3. Förhindra och begränsa (orsak/bidrag)
Kontraktsvillkor
Leverantören ska förhindra och begränsa faktisk och potentiell negativ påverkan som leverantören orsakar eller bidrar till genom att
a) upphöra med aktiviteter som orsakar eller bidrar till negativ påverkan i den egna verksamheten eller i leveranskedjorna,
b) upprätta åtgärdsplaner i meningsfulla samråd med berörda rättighetshavare eller deras företrädare, med särskilt fokus på de mest betydande riskerna som har identifierats, samt
c) främja inköpsmetoder som inte försvårar för underleverantörer att efterleva åtagandena i Uppförandekod för leverantörer.
a) Upphöra med aktiviteter
Ni ska upphöra med aktiviteter som orsakar eller bidrar till negativ påverkan i er egen verksamhet eller i leveranskedjorna.
”Aktiviteter” omfattar både aktiva handlingar och underlåtenhet, exempelvis att inte tillhandahålla skyddsutrustning.
Orsak
Ni orsakar negativ påverkan om era aktiviteter i sig leder till påverkan.
Bidrag
Ni bidrar till negativ påverkan om era aktiviteter medverkar till, underlättar eller uppmuntrar en annan part att orsaka påverkan, eller om påverkan uppstår genom en kombination av era och andra parters aktiviteter.
INNEHÅLL PÅ SIDAN
c) Främja ansvarsfulla inköpsmetoder
PROCESSKRAV
3. Förhindra och begränsa (orsak/bidrag)
4. Förhindra och begränsa (koppling)
RELATERADE LÄNKAR LEVERANTÖRER
2. Leverantörens tillbörliga aktsamhet
3. Leverantörens rapporteringsskyldighet
RELATERADE LÄNKAR UPPHANDLARE
Generellt orsakar ni negativ påverkan genom aktiviteter i den egna verksamheten, medan bidrag kan uppstå både i den egna verksamheten och i leveranskedjorna.
Exempel på orsak
Ni utsätter fabriksarbetare för farliga arbetsförhållanden genom att inte tillhandahålla tillräcklig skyddsutrustning.
Ni diskriminerar kvinnor eller etniska minoriteter i era anställningsprocesser.
Ni orsakar omfattande föroreningar i det omgivande samhällets dricksvatten genom kemiska utsläpp från produktionen.
Ni betalar mutor till svenska eller utländska offentliga tjänstemän.
Exempel på bidrag
Ni släpper ut stora mängder växthusgaser från er verksamhet. Även om ni orsakar era egna utsläpp är ni inte ensamt ansvariga för klimatförändringarna.
Ni ställer orimligt korta leveranstider eller gör sena ändringar utan att justera tidsfrister och priser, vilket bidrar till att leverantörer bryter mot arbetares rättigheter, exempelvis genom oskälig övertid.
Ni lånar ut fordon till säkerhetsstyrkor som använder dem för att ta sig till lokala byar där övergrepp begås.
För att ett bidrag ska omfattas av kontraktsvillkoret behöver det vara betydande – mindre eller obetydliga bidrag omfattas inte. Vid bedömningen ska bland annat följande beaktas:
Er påverkan på en annan parts agerande
I vilken utsträckning era aktiviteter ökar risken för att negativ påverkan uppstår.
Er kännedom om den negativa påverkan
I vilken utsträckning ni känner till, eller rimligen borde känna till, påverkan eller risken för att den uppstår (förutsebarhet).
Er möjlighet att påverka situationen
I vilken grad ni har möjlighet att förhindra eller begränsa den negativa påverkan eller risken för att den uppstår.
I vår mall för riskbedömning av leveranskedjan, som finns under Mallar processkrav 3, kan ni anteckna ansvaret.
Om ni bidrar till negativ påverkan bör ni, i så stor utsträckning som möjligt, använda ert inflytande för att begränsa återstående negativ påverkan. Se 4. Förhindra och begränsa (koppling) för mer information.
Förslag på verifikat
- Instruktioner som beskriver hur ni avgör om ni orsakar, bidrar till eller är kopplade till negativ påverkan.
- Instruktioner som beskriver hur ni arbetar för att förhindra, begränsa och upphöra med negativ påverkan.
- Riskbedömningar för er egen verksamhet, där ansvaret har definierats.
- Riskbedömningar för leveranskedjan för stickprovsprodukter, där ansvaret har definierats.
- Mötesprotokoll, styrelsebeslut eller genomförda åtgärdsplaner som visar att aktiviteter som orsakar eller bidrar till negativ påverkan i er egen verksamhet har upphört.
- Mötesprotokoll, styrelsebeslut eller genomförda åtgärdsplaner som visar att aktiviteter som orsakar eller bidrar till negativ påverkan i leveranskedjan för stickprovsprodukter har upphört.
Vägledning för revisor
Uppfyller krav
Företaget har instruktioner eller motsvarande dokumentation/mallar som beskriver hur det avgör om det orsakar, bidrar till eller är kopplad till negativ påverkan i den egna verksamheten och i leveranskedjorna.
Ansvaret för negativ påverkan har definierats i riskbedömningar för den egna verksamheten.
Ansvaret för negativ påverkan har definierats i riskbedömningar för leveranskedjorna för stickprovsprodukter.
Företaget har instruktioner eller motsvarande dokumentation/mallar som beskriver hur det arbetar för att förhindra, begränsa och upphöra med negativ påverkan i den egna verksamheten och i leveranskedjorna.
Det räcker att företaget kan visa att det finns rutiner för att upphöra med aktiviteter som orsakar eller bidrar till negativ påverkan i den egna verksamheten och i leveranskedjorna—det krävs inte bevis på faktisk tillämpning. Sådan dokumentation kan dock stärka företagets påstående om att rutiner finns. Exempel är protokoll där beslut om att upphöra med aktiviteter som orsakar eller bidrar till negativ påverkan i den egna verksamheten eller leveranskedjan har antecknats samt genomförda åtgärdsplaner som visar att aktiviteter har upphört.
Uppfyller inte krav
Företaget saknar instruktioner eller motsvarande dokumentation/mallar som beskriver hur det avgör om man orsakar, bidrar till eller är kopplad till negativ påverkan i den egna verksamheten och i leveranskedjorna.
Ansvaret för negativ påverkan har inte definierats i riskbedömningar för den egna verksamheten.
Ansvaret för negativ påverkan har inte definierats i riskbedömningar för leveranskedjorna för stickprovsprodukter.
Företaget saknar instruktioner eller motsvarande dokumentation/mallar som beskriver hur det arbetar för att förhindra, begränsa och upphöra med negativ påverkan i den egna verksamheten och i leveranskedjorna.
Företaget saknar dessutom bevis på faktisk tillämpning, något som skulle kunna stärka företagets påstående om att rutiner finns.
b) Upprätta åtgärdsplaner
Ni ska upprätta åtgärdsplaner i meningsfulla samråd med berörda rättighetshavare eller deras företrädare, med särskilt fokus på de mest betydande riskerna som har identifierats.
Syftet är att förebygga och begränsa framtida negativ påverkan. Åtgärderna behöver anpassas efter den specifika påverkan och utformas så att de adresserar grundorsaken till problemet.
Åtgärdsplanerna ska dokumenteras, kommuniceras till berörda parter och innehålla:
- Åtgärder – beskrivningar av hur ni ska förhindra och begränsa den negativa påverkan.
- Tidsramar – datum för när åtgärderna senast ska vara genomförda.
- Ansvariga – personer med ansvar för att genomföra åtgärderna.
I Sverige finns krav på åtgärder i lagstiftning som arbetsmiljölagen, diskrimineringslagen och miljöbalken. Lagstiftningen ställer också krav på att åtgärder planeras och genomförs så snart som möjligt.
I vår mall för riskbedömning av leveranskedjan, som finns under Mallar processkrav 3, finns stöd för att upprätta åtgärdsplaner för negativ påverkan i leveranskedjan.
Nedan finns exempel på åtgärder kopplade till exemplen ovan.
| Exempel på orsak | Förslag på åtgärd |
|---|---|
| Ni utsätter fabriksarbetare för farliga arbetsförhållanden genom att inte tillhandahålla tillräcklig skyddsutrustning. | Undanröj faran för att förhindra skador och ohälsa. Om det inte är möjligt, tillhandahåll skyddsutrustning och anpassa produktionsprocesserna vid behov. |
| Ni diskriminerar kvinnor eller etniska minoriteter i era anställningsprocesser. | Inför en policy mot diskriminering med tydliga riktlinjer för genomförande och uppföljning. |
| Ni orsakar omfattande föroreningar i det omgivande samhällets dricksvatten genom kemiska utsläpp från produktionen. | Installera vattenrening och anpassa processer för att minska utsläppen och deras påverkan. |
| Ni betalar mutor till svenska eller utländska offentliga tjänstemän. | Utbilda anställda i antikorruption och inför tydliga rutiner för rapportering och hantering av misstänkta mutbrott. |
| Exempel på bidrag | Förslag på åtgärd |
|---|---|
| Ni släpper ut stora mängder växthusgaser från er verksamhet. Även om ni orsakar era egna utsläpp är ni inte ensamt ansvariga för klimatförändringarna. | Investera i mer energieffektiva anläggningar och utrustning, exempelvis klimatsmart teknik eller förnybar energi |
| Ni ställer orimligt korta leveranstider eller gör sena ändringar utan att justera tidsfrister och priser, vilket bidrar till att leverantörer bryter mot arbetares rättigheter, exempelvis genom oskälig övertid. | Anpassa inköpsmetoder genom bättre planering, rimliga tidsramar och nära dialog med leverantörer. |
| Ni lånar ut fordon till säkerhetsstyrkor som använder dem för att ta sig till lokala byar där övergrepp begås. | Inför en policy för mänskliga rättigheter och säkerhetsstyrkor, med tydliga riktlinjer för hur samarbeten ska genomföras och följas upp. |
Meningsfulla samråd med berörda rättighetshavare
Ni behöver förstå hur människor påverkas av er verksamhet. Därför ska åtgärdsplaner tas fram i dialog med berörda rättighetshavare eller deras företrädare. Om ni bidrar till negativ påverkan i leveranskedjan och direkt dialog inte är möjlig kan samråd ske via leverantörer eller andra relevanta aktörer.
Samråden ska präglas av tvåvägskommunikation, lyhördhet och god tro. De behöver också vara pågående och följas upp för att säkerställa att överenskomna åtgärder genomförs.
Läs mer om meningsfulla samråd under 2. Riskbedömningar.
Särskilt fokus på de mest betydande riskerna
Åtgärdsplaner ska utgå från de mest betydande riskerna, bedömda utifrån sannolikhet och allvarlighet. Det innebär att de allvarligaste riskerna behöver hanteras först.
- Livshotande risker, exempelvis bristande säkerhetsåtgärder, behöver åtgärdas omedelbart.
- Mindre allvarliga brister, exempelvis avsaknad av riktlinjer mot trakasserier, kan ofta hanteras inom en längre tidsram.
Tidsramar behöver fastställas utifrån omständigheterna i varje enskilt fall. När de mest betydande riskerna har hanterats bör arbetet fortsätta med nästa risk i prioritetsordning.
Läs mer om prioritering utifrån sannolikhet och allvarlighet under 2. Riskbedömningar.
Förslag på verifikat
- Åtgärdsplaner för den egna verksamheten, som upprättats i samråd med rättighetshavare eller deras företrädare.
- Åtgärdsplaner för stickprovsprodukter, som om möjligt har upprättats i samråd med leverantörer.
Vägledning för revisor
Uppfyller krav
Företaget har instruktioner eller motsvarande dokumentation/mallar som beskriver hur det avgör om det orsakar, bidrar till eller är kopplad till negativ påverkan i den egna verksamheten och i leveranskedjorna.
Ansvaret för negativ påverkan har definierats i riskbedömningar för den egna verksamheten.
Ansvaret för negativ påverkan har definierats i riskbedömningar för leveranskedjorna för stickprovsprodukter.
Företaget har instruktioner eller motsvarande dokumentation/mallar som beskriver hur det arbetar för att förhindra, begränsa och upphöra med negativ påverkan i den egna verksamheten och i leveranskedjorna.
Företaget har dokumenterade åtgärdsplaner för att förhindra och begränsa negativ påverkan som det orsakar eller bidrar till i och omkring den egna verksamheten — om företaget omfattas av lagkrav ska det åtminstone finnas åtgärdsplaner för arbetsmiljö, diskriminering och/eller miljö.
Företaget har dokumenterade åtgärdsplaner för att förhindra och begränsa negativ påverkan som det orsakar eller bidrar till i leveranskedjorna för stickprovsprodukter. Dessa åtgärdsplaner bör vara desamma som under processkrav 4 men ansvaret för negativ påverkan skiljer sig åt beroende på om företaget har bidragit till påverkan eller är kopplad till den.
- Det framgår att åtgärdsplanerna har tagits fram i samråd med leverantörerna, om relevant och relationen tillräckligt stark.
- Det framgår att samråden präglas av tvåvägskommunikation, lyhördhet, god tro och kontinuitet.
- Det framgår att åtgärdsplanerna fokuserar på de mest betydande riskerna (bedömda utifrån sannolikhet och allvarlighet).
- Åtgärdsplanerna innehåller åtgärder, tidsramar och ansvariga.
Uppfyller inte krav
Företaget saknar dokumenterade åtgärdsplaner för att förhindra och begränsa negativ påverkan som det orsakar eller bidrar till i och omkring den egna verksamheten, eller så är de ofullständiga:
- Åtgärdsplaner saknas för arbetsmiljö, diskriminering och/eller miljö trots att verksamheten omfattas av lagkrav.
- Det inte framgår att åtgärdsplanerna har tagits fram i samråd med berörda rättighetshavare eller deras företrädare.
- Det framgår inte att samråden präglas av tvåvägskommunikation, lyhördhet, god tro och kontinuitet.
- Det framgår inte att åtgärdsplanerna fokuserar på de mest betydande riskerna (bedömda utifrån sannolikhet och allvarlighet).
- Åtgärdsplanerna saknar åtgärder, tidsramar och/eller ansvariga.
Företaget saknar dokumenterade åtgärdsplaner för att förhindra och begränsa negativ påverkan som det orsakar eller bidrar till i leveranskedjorna för stickprovsprodukter, eller så är de ofullständiga:
- Det framgår inte att åtgärdsplanerna har tagits fram i samråd med leverantörer, om relevant och relationen tillräckligt stark.
- Det framgår inte att samråden präglas av tvåvägskommunikation, lyhördhet, god tro och kontinuitet.
- Det framgår inte att åtgärdsplanerna fokuserar på de mest betydande riskerna (bedömda utifrån sannolikhet och allvarlighet).
- Åtgärdsplanerna saknar åtgärder, tidsramar och/eller ansvariga.
c) Främja ansvarsfulla inköpsmetoder
Ni ska främja inköpsmetoder som inte försvårar för underleverantörer att efterleva åtagandena, det vill säga ansvarsfulla inköpsmetoder.
Inköpsmetoder påverkar arbetsvillkor och andra risker i leveranskedjan. Beslut om priser, tidsramar och avtalsvillkor kan bidra till eller förvärra negativ påverkan. Nedan finns exempel på inköpsmetoder och vilka risker de kan medföra.
| Inköpsmetod | Risk för negativ påverkan |
|---|---|
| Tidspress | Oskälig övertid |
| Prispress | Oskäliga löner |
| Sena ändringar eller korta ledtider | Oskälig övertid, osäkra anställningar |
| Ändringar av betalningsvillkor under kontraktstid | Oskäliga löner |
| Avtal utan förhandlingsutrymme | Brister i hälsa och säkerhet, oskäliga löner, oskälig övertid |
| Otillräcklig hänsyn till hållbarhet i utvärderingen av anbud | Alla åtaganden |
| Bristande gottgörelse vid bidrag till negativ påverkan | Alla åtaganden |
| Avslut utan ansvarsfullt utträde | Alla åtaganden |
Ett viktigt sätt att främja ansvarsfulla inköpsmetoder är att säkerställa att inköpsfunktioner har kunskap om hur inköpsbeslut påverkar människor, miljö och leveranskedjor.
För praktiskt stöd finns flera internationella vägledningar och verktyg om ansvarsfulla inköpsmetoder, bland annat:
Responsible Contracting Projects Buyer Code
Ethical Trading Initiatives Guide to Buying Responsibly
Working Group on Responsible Purchasing Practices
Förslag på verifikat
- Riktlinjer för ansvarsfulla inköp.
- Uppförandekoder för köpare.
- Kontraktsvillkor om delat ansvar.
- PowerPoint-presentationer eller skärmdumpar från utbildningar om ansvarsfulla inköpsmetoder.
- Mötesprotokoll där beslut om längre ledtider, justerade prismodeller, ändrade betalningsvillkor m.m. har antecknats, för stickprovsprodukter.
Vägledning för revisor
Uppfyller krav
Företaget har instruktioner eller motsvarande dokumentation/mallar som beskriver hur det främjar ansvarsfulla inköpsmetoder. Detta kan vara:
- Riktlinjer för ansvarsfulla inköp, uppförandekod för köpare eller kontraktsvillkor som bygger på delat ansvar.
- Bevis på att inköpsteamet har utbildats i ansvarsfulla inköpsmetoder, såsom PowerPoint-presentationer eller skärmdumpar.
- Mötesprotokoll eller liknande som visar att företaget har fattat beslut om förbättrade inköpsvillkor (t.ex. längre ledtider, anpassade prismodeller eller betalningsvillkor).
Observera att dokumentationen inte behöver vara kopplad till stickproven.
Uppfyller inte krav
Företaget saknar instruktioner eller motsvarande dokumentation/mallar som beskriver hur det främjar ansvarsfulla inköpsmetoder.
- Det finns inga riktlinjer för ansvarsfulla inköp, uppförandekod för köpare eller kontraktsvillkor som bygger på delat ansvar.
- Det finns inga bevis på att inköpsteamet har utbildats i ansvarsfulla inköpsmetoder, såsom PowerPoint-presentationer eller skärmdumpar.
- Det saknas mötesprotokoll eller liknande som visar att företaget har fattat beslut om förbättrade inköpsvillkor (t.ex. längre ledtider, anpassade prismodeller eller betalningsvillkor).
Det framgår inte heller på något annat sätt att företaget främjar ansvarsfulla inköpsmetoder.
Mallar processkrav 3
- Mall för riskbedömning av leveranskedjan inkl. åtgärdsplaner och gottgörelseplan
- Responsible Purchasing Code of Conduct (The Buyer Code)
- European Model Clauses (utkast)
- Mall för instruktion för ansvarsfulla inköp