1. Förbered upphandlingen

Om svensk arbetsrätt inte är tillämplig på leveranskedjan kan ni i vissa fall vara skyldiga att ställa krav på att leverantören fullgör kontraktet i enlighet med ILO:s grundläggande konventioner, om detta är behövligt.

Arbetsrättsliga villkor i upphandlingsreglerna (extern länk)

Kraven måste också vara proportionerliga, i enlighet med de grundläggande upphandlingsprinciperna.

De grundläggande upphandlingsprinciperna (extern länk)

I praktiken innebär detta att ni behöver väga risken i leveranskedjan mot marknadens förutsättningar. I branscher som domineras av små aktörer eller där hållbarhetsmognaden är låg kan kraven därför behöva anpassas.

För tjänster som utförs i Sverige kan det vara aktuellt att ställa arbetsrättsliga villkor enligt kollektivavtal (lön, arbetstid, semester). Samtidigt har många tjänster internationella leveranskedjor. Exempelvis kan:

• material i bygg- och anläggningstjänster,
• eller insatsvaror i andra tjänster

ha sitt ursprung i länder med högre risk.

I dessa fall kan det vara motiverat att ställa krav på både:

• tillbörlig aktsamhet för hållbara leveranskedjor, och
• arbetsrättsliga villkor enligt kollektivavtal.

Kontraktsvillkoret innehåller rekommenderade tidsfrister, inom hakparenteser, för:

• Leverantörens rapporteringsskyldighet (punkt 3)
• Dialog (punkt 4.2)
• Egenrapportering (punkt 4.3)
• Transparens i leveranskedjorna (punkt 4.4)
• Revision (punkt 4.5.1)
• Åtgärdsplan (punkt 5.2)

Genom dialogmöten, requests for information (RFI) och remisser kan ni samla värdefull information och vid behov anpassa tidsfristerna efter den specifika upphandlingen.

Dialogmöten med leverantörer (extern länk)

Request for information (RFI) och extern remiss (extern länk)

Transparenskravet innebär att leverantören, på begäran, ska redovisa vilka underleverantörer som används för att fullgöra kontraktet, inklusive juridiska namn och fysiska adresser. Transparens skiljer sig från spårbarhet, som avser möjligheten att följa material och produkter genom varje steg i produktionen.

Villkorets första punkt, om sluttillverkningsanläggningar, är miniminivå. Konkretisera om kravet ska gälla en specifik produkt, samtliga produkter eller ett helt sortiment. Övriga nivåer, angivna i hakparenteser, ska ni endast använda om det är proportionerligt utifrån branschens komplexitet, risker och mognad.

För att kunna göra denna bedömning behöver ni säkerställa, genom dialogmöten, RFI:er och remisser, vad leverantörerna faktiskt kan leverera. Om detta inte görs finns en risk att kraven blir oproportionerliga, vilket i sin tur kan leda till att leverantörer avstår från att lämna anbud eller att upphandlingen överprövas.

Dialogmöten med leverantörer (extern länk)

Request for information (RFI) och extern remiss (extern länk)

Samtidigt förändras förutsättningarna snabbt genom ny EU-lagstiftning som innebär att mer information blir tillgänglig för vissa råvaror och produkter. Det gäller exempelvis ursprunget för kobolt, grafit, litium och nickel i batterier enligt batteriförordningen, ursprunget för nötkreatur, kakao, kaffe, palmolja, gummi, soja och trä enligt avskogningsförordningen samt ursprunget för material, såsom kisel, i högriskprodukter för tvångsarbete, inom ramen för tvångsarbetsförordningen. I dessa fall kan mer långtgående krav ofta vara proportionerliga, eftersom informationen redan finns eller är på väg att bli tillgänglig i leveranskedjorna.

Även ökade krav på försörjningssäkerhet förändrar förutsättningarna, men ställ inte separata krav i andra delar av upphandlingen. Säkerställ i stället att alla relevanta produkter, komponenter och råvaror inkluderas i transparenskravet i kontraktsvillkoren för tillbörlig aktsamhet.

Om ni vill ha stöd i hur transparenskravet kan tillämpas i leveranskedjorna för elektronik och elbilar, se presentationen från Electronics Watch.

För information om hur transparenskravet följs upp, se Förvalta avtalet.

Kontraktsvillkoret innehåller en vitesskrivning för att säkerställa att leverantören vidtar nödvändiga åtgärder. Vite innebär en förutbestämd ersättning vid avvikelser från kontraktsvillkoret. För upphandlare förenklar vitesskrivningen hanteringen av påföljder, samtidigt som den ger leverantören tydlighet kring eventuella kostnader vid avvikelser. Ni avgör vitesbeloppet utifrån vad som är lämpligt för den specifika upphandlingen, med hänsyn till upphandlingsföremålet och kontraktets värde.

I praktiken används ofta endast ja/nej-frågor om att acceptera kontraktsvillkor om tillbörlig aktsamhet. Sådana frågor ger begränsad information om leverantörens tekniska och yrkesmässiga kapacitet och är inte ett effektivt urvalsinstrument. Som komplement kan ni använda kvalificeringskrav som tar sikte på policyer och processer.

Kvalificering av leverantör (extern länk)

Syftet är inte att premiera de bästa leverantörerna, utan att säkerställa att offentliga kontrakt inte tilldelas aktörer utan grundläggande riskhantering. En proportionerlig utformning – till exempel ett fokus på förekomsten av policyer och processer snarare än en utvärdering av deras effektivitet – bidrar till att hålla nere resursåtgången för upphandlande organisationer och sänka tröskeln för små och medelstora företag.

Detta är också utgångspunkten för hur Oslo stad tillämpar sina kvalificeringskrav.

Tilldelningskriterier spelar en central roll för att skapa incitament för förbättring. I många upphandlingar saknas idag tilldelningskriterier som tydligt särskiljer leverantörer utifrån deras arbete med tillbörlig aktsamhet – vilket innebär att investeringar inte alltid får genomslag i utvärderingen.

Grund för utvärdering (extern länk)

Väl utformade tilldelningskriterier kan användas för att premiera leverantörer som har kommit längre i sitt arbete med spårbarhet och transparens, som har vidtagit åtgärder kopplade till prioriterade risker – såsom tvångsarbete, barnarbete eller levnadslöner – eller som deltar i trovärdiga bransch- eller flerpartsinitiativ förutsatt att likvärdiga lösningar tillåts. Nedan finns exempel på hur nederländska upphandlande organisationer har ställt krav:

Rättvist producerat kaffe (extern nederländsk länk)

Ansvarsfullt producerad sten (extern nederländsk länk)

Om hållbarhetskriterier ges låg vikt i utvärderingen av anbud får de begränsad effekt och riskerar att behandlas som en marginell prisjustering snarare än som ett strategiskt incitament. En högre vikt skapar tydligare drivkrafter för leverantörer att utveckla sitt arbete. Inom denna andel bör utrymme avsättas för både miljömässiga och sociala kriterier, för att undvika att miljöaspekter tränger undan arbetet med mänskliga rättigheter.

I många upphandlande organisationer är fokus fortfarande på miljömässiga kriterier. Samtidigt ökar riskerna kopplade till mänskliga rättigheter och framför allt arbetares rättigheter. EU:s tvångsarbetsförordning börjar tillämpas från december 2027, vilket innebär att varor som misstänks vara producerade med tvångsarbete kan stoppas vid gränsen. Detta kan i sin tur påverka leveranssäkerheten för kritiska varor som medicinska handskar.

I vissa fall kan ni ställa krav på märkningar i upphandlingsdokumenten.

Krav på märkningar kan anges i de tekniska specifikationerna, i tilldelningskriterier eller i kontraktsvillkor. 

Det finns många olika märkningar, och de varierar i omfattning, inriktning och kvalitet. Ofta innebär en märkning att en tredje part granskar att en vara eller tjänst uppfyller vissa kriterier, men märkningar täcker inte alltid hela leveranskedjan och är inte alltid granskade av tredje part. Märkningar fokuserar ibland också på antingen miljömässiga eller sociala aspekter, och är därför inte alltid direkt jämförbara eller ”likvärdiga”.

Trots detta kan märkningar vara ett användbart komplement i upphandling, särskilt när de används medvetet och i kombination med andra krav och verktyg.

Regler för användning av märkning (extern länk)

Användning av märkning (extern länk)

Exempel på märkningar finns i Upphandlingsmyndighetens riskanalystjänst.

Riskanalyser för leveranskedjor (extern länk)

Säkerställ att mallar för prislistor och statistik innehåller särskilda fält för sluttillverkningsland och fabriksadresser, samt att ifyllnad av dessa uppgifter är obligatorisk för leverantören.

Informationen gör det möjligt att välja relevanta stickprov vid kontorsrevisioner, baserat på var riskerna för negativ påverkan är som störst. Den underlättar även uppföljning av negativ påverkan i leveranskedjan (incidenter), exempelvis om dessa är kopplade till en viss region eller produktionsplats.

Informationen stärker även försörjningssäkerheten. Vid störningar, såsom konflikter eller naturkatastrofer, kan ni snabbare identifiera berörda leverantörer och hantera konsekvenser i leveranskedjan.

Ett gratis verktyg ni kan använda för att visualisera era leveranskedjor är Open Supply Hub. Mot en avgift kan ni bädda in kartan på er webbplats.