange:

• Hur den avser att åtgärda avvikelsen
• När avvikelsen senast ska vara åtgärdad
• Den person hos tillverkaren som är ansvarig för att åtgärden blir genomförd.

Allra sist kan en gottgörelseplan sammanställas, där tillverkaren ska ange:

• Huruvida något särskilt förfarande ska användas
• Planerade samråd med berörda rättighetshavare och deras representanter
• Hur den avser att återställa de berörda rättighetshavarna till den situation de skulle ha befunnit sig i om den negativa påverkan inte hade inträffat, och möjliggöra gottgörelse som står i proportion till den negativa påverkans betydelse och omfattning
• När gottgörelsen senast ska vara implementerad
• Den person hos tillverkaren som är ansvarig för gottgörelsen.

Ni kan också välja att använda andra metoder för uppföljning, som är mer anpassade utifrån den specifika risken som ska följas upp eller er budget, såsom ursprungsverifiering, öppen data och databaser.

Ursprungsverifiering

För att verifiera ursprunget för en råvara kan ni använda ursprungsverifiering. Metoden bygger på isotopanalys och kan användas som ett komplement till leverantörens egna uppgifter, särskilt för råvaror som kött, bomull och trä.

Öppen data

Öppen data innebär att granska allmänt tillgänglig, ostrukturerad information på nätet, såsom inlägg på sociala medier, där rättighetshavare rapporterar om risker i arbetet eller samhället, och offentliga handlingar.

Granskningen kan göras manuellt eller med hjälp av AI.

Exempel finns hos Globalworks, inklusive uppföljningar som beställts av storstadsregionernas trafikförvaltningar.

Globalworks

Databaser

En tredje metod är att använda databaser. Här är fyra exempel:

Åtgärdsplaner tas oftast fram i samband med kontorsrevisioner och fabriksrevisioner men kan upprättas direkt efter egenrapportering eller vid incidenthantering, som ofta baseras på dialog. Använd gärna de åtgärdsplaner som finns i revisionsmallarna.

I åtgärdsplanerna ska det reviderade företaget ange:

• hur det avser att åtgärda avvikelsen
• när avvikelsen senast ska vara åtgärdad
• den person hos företaget som är ansvarig för att åtgärden blir genomförd.

De föreslagna åtgärderna och tidsplanen ska godkännas av er som också ska kontrollera att åtgärderna står i proportion till avvikelsernas allvarlighet.

Vite är ett sätt att på förhand avtala om en ersättning för en avvikelse från kontraktsvillkoren. För upphandlande organisationer underlättar vitesskrivningen bestämmelsen av påföljd, samtidigt som att det underlättar för leverantörer att på förhand veta vad en avvikelse kan kosta.

Enligt kontraktsvillkoret har ni rätt att utkräva vite om leverantören:

• inte rapporterar allvarliga avvikelser
• inte medverkar till uppföljning
• inte upprättar en tidsatt åtgärdsplan
• inte hanterar avvikelser i enlighet med upprättad åtgärdsplan.

Vid ramavtal kan även avropsstopp användas, vilket innebär att ni har rätt att undanta leverantören från avrop så länge omständigheterna består. De aktuella omständigheterna är samma som för utkrävande av vite. Avropsstopp kan därför användas om leverantören:

• inte rapporterar allvarliga avvikelser
• inte medverkar till uppföljning
• inte upprättar en tidsatt åtgärdsplan
• inte åtgärdar avvikelser i enlighet med upprättad åtgärdsplan.

Detta gäller även under den tid ni utreder en potentiell grund för avropsstoppet.

Under ett avropsstopp har ni också rätt att avropa från annan ramavtalsleverantör eller, om sådan inte finns, upphandla ramavtalsföremålet från annan leverantör.

Grund 1

Ni har rätt att säga upp kontraktet om leverantören:

• inte rapporterar allvarliga avvikelser
• inte medverkar till uppföljning
• inte åtgärdar avvikelser
• inte hanterar avvikelser i enlighet med upprättad åtgärdsplan.

En uppsägning enligt denna grund kräver skälig uppsägningstid. Det är svårt att på förhand bedöma hur lång en skälig uppsägningstid är och detta behöver därför bedömas från fall till fall.

Grund 2

Ni har även rätt att säga upp kontraktet om ni har rätt till maximalt vite, eller om avropsstopp har förelegat i angivet antal månader. I detta fall kan ni säga upp kontraktet med omedelbar verkan.

Grund 3

Ni har slutligen rätt att säga upp kontraktet om ni har gjort sannolikt att en allvarlig avvikelse förekommer i leverantörens verksamhet eller i leveranskedjorna och den som orsakar den allvarliga avvikelsen inte vidtar omedelbara åtgärder för att förhindra och begränsa den.

En allvarlig avvikelse anses sannolik om det finns tillräckligt med bevis eller samstämmiga källor för att det med relativ säkerhet (över 50 % sannolikhet) kan fastställas att en allvarlig avvikelse har inträffat.

Också i detta fall kan ni säga upp kontraktet med omedelbar verkan.