5. Uppföljning
Kontraktsvillkor
Leverantören ska följa upp åtgärderna för att förhindra och begränsa faktisk och potentiell negativ påverkan genom att
a) följa upp upprättade åtgärdsplaner för den egna verksamheten och för riskleverantörer, med särskilt fokus på de mest betydande riskerna som har identifierats,
b) samråda på ett meningsfullt sätt med rättighetshavare som berörs av den egna verksamheten, eller deras företrädare, och i den mån det går i leveranskedjorna för riskleverantörer, samt
c) hantera avvikelser.
a) Följa upp åtgärdsplaner
Ni ska följa upp upprättade åtgärdsplaner för den egna verksamheten och för riskleverantörer, med särskilt fokus på de mest betydande riskerna som har identifierats.
Uppföljning är nödvändigt för att utvärdera effekten av era åtgärder för att förhindra och begränsa negativ påverkan i både er egen verksamhet och leveranskedjorna för riskleverantörer.
Egen verksamhet
Åtgärdsplaner som upprättats för er egen verksamhet, i enlighet med processkrav 3. Förhindra och begränsa (orsak/bidrag), ska följas upp. Detta kan exempelvis göras genom årliga interna avstämningar av ert arbete med tillbörlig aktsamhet och/eller miljöledningsarbete, eller genom externa granskningar och revisorer.
Om ni följer lagstiftning som arbetsmiljölagen, diskrimineringslagen och miljöbalken är uppföljning av de frågor lagarna omfattar integrerat i verksamheten. Även uppföljning inom ramen för certifieringar kan utgöra bevis.
Riskleverantörer
Åtgärdsplanerna som upprättats för riskleverantörer, i enlighet med processkrav 4. Förhindra och begränsa (koppling), ska följas upp. Åtgärdsplanerna bör innehålla både:
- systematiska åtgärder som stärker ert arbete med tillbörlig aktsamhet, exempelvis leverantörsbedömningar, kontraktsvillkor, uppföljning (inklusive riskleverantörers åtgärdsplaner) och kapacitetsbyggande insatser, och
- riktade åtgärder anpassade till de mest betydande riskerna som har identifierats.
Detta kan exempelvis göras inom ramen för årliga interna avstämningar av ert arbete med tillbörlig aktsamhet.
Arbetet omfattar vanligtvis uppföljning av leverantörer genom exempelvis frågeformulär, platsbesök, inspektioner och tredjepartsrevisioner. Andra metoder ni kan använda är ursprungsverifiering, öppen data och databaser.
Ursprungsverifiering
För att verifiera ursprunget för en råvara kan ni använda ursprungsverifiering. Metoden bygger på isotopanalys och kan användas som ett komplement till leverantörens egna uppgifter, särskilt för råvaror som kött, bomull och trä.
Regionernas arbete med bomull
Regionerna genomförde under 2024–2025 ett gemensamt pilotprojekt för att testa isotopanalys av bomull i upphandlade produkter, såsom medicinska förbrukningsvaror och arbetskläder. Syftet var att undersöka om bomullen kunde kopplas till högriskområden för statligt sanktionerat tvångsarbete, särskilt den uiguriska autonomona regionen Xinjiang i Kina.
Efter en inledande kartläggning valdes ett antal produkter ut som skickades på analys till ett välrenommerat laboratorium. Resultaten varierade: i vissa fall pekade de mot högriskområden, i andra fall var ursprunget oklart. Detta följdes upp genom dialog med leverantörerna om hur de verifierar ursprung och vilka åtgärder som kan stärka spårbarheten.
Projektet visar hur isotopanalys kan användas som ett stöd i uppföljningen, särskilt i leveranskedjor där traditionella kontroller inte ger tillräcklig säkerhet.
Öppen data
Öppen data innebär att granska allmänt tillgänglig, ostrukturerad information på nätet, såsom inlägg på sociala medier, där rättighetshavare rapporterar om risker i arbetet eller samhället, och offentliga handlingar.
Granskningen kan göras manuellt eller med hjälp av AI.
Exempel finns hos Globalworks, inklusive uppföljningar som beställts av storstadsregionernas trafikförvaltningar.
Databaser
En tredje metod är att använda databaser. Här är fyra exempel:
Forcedlabor.ai
Detta AI-baserade verktyg identifierar företag som kan kopplas till statligt påtvingat tvångsarbete, baserat på öppna källor såsom myndighetsdata, forskningsrapporter och mediegranskningar. Via ett gratiskonto kan du göra enklare sökningar på företagsnamn, produkter eller regioner. Resultaten kan användas som underlag för vidare analys, dialog med leverantören eller beslut om fördjupad uppföljning. Verktyget har utvecklats i samarbete med organisationer som Slave-Free Alliance, Transparency International och Anti-Slavery Collective. Observera att träffar i databasen är indikationer på risk och bör följas upp och verifieras.
Withhold Release Orders
Den amerikanska tullmyndigheten utfärdar Withhold Release Orders (importförbud), när det finns tillräckliga bevis för tvångsarbete i en produkts tillverkning. Dessa beslut finns publicerade på tullmyndighetens webbplats och kan användas vid uppföljning av produkter.
U.S. Customs and Border Protection – Withhold Release Orders and Findings List
Uyghur Forced Labor Prevention Act Entity List
Amerikanska Forced Labor Enforcement Task Force har i uppgift att utveckla och uppdatera en lista på de produkter som omfattas av importförbudet i Uyghur Forced Labor Prevention Act. Denna lagstiftning antogs för att stärka det befintliga importförbudet mot varor som tillverkats med tvångsarbete och för att stoppa användningen av tvångsarbete i den uiguriska autonomona regionen Xinjiang i Kina.
Konfliktmineralrapportering till amerikanska börsen
För information om ursprunget för mineralerna tenn, volfram, tantal och guld (3TG) kan du söka i amerikanska Security and Exchange Commissions databas EDGAR. Företag noterade på den amerikanska börsen är enligt Dodd-Frank Act skyldiga att rapportera hur de arbetar för att minska riskerna i 3TG-leveranskedjorna. Databasen är särskilt användbar för IT, medicinteknik och fordon. För att göra en sökning, klicka på + more search options, ange företaget och klicka i rutan ”SD” under Browse filing types.
Särskilt fokus på de mest betydande riskerna
Som vid all tillbörlig aktsamhet ska fokus ligga på de mest betydande riskerna, bedömda utifrån deras sannolikhet och allvarlighet.
Om ni har bedömt riskerna utifrån sannolikhet och allvarlighet och därefter upprättat åtgärdsplaner utifrån samma prioriteringar, så kommer ni automatiskt att ha ett fokus på de mest betydande riskerna också i uppföljningen.
När de mest betydande riskerna är uppföljda ska fokus flyttas till de näst mest betydande och därefter vidare i prioritetsordning.
För stöd för hur ni prioriterar risker utifrån sannolikhet och allvarlighet, se processkrav 2. Riskbedömningar.
INNEHÅLL PÅ SIDAN
b) Samråda med rättighetshavare
PROCESSKRAV TILLBÖRLIG AKTSAMHET
3. Förhindra och begränsa (orsak/bidrag)
4. Förhindra och begränsa (koppling)
RELATERADE LÄNKAR LEVERANTÖRER
2. Leverantörens tillbörliga aktsamhet
3. Leverantörens rapporteringsskyldighet
RELATERADE LÄNKAR UPPHANDLARE
Förslag på verifikat
- Instruktioner som beskriver uppföljningen.
- Interna eller externa granskningar och revisioner.
- Åtgärdsplaner med genomförda åtgärder.
- Frågeformulär, för stickprovsprodukter.
- Rapporter från platsbesök eller inspektioner, för stickprovsprodukter.
- Tredjepartsrevisioner, för stickprovsprodukter.
- Resultat från ursprungsverifiering, öppen data, databaser m.m., för stickprovsprodukter.
Vägledning för revisor
Uppfyller krav
Företaget har instruktioner eller motsvarande dokumentation/mallar som beskriver hur det följer upp åtgärdsplaner för den egna verksamheten, inklusive:
- Hur uppföljningen går till (t.ex. årliga interna avstämningar, externa granskningar och revisioner, uppföljning i enlighet med lagstiftning).
- Hur uppföljningen har ett särskilt fokus på de mest betydande riskerna.
Företaget har instruktioner eller motsvarande dokumentation/mallar som beskriver hur det följer upp åtgärdsplaner för riskleverantörer, inklusive:
- Hur uppföljningen går till (t.ex. årliga interna avstämningar, uppföljningar av leverantörer).
- Hur uppföljningen har ett särskilt fokus på de mest betydande riskerna.
Det finns dokumenterad uppföljning av åtgärdsplaner för den egna verksamheten — om företaget omfattas av relevanta lagkrav ska det åtminstone finnas uppföljning för dessa.
Det finns dokumenterad uppföljning av åtgärdsplaner för riskleverantörer, för stickprovsprodukter.
Uppfyller inte krav
Företaget saknar instruktioner eller motsvarande dokumentation/mallar som beskriver hur det följer upp åtgärdsplaner för den egna verksamheten, eller så är de ofullständiga:
- Det framgår inte hur uppföljningen går till (t.ex. årliga interna avstämningar, externa granskningar och revisioner, uppföljning i enlighet med lagstiftning).
- Det framgår inte att uppföljningen har ett särskilt fokus på de mest betydande riskerna.
Företaget saknar instruktioner eller motsvarande dokumentation/mallar som beskriver hur det följer upp åtgärdsplaner för riskleverantörer, eller så är de ofullständiga:
- Det framgår inte hur uppföljningen går till (t.ex. årliga interna avstämningar, uppföljningar av leverantörer).
- Det framgår inte att uppföljningen har ett särskilt fokus på de mest betydande riskerna.
Det saknas dokumenterad uppföljning av åtgärdsplaner för den egna verksamheten — trots att företaget omfattas av relevanta lagkrav.
Det saknas dokumenterad uppföljning av åtgärdsplaner för riskleverantörer, för stickprovsprodukter.
b) Samråda med rättighetshavare
Ni ska samråda på ett meningsfullt sätt med rättighetshavare som berörs av den egna verksamheten, eller deras företrädare, och i den mån det går i leveranskedjorna för riskleverantörer.
Samrådet är viktigt för att säkerställa att åtgärderna är genomförda. Krav på samverkan och samråd finns också i lagar som arbetsmiljölagen, diskrimineringslagen och miljöbalken.
Om ni har kapacitet att följa upp riskleverantörer genom platsbesök och inspektioner kan ni också uppfylla kravet på samråd. Om ni inhämtar tredjepartsrevisioner ska ni säkerställa att de är baserade på intervjuer med rättighetshavare.
För mer information om samråd, se processkrav 2. Riskbedömningar.
Meningsfullt sätt
De samråd ni genomför ska vara meningsfulla. Detta innebär att de ska kännetecknas av tvåvägskommunikation och av god tro hos deltagarna på båda sidor. Det innebär också att samråden ska vara lyhörda och löpande.
De fyra kriterierna definieras nedan.
| Tvåvägskommunikation innebär att företag och rättighetshavare fritt uttrycker åsikter, delar perspektiv och lyssnar på alternativa synsätt för att nå en gemensam förståelse. Det innebär också att relevanta rättighetshavare ges möjlighet att själva bidra till att utforma och genomföra samrådsaktiviteter. |
| Både företag och rättighetshavare förväntas agera i god tro i samrådsprocessen. Det innebär att företag deltar med en genuin avsikt att förstå hur relevanta rättighetshavares intressen påverkas av verksamheten. Det innebär också att företag är beredda att hantera negativ påverkan som de orsakar eller bidrar till samt att rättighetshavarna på ett ärligt sätt företräder sina intressen, avsikter och farhågor. |
| Lyhörda samråd innebär att företag försöker fatta informerade beslut genom att inhämta synpunkter från dem som sannolikt kommer att påverkas av besluten. Det är viktigt att samråda med potentiellt påverkade rättighetshavare innan beslut fattas som kan påverka dem. Detta innebär att relevant information tillhandahålls i rätt tid så att de kan förstå hur företags beslut kan påverka deras intressen. Det innebär också att företag följer upp överenskomna åtaganden och säkerställer att negativ påverkan på berörda och potentiellt berörda rättighetshavare hanteras, bland annat genom gottgörelse när företaget har orsakat eller bidragit till påverkan. |
| Löpande samråd innebär att samrådsaktiviteter fortsätter under hela verksamhetens eller aktivitetens livscykel och inte är en engångsinsats. |
Förslag på verifikat
- Instruktioner som beskriver samråden i uppföljningen av åtgärdsplaner för den egna verksamheten, och hur dessa uppfyller kravet på ”meningsfulla” samråd.
- Instruktioner som beskriver samråden i uppföljningen av åtgärdsplaner för riskleverantörer.
- Medarbetarenkäter och protokoll från uppföljningsmöten, för stickprovsprodukter.
- Stängda åtgärder i åtgärdsplaner med noteringar om samråd, för stickprovsprodukter.
- Rapporter från platsbesök och inspektioner där samråden beskrivs, för stickprovsprodukter.
- Tredjepartsrevisioner där samråden beskrivs, för stickprovsprodukter.
Vägledning för revisor
Uppfyller krav
Företaget har instruktioner eller motsvarande dokumentation/mallar som beskriver hur det samråder med rättighetshavare eller deras företrädare vid uppföljning av åtgärdsplaner för den egna verksamheten, inklusive:
- Hur lagstadgade samråd tillämpas.
- Hur samråd präglas av tvåvägskommunikation, lyhördhet, god tro och kontinuitet.
Företaget har instruktioner eller motsvarande dokumentation/mallar som beskriver hur det eftersträvar samråd med rättighetshavare eller deras företrädare vid uppföljning av riskleverantörer, exempelvis genom:
- arbetstagarintervjuer vid platsbesök och inspektioner, eller
- kontroll av att tredjepartsrevisioner är baserade på arbetstagarintervjuer.
Det finns underlag som visar att samråd har genomförts i uppföljningen av åtgärdsplaner för den egna verksamheten, exempelvis medarbetarenkäter eller mötesprotokoll från lagstadgade samråd med fokus på uppföljning.
Det finns underlag som visar att samråd har eftersträvats i uppföljningen av riskleverantörer av stickprovsprodukter, exempelvis genom arbetstagarintervjuer vid platsbesök eller inspektioner eller genom kontroll av att tredjepartsrevisioner är baserade på arbetstagarintervjuer.
Uppfyller inte krav
Företaget saknar instruktioner eller motsvarande dokumentation/mallar som beskriver hur det samråder med rättighetshavare eller deras företrädare vid uppföljning av åtgärdsplaner för den egna verksamheten, eller så är de ofullständiga:
- Lagstadgade samråd tillämpas inte.
- Samråd präglas inte av tvåvägskommunikation, lyhördhet, god tro och kontinuitet.
Företaget saknar instruktioner eller motsvarande dokumentation/mallar som beskriver hur det eftersträvar samråd med rättighetshavare eller deras företrädare vid uppföljning av riskleverantörer, eller så är de ofullständiga:
- skrivningar om arbetstagarintervjuer vid platsbesök eller inspektioner saknas
- kontroll av att tredjepartsrevisioner är baserade på arbetstagarintervjuer genomförs inte.
Det saknas underlag som visar att samråd har genomförts i uppföljningen av åtgärdsplaner för den egna verksamheten, exempelvis medarbetarenkäter eller mötesprotokoll från lagstadgade samråd med fokus på uppföljning.
Det saknas underlag som visar att samråd har eftersträvats i uppföljningen av riskleverantörer av stickprovsprodukter, exempelvis genom arbetstagarintervjuer vid platsbesök eller inspektioner eller genom kontroll av att tredjepartsrevisioner är baserade på arbetstagarintervjuer.
c) Hantera avvikelser
När ni följer upp åtgärderna för att förhindra och begränsa negativ påverkan ska ni hantera avvikelser.
Detta innebär att ni ska hantera avvikelser både från åtagandena och processen för tillbörlig aktsamhet.
Allvarliga avvikelser bör rapporteras i ert incident- eller avvikelsehanteringssystem, för att säkerställa att de hanteras på rätt nivå. Detta gäller oavsett om den allvarliga avvikelsen inträffar i er egen verksamhet eller i leveranskedjan.
I Uppförandekoden för leverantörer definieras allvarliga avvikelser som tvångsarbete, barnarbete, arbetsförhållanden som medför fara för liv, allvarlig miljöskada, storskalig korruption och attacker på miljö- och människorättsförsvarare.
Förslag på verifikat
- Instruktioner som beskriver avvikelsehanteringen.
- Skärmdumpar eller utskrifter från incident-/avvikelsehanteringssystem.
- Åtgärdsplaner med genomförda åtgärder.
- Mötesprotokoll där avvikelser har hanterats.
Vägledning för revisor
Uppfyller krav
Företaget har instruktioner eller motsvarande dokumentation/mallar som beskriver hur det hanterar avvikelser i den egna verksamheten, inklusive:
- Hur avvikelser från processen för tillbörlig aktsamhet hanteras.
- Hur allvarliga avvikelser rapporteras i företagets incident- eller avvikelsehanteringssystem
Företaget har instruktioner eller motsvarande dokumentation/mallar som beskriver hur det hanterar avvikelser i leveranskedjan, inklusive:
- Hur avvikelser från processen för tillbörlig aktsamhet hanteras.
- Hur avvikelser från Uppförandekoden för leverantörer hanteras.
- Hur allvarliga avvikelser rapporteras i företagets incident- eller avvikelsehanteringssystem.
Det räcker att företaget kan visa att det finns rutiner för att hantera avvikelser – det krävs inte bevis på faktisk tillämpning. Sådan dokumentation kan dock stärka företagets påstående om att rutiner finns. Exempel är loggar eller rapporter från incident- eller avvikelsehanteringssystem, mötesprotokoll där avvikelser har diskuterats eller åtgärdats.
Uppfyller inte krav
Företaget saknar instruktioner eller motsvarande dokumentation/mallar som beskriver hur det hanterar avvikelser i den egna verksamheten, eller så är de ofullständiga:
- Det framgår inte hur avvikelser från processen för tillbörlig aktsamhet hanteras.
- Det framgår inte att allvarliga avvikelser rapporteras i företagets incident- eller avvikelsehanteringssystem.
Företaget saknar instruktioner eller motsvarande dokumentation/mallar som beskriver hur det hanterar avvikelser i leveranskedjan, eller så är de ofullständiga:
- Det framgår inte hur avvikelser från processen för tillbörlig aktsamhet hanteras.
- Det framgår inte hur avvikelser från Uppförandekoden för leverantörer hanteras.
- Det framgår inte att allvarliga avvikelser rapporteras i företagets incident- eller avvikelsehanteringssystem.
Företaget saknar dessutom bevis på faktisk tillämpning, något som skulle kunna stärka företagets påstående om att rutiner finns.
Mallar processkrav 5
- Mall för riskbedömning av leveranskedjan inkl. åtgärdsplaner och gottgörelseplan
- Mall för instruktion för ansvarsfulla inköp