4. Förhindra och begränsa (koppling)
Kontraktsvillkor
Leverantören ska använda sitt inflytande för att förhindra och begränsa faktisk och potentiell negativ påverkan kopplad till leverantörens verksamhet genom att
a) bedöma riskleverantörer utifrån åtagandena i Uppförandekod för leverantörer och processen för tillbörlig aktsamhet med särskilt fokus på de mest betydande riskerna som har identifierats,
b) upprätta åtgärdsplaner för riskleverantörer, med särskilt fokus på de mest betydande riskerna som har identifierats,
c) skriftligen vidareförmedla åtagandena i Uppförandekod för leverantörer (punkt 1) och processen för tillbörlig aktsamhet (punkt 2) till riskleverantörer,
d) ålägga riskleverantörer att redogöra för leveranskedjorna i enlighet med kravet på transparens i leveranskedjorna (punkt 4.4) samt
e) säkerställa möjligheten att tillfälligt stoppa leveranser från en underleverantör medan förebyggande och begränsande åtgärder vidtas samt, vid allvarliga avvikelser som inte åtgärdas, möjligheten att säga upp avtal med berörd underleverantör.
Använda inflytande
Ni ska använda ert inflytande för att förhindra och begränsa faktisk och potentiell negativ påverkan kopplad till er verksamhet.
Koppling
Ni är kopplade till negativ påverkan som orsakas av en underleverantör eller annan aktör i leveranskedjan.
Kopplingen uppstår genom sambandet mellan er verksamhet, era produkter eller tjänster och den negativa påverkan.
Att vara kopplad till negativ påverkan förutsätter inte en avtalsrelation.
Exempel på koppling
Ni säljer datorer vars leveranskedja omfattar kobolt som utvinns med hjälp av barnarbete.
Ni säljer skjortor vars leveranskedja omfattar hembaserat barnarbete i sömnadsledet.
Ni säljer bananer vars odling bidrar till miljöföroreningar som påverkar lokalsamhällen och arbetare negativt.
INNEHÅLL PÅ SIDAN
d) Ålägga redogörelse av leveranskedjorna
e) Stoppa eller säga upp avtal
PROCESSKRAV TILLBÖRLIG AKTSAMHET
3. Förhindra och begränsa (orsak/bidrag)
4. Förhindra och begränsa (koppling)
RELATERADE LÄNKAR LEVERANTÖRER
2. Leverantörens tillbörliga aktsamhet
3. Leverantörens rapporteringsskyldighet
RELATERADE LÄNKAR UPPHANDLARE
Om ni är kopplade till negativ påverkan ska ni använda ert inflytande för att få den part som orsakar eller bidrar till den negativa påverkan att upphöra med, förhindra eller begränsa den.
Inflytande anses föreligga när ni har förmågan att ändra agerandet hos den part som orsakar eller bidrar till den negativa påverkan.
Hur ni bör agera beror på omfattningen av ert inflytande, den negativa påverkans allvarlighetsgrad samt de bransch- och affärsmässiga förutsättningarna. Faktorer som graden av kontroll, affärsrelationens betydelse och ert marknadsinflytande kan också påverka vilka åtgärder som är lämpliga.
Exempel på hur ni kan använda ert inflytande:
- Vidareförmedla åtagandena och processen för tillbörlig aktsamhet.
- Kräva att underleverantörer är transparanta med sina leveranskedjor.
- Välja certifierade produkter.
- Stötta underleverantörer i att ta fram och genomföra åtgärdsplaner.
- Följa upp underleverantörers åtgärder för att förhindra och begränsa negativ påverkan.
- Kommunicera med underleverantörer via brev, e-post, samtal eller möten.
- Bygga underleverantörers kapacitet genom utbildning, uppgradering av system samt skyddsutrustning.
- Erbjuda underleverantörer långsiktiga kontrakt vid förbättrat hållbarhetsarbete.
- Underlätta finansiering via lån, direktstöd eller låg ränta.
- Samarbeta med andra köpare via branschorganisationer och flerpartsinitiativ.
- Stötta eller uppmuntra underleverantörers deltagande i branschorganisationer och flerpartsinitiativ.
- Samarbeta med myndigheter för bättre lagstiftning, tillsyn och sanktioner.
Om ni saknar tillräckligt inflytande bör ni överväga hur det kan stärkas, exempelvis genom att bygga långsiktiga affärsrelationer, använda kommersiella incitament, föra dialog med leverantörens ledning eller samarbeta med andra aktörer inom branschen och i flerpartsinitiativ.
I kontraktsvillkoret ställs krav på fem sätt att utöva inflytande. Kraven är riskbaserade, vilket innebär att åtgärderna enligt punkt a)–d) ska tillämpas på de leverantörer som identifierats som riskleverantörer. Information om hur ni identifierar riskleverantörer finns i processkrav 2. Riskbedömningar. Kravet i punkt e) gäller alla underleverantörer.
a) Bedöma riskleverantörer
Ni ska bedöma riskleverantörer utifrån åtagandena och processen för tillbörlig aktsamhet, med särskilt fokus på de mest betydande riskerna som har identifierats.
Leverantörsbedömningar skiljer sig från riskbedömningar. Riskbedömningar identifierar de mest betydande riskerna medan leverantörsbedömningar bedömer hur väl riskleverantörer:
- hanterar dessa risker och
- arbetar med tillbörlig aktsamhet.
Detta innebär att begreppet leverantörsbedömning i den här vägledningen används i bred bemärkelse. Det kan omfatta olika former av bedömningar av leverantörer och urvalsprocesser, till exempel kvalificering, platsbesök, inspektioner, revisioner samt hur anbud utvärderas i en inköpsprocess, genom tilldelningskriterier.
Frågeformulär
Frågeformulär används ofta för att kvalificera nya leverantörer och följa upp befintliga leverantörer. Bedömningen bygger på information och dokumentation som leverantören själv lämnar.
Frågeformulär kan utformas i Excel, Word eller plattformar och bestå av egna frågor eller standardiserade frågor från plattformsleverantören. Frågorna bör omfatta både tillbörlig aktsamhet och de mest betydande riskerna som har identifierats. För att säkerställa tillförlitlighet bör leverantören styrka sina svar med relevant dokumentation.
Vi har tagit fram ett formulär med frågor som tar sikte på:
- tillbörlig aktsamhet för ansvarsfulla inköp
- spårbarhet och transparens
- de mest betydande riskerna.
Frågorna för tillbörlig aktsamhet finns på tre olika nivåer: branschledande, avancerad och bas. Ni får hjälp att välja nivå utifrån leveranskedjans risk, leverantörernas storlek samt branschens hållbarhetsmognad.
Ni väljer själva om ni vill använda de olika kategorierna av frågor som kvalificering eller tilldelning.
Formuläret finns under Mallar processkrav 4. Det är inget krav att använda vårt formulär.
Platsbesök och inspektioner
Om ni har kapacitet och inflytande att genomföra platsbesök eller inspektioner bör dessa omfatta faktisk och potentiell negativ påverkan på människor, miljö och samhälle, inte enbart produktkvalitet eller leverantörens tillverkningskapacitet. Här är viktiga aspekter vid platsbesök och inspektioner:
- Granskning av policyer och dokument, inklusive rekryteringsriktlinjer, kontrakt, löneutbetalningar, arbetsscheman, stämpelkort och övertidsersättning.
- Intervjuer med arbetstagare för att identifiera risker.
- Inspektion av lokaler, inklusive boenden, för att bedöma hälsa, säkerhet och miljö.
- Samråd med lokala organisationer och människorättsförsvarare för att förstå påverkan på samhällen.
- Kartläggning av myndighetskontakter, såsom tillstånd, tillsyn och skatte- och tullbetalningar.
Tredjepartsrevisioner
Tredjepartsrevisioner är leverantörsbedömningar som genomförs av oberoende revisorer inom ramen för flerpartsinitiativ eller standardsystem, exempelvis amfori BSCI, SMETA och SA8000. Resultatet dokumenteras i en revisionsrapport och kan kompletteras med korrigerande åtgärdsplaner.
Om ni är medlem i ett flerpartsinitiativ eller använder ett standardsystem bör ni säkerställa att systemets krav och metodik regelbundet utvärderas utifrån er verksamhets behov och de risker som ska hanteras.
Även om ni inte är medlem i ett initiativ eller system kan ni be leverantören att dela revisionsrapporter. Det ligger ofta i leverantörers intresse att dela sådan information för att undvika upprepade revisioner och inspektioner. Granska dock alltid metodiken, revisionens omfattning och revisorernas oberoende innan ni använder resultaten.
Särskilt fokus på de mest betydande riskerna
Som vid all tillbörlig aktsamhet ska fokus ligga på de mest betydande riskerna, bedömda utifrån deras sannolikhet och allvarlighet. Detta innebär att leverantörsbedömningar ska spegla er riskprioritering.
För stöd för hur ni prioriterar risker utifrån sannolikhet och allvarlighet, se processkrav 2. Riskbedömningar.
Förslag på verifikat
- Instruktioner som beskriver hur ni bedömer riskleverantörer utifrån åtagandena och processen för tillbörlig aktsamhet, med särskilt fokus på de mest betydande riskerna som har identifierats.
- Kvalificerings- och tilldelningskriterier, för stickprovsprodukter.
- Frågeformulär, för stickprovsprodukter.
- Rapporter från platsbesök eller inspektioner, för stickprovsprodukter.
- Tredjepartsrevisioner, för stickprovsprodukter.
Vägledning för revisor
Uppfyller krav
Företaget har instruktioner eller motsvarande dokumentation/mallar som beskriver hur det bedömer riskleverantörer utifrån åtagandena och processen för tillbörlig aktsamhet, inklusive:
- Hur leverantörsbedömningar omfattar riskleverantörens tillbörliga aktsamhet.
- Hur leverantörsbedömningar tar sikte på de mest betydande riskerna som har identifierats, vilket förutsätter att det finns en riskbedömning.
- Hur leverantörsbedömningar går till — genom frågeformulär, platsbesök, inspektioner eller inhämtande av rapporter från tredjepartsrevisioner.
Det finns leverantörsbedömningar för stickprovsprodukterna och dessa omfattar både leverantörens tillbörliga aktsamhet och de mest betydande riskerna som har identifierats.
Uppfyller inte krav
Företaget saknar instruktioner eller motsvarande dokumentation/mallar som beskriver hur det bedömer riskleverantörer utifrån åtagandena och processen för tillbörlig aktsamhet, eller så är de ofullständiga:
- Leverantörsbedömningar omfattar inte riskleverantörers tillbörliga aktsamhet.
- Leverantörsbedömningar tar inte sikte på de mest betydande riskerna som har identifierats, exempelvis för att det inte finns en riskbedömning.
- Det framgår inte hur leverantörsbedömningar går till — genom frågeformulär, platsbesök, inspektioner eller inhämtande av rapporter från tredjepartsrevisioner.
Det saknas leverantörsbedömningar för stickprovsprodukterna eller så är de ofullständiga. Exempel på brister kan vara att de bara omfattar leverantörens tillbörliga aktsamhet eller de mest betydande riskerna som har identifierats.
b) Upprätta åtgärdsplaner
Ni ska upprätta åtgärdsplaner för riskleverantörer, med särskilt fokus på de mest betydande riskerna som har identifierats.
Kravet avser era egna åtgärder för att förebygga och begränsa risker i leveranskedjan. Det handlar alltså inte om de åtgärdsplaner som riskleverantörer upprättar till följd av platsbesök, inspektioner eller revisioner. Åtgärdsplanerna ska beskriva hur ni avser att förebygga och begränsa de risker som identifierats. De bör innehålla både:
- systematiska åtgärder som stärker ert arbete med tillbörlig aktsamhet, exempelvis leverantörsbedömningar, kontraktsvillkor, uppföljning (inklusive riskleverantörers åtgärdsplaner) och kapacitetsbyggande insatser, och
- riktade åtgärder anpassade till de mest betydande riskerna som har identifierats.
Åtgärdsplanerna ska vara dokumenterade och innehålla:
- Åtgärder – beskrivningar av hur ni ska förhindra och begränsa den negativa påverkan.
- Tidsramar – datum för när åtgärderna senast ska vara genomförda.
- Ansvariga – personer med ansvar för att genomföra åtgärderna.
I vår mall för riskbedömning av leveranskedjan, som finns under Mallar processkrav 4, få ni hjälp att identifiera både systematiska och riktade åtgärder.
Nedan finns förslag på åtgärder för de exempel som ges ovan.
| Exempel på koppling | Förslag på åtgärd |
|---|---|
| Ni säljer datorer vars leveranskedja omfattar kobolt som utvinns med hjälp av barnarbete. | Kräv spårbarhet till smältverk, raffinaderier och där det är möjligt gruva. Påverka varumärket att genomföra riskbaserad tillbörlig aktsamhet och vidta åtgärder mot barnarbete i koboltutvinningen. Avsluta samarbetet om leverantören inte är villig att förbättra sin praxis. |
| Ni säljer skjortor vars leveranskedja omfattar hembaserat barnarbete i sömnadsledet. | Framhåll att barnarbete inte får förekomma och följ upp att leverantören vidtar åtgärder för att underlätta övergången bort från barnarbete. Avsluta samarbetet om leverantören inte är villig att förbättra sitt arbete. |
| Ni säljer bananer vars odling bidrar till miljöföroreningar som påverkar lokalsamhällen och arbetare negativt.. | Välj bananer från certifierade leverantörer med krav på minskad miljöpåverkan och bättre arbetsvillkor. Följ upp att leverantörerna arbetar med att minska föroreningar och skydda lokalsamhällen och arbetare. |
Särskilt fokus på de mest betydande riskerna
Åtgärderna ska utgå från de mest betydande riskerna, bedömda utifrån sannolikhet och allvarlighet. Det innebär att de allvarligaste riskerna behöver hanteras först.
I exemplet med barnarbete ovan finns sannolikt andra risker i fabriken, exempelvis oskälig övertid. Eftersom barnarbete troligtvis är en av de mest betydande riskerna ska den prioriteras.
Tidsramar behöver fastställas utifrån omständigheterna i varje enskilt fall. När de mest betydande riskerna har hanterats bör arbetet fortsätta med nästa risk i prioritetsordning.
För stöd för hur ni prioriterar risker utifrån sannolikhet och allvarlighet, se processkrav 2. Riskbedömningar.
Vad gäller för certifierade produkter?
Att välja certifierade produkter är en riskbegränsande åtgärd, inte ett alternativ till tillbörlig aktsamhet.
Certifieringar kan minska risken för negativ påverkan, men de kan inte garantera att sådan påverkan inte förekommer. Det är därför viktigt att förstå vilka risker som finns och hur de ska förebyggas och begränsas.
Om ni väljer certifierade produkter som en riskbegränsande åtgärd bör detta dokumenteras i åtgärdsplanen.
Förslag på verifikat
- Instruktioner som beskriver hur ni upprättar åtgärdsplaner för riskleverantörer, med särskilt fokus på de mest betydande riskerna som har identifierats.
- Åtgärdsplaner för leverantörer av stickprovsprodukter.
Vägledning för revisor
Uppfyller krav
Företaget har instruktioner eller motsvarande dokumentation/mallar som beskriver hur det upprättar åtgärdsplaner för riskleverantörer/ prioriterade inköpskategorier, inklusive:
- Hur åtgärdsplanerna tar sikte på företagets egna åtgärder.
- Hur åtgärdsplanerna fokuserar på de mest betydande riskerna.
- Hur åtgärdsplanerna innehåller åtgärder, tidsramar och ansvariga.
Det finns åtgärdsplaner för stickprovsprodukterna och dessa tar sikte på företagets egna åtgärder, fokuserar på de mest betydande riskerna och innehåller åtgärder, tidsramar och ansvariga.
Uppfyller inte krav
Företaget saknar instruktioner eller motsvarande dokumentation/mallar som beskriver hur det upprättar åtgärdsplaner för riskleverantörer/ prioriterade inköpskategorier, eller så är de ofullständiga:
- Det framgår inte att åtgärdsplanerna tar sikte på företagets egna åtgärder.
- Det framgår inte att åtgärdsplanerna fokuserar på de mest betydande riskerna.
- Åtgärdsplanerna saknar åtgärder, tidsramar eller ansvariga.
Det saknas åtgärdsplaner för stickprovsprodukterna eller så är de ofullständiga. Exempel på brister kan vara att de inte tar sikte på företagets egna åtgärder, inte fokuserar på de mest betydande riskerna och/eller inte innehåller åtgärder, tidsramar och/eller ansvariga.
c) Vidareförmedla kraven
Ni ska skriftligen vidareförmedla åtagandena och processen för tillbörlig aktsamhet till riskleverantörer.
Detta görs normalt genom kontraktsvillkor och uppförandekoder.
Ni behöver inte använda regionernas Uppförandekod för leverantörer, men bör så långt det är möjligt (genom jämförelser) säkerställa att motsvarande åtaganden vidareförmedlas. Vi beskriver också nedan hur ni kan hantera flerpartsinitiativs uppförandekoder, varumärken som inte skriver under uppförandekoder samt hållbarhetsintyg.
Vad gäller processen för tillbörlig aktsamhet räcker det att ni ställer krav på att riskleverantören ska arbeta i linje med FN:s vägledande principer för företag och mänskliga rättigheter samt OECD:s vägledning om tillbörlig aktsamhet för ansvarsfullt företagande. Om ni väljer att använda European Model Clauses innehåller dessa tillräckliga bestämmelser.
Flerpartsinitiativs uppförandekoder
Underleverantörer har ofta många kunder och levererar till flera branscher. Det kan därför vara opraktiskt att ensidigt tillämpa egna krav utan hänsyn till andra kunders eller initiativs förväntningar.
Ni kan därför följa internationella eller branschspecifika standarder. Dessa ska dock jämföras med åtagandena. Vid avvikelser bör ni verka inom initiativet för att harmonisera standarderna med kraven.
Varumärken som inte skriver under uppförandekoder
Vissa underleverantörer, särskilt multinationella varumärkesägare inom exempelvis sko- och elektronikindustrin, undertecknar inte mindre återförsäljares uppförandekoder.
I dessa fall ska ni jämföra varumärkesägarens policyer med åtagandena. Vid avvikelser kan ni överväga att ansluta er till flerpartsinitiativ för att stärka ert inflytande.
Hållbarhetsintyg
Regionerna och Adda kan stödja vidareförmedlingen genom hållbarhetsintyg i anbudsprocessen. Dessa avser varumärkesägares åtaganden och processer för tillbörlig aktsamhet, snarare än återförsäljares krav.
Intyg kan användas i branscher där återförsäljare har begränsat inflytande, t.ex. elektronik och fordon. Ni ansvarar för att vidareförmedla intyget till varumärkesägaren, som undertecknar det. Därefter lämnar ni in det med anbudet.
Detta ersätter inte ert ansvar för kontraktsvillkoret. All kommunikation sker via er, men upplägget kan stärka genomslaget genom att synliggöra kraven för varumärkesägaren.
Förslag på verifikat
- Instruktioner för vidareförmedling av åtagandena och processen för tillbörlig aktsamhet.
- Kontraktsvillkor som omfattar åtagandena och processen för tillbörlig aktsamhet, för stickprovsprodukter.
- Undertecknade uppförandekoder, för stickprovsprodukter.
- Om ni använder ett flerpartsinitiativs uppförandekod: en jämförelse av uppförandekoden gentemot åtagandena och en beskrivning av hur ni arbetar för att initiativet ska revidera koden, vid behov.
- Om ni säljer varor från ett varumärke som inte undertecknar er uppförandekod: en jämförelse av deras uppförandekod gentemot åtagandena och en beskrivning av eventuella åtgärder för att öka ert inflytande.
- Undertecknade hållbarhetsintyg, för stickprovsprodukter.
Vägledning för revisor
Uppfyller krav
Företaget har instruktioner eller motsvarande dokumentation/mallar som beskriver hur det skriftligen vidareförmedlar åtagandena och processen för tillbörlig aktsamhet till riskleverantörer, inklusive:
- Hur detta görs genom kontraktsvillkor och uppförandekoder.
- Hur det ställs krav på att riskleverantören i sin tur vidareförmedlar åtagandena och processen för tillbörlig aktsamhet.
Det finns underlag som styrker att åtagandena och processen för tillbörlig aktsamhet har vidareförmedlats för stickprovsprodukterna.
- Om ett flerpartsinitiativs uppförandekod används har företaget jämfört koden med åtagandena och kan förklara hur det arbetar för att påverka initiativet att revidera koden, vid behov.
- Om företaget säljer produkter från ett varumärke som inte undertecknar företagets uppförandekod har företaget jämfört varumärkets uppförandekod med åtagandena.
- Om den upphandlande organisationen använder sig av hållbarhetsintyg, är dessa undertecknade av varumärkena.
Uppfyller inte krav
Företaget saknar instruktioner eller motsvarande dokumentation/mallar som beskriver hur det skriftligen vidareförmedla åtagandena och processen för tillbörlig aktsamhet till riskleverantörer, eller så är de ofullständiga:
- Det framgår inte att åtagandena och/eller processen för tillbörlig aktsamhet vidareförmedlas genom kontraktsvillkor eller uppförandekoder.
- Det ställs inte krav på att riskleverantören i sin tur vidareförmedlar åtagandena och processen för tillbörlig aktsamhet.
Det saknas underlag som styrker att åtagandena och processen för tillbörlig aktsamhet har vidareförmedlats för stickprovsprodukterna, eller så är det ofullständigt:
- Åtagandena har vidareförmedlats men inte processen för tillbörlig aktsamhet.
- Företaget använder ett flerpartsinitiativs uppförandekod utan att ha jämfört koden med åtagandena och/eller utan att kunna förklara hur det arbetar för att påverka initiativet att revidera koden, vid behov.
- Företaget säljer produkter från ett varumärke som inte undertecknar företagets uppförandekod utan att ha jämfört varumärkets uppförandekod med åtagandena.
- Undertecknade hållbarhetsintyg saknas.
d) Ålägga redogörelse av leveranskedjorna
Ni ska ålägga riskleverantörer att redogöra för leveranskedjorna i enlighet med kravet på transparens i leveranskedjorna.
Detta krav anpassas av regionerna i varje upphandling, beroende på branschens komplexitet, risker och mognad, där sluttillverkningsanläggningar är ett minimum, se 1. Förbered upphandlingen.
Att ålägga riskleverantörer att redogöra för leveranskedjorna leder till bättre kartläggningar av leveranskedjan, bättre riskbedömningar och mer kraftfulla förhindrande och begränsande åtgärder.
Förslag på verifikat
- Kontraktsvillkor för stickprovsprodukter där ni ålägger riskleverantörer att redogöra för leveranskedjorna i enlighet med kravet på transparens i det enskilda kontraktet.
Vägledning för revisor
Uppfyller krav
Företaget har instruktioner eller motsvarande dokumentation/mallar som beskriver hur det ställer krav på transparens i leveranskedjan.
Kontrakten med leverantörerna av stickprovsprodukter innehåller villkor som ålägger dem att redovisa sina leveranskedjor åtminstone i enlighet med upphandlande organisations krav på transparens. Dessa krav kan också ha ställts i dialog med leverantören (anteckningar eller e-postmeddelanden krävs).
Uppfyller inte krav
Företaget saknar instruktioner eller motsvarande dokumentation/mallar som beskriver hur det ställer krav på transparens i leveranskedjan.
Kontrakten med leverantörerna av stickprovsprodukter saknar villkor som ålägger dem att redovisa sina leveranskedjor åtminstone i enlighet med upphandlande organisations krav på transparens. Dessa krav har inte heller ställts i dialog med leverantören (anteckningar eller e-postmeddelanden krävs).
e) Stoppa eller säga upp avtal
Ni ska säkerställa möjligheten att tillfälligt stoppa leveranser från en underleverantör medan förebyggande och begränsande åtgärder vidtas samt, vid allvarliga avvikelser som inte åtgärdas, möjligheten att säga upp avtal med berörd underleverantör.
Det finns flera sätt att hantera negativ påverkan inom ett affärsförhållande:
- Fortsätta medan riskbegränsande åtgärder genomförs.
- Tillfälligt avbryta (stoppa leveranser) samtidigt som riskbegränsningen pågår.
- Avsluta (säga upp avtalet) om riskbegränsningen misslyckas, inte är genomförbar eller om påverkan är allvarlig.
Beslutet bör baseras på faktorer som hur avgörande underleverantören är för er, era juridiska och praktiska möjligheter att påverka situation, inklusive ert inflytande, samt möjliga konsekvenser av ett avslut.
Avgörande underleverantör
En underleverantör är avgörande om den tillhandahåller en vara eller tjänst som är väsentlig för er verksamhet och det saknas rimliga alternativ. Ett exempel är när er verksamhet är beroende av en sällsynt jordartsmetall för en huvudprodukt, och utvinning eller raffinering endast finns i högriskområden.
Ansvarsfullt avslut som sista utväg
Ni bör endast överväga att avsluta ett affärsförhållande som en sista utväg. Detta kan bli aktuellt:
- efter misslyckade försök att förhindra eller begränsa negativ påverkan,
- när skadan inte kan gottgöras (t.ex. statssanktionerat tvångsarbete),
- när det saknas rimliga möjligheter till förändring, eller
- när allvarlig negativ påverkan har identifierats och den ansvariga aktören inte vidtar omedelbara åtgärder för att förhindra eller begränsa den.
Om ni beslutar att avsluta affärsförhållandet ska ni först identifiera och bedöma den negativa påverkan som själva avslutet kan medföra. Detta följer av processkrav 2. Riskbedömningar.
Om avslut bedöms vara den lämpligaste åtgärden ska ni säkerställa ett ansvarsfullt genomförande genom att:
- följa tillämpliga nationella lagar, internationella arbetsnormer och kollektivavtal,
- i förväg kommunicera eskaleringsåtgärder till underleverantören,
- informera underleverantörens ledning och berörd facklig part om beslutet och skälen till det,
- om möjligt ge skäligt varsel inför avslutet.
Förslag på verifikat
- Instruktioner som beskriver hur ni säkerställer möjligheten att tillfälligt stoppa leveranser från en underleverantör medan förebyggande och begränsande åtgärder vidtas, samt, vid allvarliga avvikelser som inte åtgärdas, möjligheten att säga upp avtal med berörd underleverantör.
- Kontraktsvillkor för stickprovsprodukter som gör det möjligt att tillfälligt stoppa leveranser medan förebyggande och begränsande åtgärder vidtas, samt, vid allvarliga avvikelser som inte åtgärdas, säga upp avtalet.
Vägledning för revisor
Uppfyller krav
Företaget har instruktioner eller motsvarande dokumentation/mallar som beskriver hur det kan stoppa leveranser från en underleverantör medan förebyggande och begränsande åtgärder vidtas, samt säga upp avtal med berörd underleverantör om allvarliga avvikelser inte åtgärdas.
Avtalen med leverantörerna av stickprovsprodukter innehåller villkor som möjliggör för företaget att tillfälligt stoppa leveranser medan förebyggande och begränsande åtgärder vidtas, samt säga upp avtal om allvarliga avvikelser inte åtgärdas.
Uppfyller inte krav
Företaget saknar instruktioner eller motsvarande dokumentation/mallar som beskriver hur det kan stoppa leveranser från en underleverantör medan förebyggande och begränsande åtgärder vidtas, och/eller säga upp avtal med berörd underleverantör om allvarliga avvikelser inte åtgärdas.
Avtalen med leverantörerna av stickprovsprodukter saknar villkor som möjliggör för företaget att tillfälligt stoppa leveranser medan förebyggande och begränsande åtgärder vidtas, och/eller säga upp avtal om allvarliga avvikelser inte åtgärdas.
