2. Leverantörens tillbörliga aktsamhet
Vad är tillbörlig aktsamhet?
I OECD:s vägledning om tillbörlig aktsamhet för ansvarsfullt företagande definieras begreppet så här:
”Tillbörlig aktsamhet är den process som företag bör genomföra för att identifiera, förhindra, begränsa och redogöra för hur de hanterar faktisk och potentiell negativ påverkan i sin egen verksamhet, sin leveranskedja och andra affärsrelationer.”
Inom ramen för kontraktsvillkoren innebär tillbörlig aktsamhet att ni ska identifiera, förhindra, begränsa och gottgöra negativ påverkan på människor, miljö och samhälle i er egen verksamhet och i era leveranskedjor.
Kontraktsvillkoren innehåller därmed både resultatkrav och processkrav. För att säkerställa att åtagandena efterlevs behöver ni ha en process för tillbörlig aktsamhet. Enkelt uttryckt beskriver uppförandekoden vad som ska uppnås, medan processen för tillbörlig aktsamhet förklarar hur det ska genomföras.
Vi har definierat sju processkrav i kontraktsvillkoren, vilka motsvarar punkt 2.1-2.7.
Kontraktsvillkor
För att säkerställa efterlevnaden av åtagandena i Uppförandekod för leverantörer i punkt 1 ska leverantören ha en process för tillbörlig aktsamhet enligt punkt 2.1-2.7. Processen ska vara dokumenterad och tillämpas från [kontraktstart/annan tid som bestäms av upphandlande organisation]. Genom denna process ska leverantören identifiera, förhindra, begränsa och gottgöra negativ påverkan på människor, miljö och samhälle i den egna verksamheten och i leveranskedjorna. Detta betyder att:
Vår process för tillbörlig aktsamhet
Vår process för tillbörlig aktsamhet bygger på FN:s vägledande principer för företag och mänskliga rättigheter och OECD:s vägledning om tillbörlig aktsamhet för ansvarsfullt företagande, illustrerad genom den här modellen:
Eftersom kontraktsvillkor måste ha koppling till det som upphandlas omfattar villkoren inte hela snurran. Istället för krav på kommunikation ska ni rapportera allvarliga avvikelser till upphandlande organisation.
Syftet med tillbörlig aktsamhet
Syftet med tillbörlig aktsamhet är att ni ska undvika att orsaka eller bidra till faktisk och potentiell negativ påverkan samt försöka förhindra och begränsa negativ påverkan kopplad till er verksamhet genom era leveranskedjor.
- En faktisk negativ påverkan har inträffat eller pågår och ska gottgöras.
- En potentiell negativ påverkan kan inträffa men har ännu inte gjort det och ska förhindras eller begränsas.
Integrerad del av beslutsfattande och riskhantering
Tillbörlig aktsamhet omfattar flera relaterade processer, exempelvis arbetsmiljöarbete, riskbedömningar och åtgärdsplaner för specifika projekt eller leveranskedjor och leverantörsbedömningar.
Arbetet bör därför vara en integrerad del av beslutsfattande och riskhantering. Till skillnad från traditionell riskhantering fokuserar tillbörlig aktsamhet dock på risk för människor, miljö och samhälle — inte risk för företaget.
Anpassa arbetet efter risk och förutsättningar
Hur omfattande arbetet med tillbörlig aktsamhet behöver vara påverkas bland annat av företagets storlek, verksamhetskontext, affärsmodell, position i leveranskedjan samt vilka varor eller tjänster som levereras.
Större företag med komplexa leveranskedjor kan behöva mer formaliserade processer än mindre företag med färre produkter och kortare beslutsvägar. Samtidigt kan även små företag vara kopplade till hög risk.
Varje företag i leveranskedjan har ett eget ansvar att identifiera, förhindra, begränsa och gottgöra negativ påverkan. Kontraktsvillkoren innebär därför inte att ansvar flyttas från underleverantörer till leverantörer.
Om ni är kopplade till negativ påverkan genom era affärsrelationer förväntas ni använda ert inflytande för att försöka förhindra eller begränsa påverkan.
Om ni har begränsade resurser eller begränsat inflytande kan ni exempelvis:
- använda gratiskällor,
- använda offentliga riskbedömningar,
- samarbeta i branschinitiativ eller flerpartsinitiativ.
Dokumentation
Ni behöver kunna visa hur ni arbetar med tillbörlig aktsamhet och därmed uppfyller kontraktsvillkoren. Det innebär att ni ska kunna kommunicera relevant information och lämna dokumentation till upphandlande organisationer.
Exempel på dokumentation är:
- uppförandekoder,
- kartläggningar av leveranskedjor,
- riskbedömningar,
- revisionsrapporter,
- åtgärdsplaner.
Under processkraven finns förslag på verifikat och mallar.
Processkraven
Policyer och ansvar
Riskbedömningar
Förhindra och begränsa (orsak/bidrag)
Förhindra och begränsa (koppling)
Uppföljning
Klagomål
Gottgörelse
Mallar och verktyg
Längst ned på varje processkravssida hittar ni de mallar och verktyg som är relevanta för just det kravet. Vi har även samlat samtliga mallar och verktyg på denna sida. Observera att mallarna för policy och instruktion för tillbörlig aktsamhet enbart finns här, då de är övergripande och gäller samtliga processkrav.
Alla mallar och verktyg
- Mall för policy för tillbörlig aktsamhet
- Mall för instruktion för tillbörlig aktsamhet
- Mall för människorättspolicy
- Mall för miljöpolicy
- Mall för policy för affärsetik
- Checklista för styrelsen
- Mall för uppförandekod för leverantörer
- Mall för instruktion för ansvarsfulla inköp
- Mall för identifiering av riskleverantörer (prioriterade inköpskategorier)
- Mall för kartläggning av leveranskedjan
- Mall för riskbedömning av leveranskedjan inkl. åtgärdsplaner och gottgörelseplan
- Förkvalificeringsformulär
- Responsible Purchasing Code of Conduct (The Buyer Code)
- European Model Clauses (utkast)
- Open Supply Hub
- Mall för underrättelsemekanism
- Mall för klagomålsförfarande
- Mall för kartläggning av förfaranden för gottgörelse
- Mall för gottgörelseplan för den egna verksamheten
- Enkätmall för utvärdering av tillfredsställelse med process och resultat
INNEHÅLL PÅ SIDAN
RELATERADE LÄNKAR LEVERANTÖRER
3. Leverantörens rapporteringsskyldighet
RELATERADE LÄNKAR UPPHANDLARE
PROCESSKRAV
3. Förhindra och begränsa (orsak/bidrag)