Förvalta avtalet

Det kan vara effektivt att samarbeta med andra upphandlande organisationer vid uppföljning. Om en annan organisation redan har följt upp er leverantör utifrån samma krav, bör ni först ta del av det resultatet. För att kunna göra detta krävs att:

• Den andra organisationen har villkor på åtminstone samma nivå.
• Den andra organisationen har liknande uppföljningsmetoder.
• Uppföljningen har skett inom de senaste tre åren.

Om ni godkänner en leverantör baserat på en annan organisations uppföljning, är det viktigt att informera leverantören om detta. Detta för att de ska veta att ni följer upp kravet.

För de kategorier som omfattas av regionernas nationella samordning ansvarar Regionernas Kansli för Hållbar Upphandling för att regelbundet stämma av med Adda Inköpscentral och kontrollera om en uppföljning redan har genomförts. Sammanfattningar av revisionerna är tillgängliga för alla.

Vid uppföljning kan det vara lämpligt att anlita externa revisorer med erfarenhet av hållbara leveranskedjor, särskilt vid kontors- och fabriksrevisioner. För fabriksrevisioner är det ofta nödvändigt.

Många regioner har egna ramavtal för uppföljning. För nationellt prioriterade leverantörer upphandlas revisorer centralt av Regionernas kansli för hållbar upphandling.

Du kan även använda Adda Inköpscentrals ramavtal för revisioner.

Adda Inköpscentrals ramavtal – Gransknings- och rådgivningstjänster

Utdrag ur kontraktsvillkoret
Leverantören ska inom [två (2)] veckor från [den upphandlande organisationens] begäran delta i dialog om hur leverantören efterlever sina åtaganden och processen för tillbörlig aktsamhet.

Precis som leverantörer ska använda sitt inflytande för att förhindra och begränsa negativ påverkan i leveranskedjorna, bör även du göra detsamma. En nära dialog med leverantörerna stärker inflytandet.

Dialog är särskilt viktig om det finns tecken på allvarliga avvikelser. Leverantörer är skyldiga att rapportera om de har skälig anledning att anta att en allvarlig avvikelse förekommer i den egna verksamheten eller leveranskedjan, men du bör också själv bevaka faktisk och potentiell negativ påverkan. Ett sätt att göra detta är att prenumerera på Regionernas kansli för hållbar upphandlings nyhetsbrev och Adda Inköpscentrals omvärldsbevakning. Anmälan görs via länk och genom att mejla hallbarhet@adda.se.

Dialog är också ett viktigt verktyg för att säkerställa en effektiv uppföljning. Om en leverantör svarar väl på egenrapporteringen kan en dialog räcka för att sätta en åtgärdsplan för identifierade avvikelser.

Det kan även vara värdefullt att föra dialog mellan en kontorsrevision och en återrevision för att understryka allvaret och säkerställa att avvikelser åtgärdas. Det är vanligt att leverantörer inte har åtgärdat alla avvikelser vid en återrevision, trots att åtgärdsplanen bygger på deras förslag och tidsramar. Du kan undvika ytterligare återrevisioner genom att föra dialog mellan revisionerna.

Utdrag ur kontraktsvillkoret
Leverantören ska inom [fyra (4)] veckor från [den upphandlande organisationens] begäran skriftligen redogöra för sin process för tillbörlig aktsamhet.

Det första steget i uppföljningen är att leverantören skriftligen redogör för sina policyer och processer för att säkerställa efterlevnad av uppförandekoden. För detta finns ett formulär för egenrapportering som bygger på de sju punkterna i processen för tillbörlig aktsamhet – de så kallade processkraven.

Du kan skicka formuläret till leverantörer i Word-format. Inom regionernas nationella samarbete hanteras utskick och bedömning av Regionernas Kansli för Hållbar Upphandling via en digital plattform.

För att underlätta bedömningen av leverantörens svar har Regionernas Kansli för Hållbar Upphandling, i samarbete med Adda Inköpscentral, tagit fram en bedömningsmall. Den hjälper till att avgöra när en kontorsrevision behövs och när en åtgärdsplan och dialog kan räcka för att hantera enstaka avvikelser.

I upphandlingen angav ni vilka led i leveranskedjan leverantören ska redogöra för. Vid uppföljningen begär ni in de juridiska namnen och fysiska adresserna för dessa led.

Företag möter ökade krav från regeringar, konsumenter, civilsamhällesorganisationer och andra intressenter att öka transparensen i sina leveranskedjor, inte minst från lagstiftning i EU och USA. Detta driver fram nya verktyg för att spåra leveranskedjor, vilket också är viktigt ur ett försörjningsperspektiv.

För mineraler från konfliktdrabbade områden och högriskområden använder många varumärkesägare Responsible Minerals Initiatives rapporteringsmallar, antingen i Excel eller digitaliserad form. Dessa mallar är tillgängliga för alla. Liknande verktyg finns för råvaror som gummi och palmolja.

Responsible Minerals Initiative

Kontorsrevision

Det är vanligt att leverantörers egenrapportering är ofullständig eller visar brister i policyer och processer. Om så är fallet kan en kontorsrevision behövas för att säkerställa att leverantören lever upp till kontraktsvillkoret. Kontorsrevisioner utgår från:

• intervjuer
• granskning av dokument.

Intervjuerna tar främst sikte på leverantörens ansvariga för tillbörlig aktsamhet. Vid behov kan även arbetstagarrepresentanter, såsom fackliga företrädare eller skyddsombud, intervjuas.

Tillämpningen av policyer och processer granskas genom stickprov. Urvalet bör baseras på risker för negativ påverkan i leveranskedjan, samt på volym och omsättning.

Revisionen ska dokumenteras och för detta finns en mall framtagen av Regionernas Kansli för Hållbar Upphandling i samarbete med Adda Inköpscentral. Mallen är baserad på de sju processkraven i kontraktsvillkoret. Den som genomför revisionen bör i mallen:

• Notera om det finns risk för allvarliga avvikelser.
• Föreslå förbättringsåtgärder baserade på denna vägledning.

Sist i mallen sammanställs en åtgärdsplan, där leverantören ska ange:

• Hur den avser att åtgärda avvikelsen
• När avvikelsen senast ska vara åtgärdad
• Den person hos leverantören som är ansvarig för att åtgärden blir genomförd

Regionernas Kansli för Hållbar Upphandling, i samarbete med Adda Inköpscentral, har även tagit fram en avvikelsehanteringsmall för uppföljning av åtgärdsplanen. I vissa fall krävs en återrevision medan det ibland räcker att granska uppdaterade dokument eller föra en dialog kring avvikelsehanteringen.

Fabriksrevision

Syftet med fabriksrevisioner är att säkerställa efterlevnaden av Uppförandekoden för leverantörer i tillverkningen av en särskild produkt. Fabriksrevisioner utgår från:

• intervjuer
• granskning av dokument
• inspektion av fabriken, inklusive eventuella bostäder, och omgivningen.

Fabriksrevisioner blir främst aktuella om det vid en kontorsrevision, genom leverantörens rapportering eller genom omvärldsbevakning har identifierats en risk för allvarlig avvikelse, vilket omfattar:

• Tvångsarbete
• Barnarbete
• Arbetsförhållanden som medför fara för liv
• Allvarlig miljöskada
• Storskalig korruption
• Attacker på miljö- och människorättsförsvarare

Enligt kontraktsvillkoret ska leverantören möjliggöra för den upphandlande organisationen att själva eller genom ombud utföra revisioner hos eventuella underleverantörer. Därför ska leverantören inkludera detta krav i sina leverantörsavtal. Trots avtalsskrivningar kan det dock ta tid att få tillgång till en fabrik. Ett nära samarbete är därför viktigt för att säkerställa att underleverantören medverkar.

Fabriksrevisioner kan omfatta alla åtaganden i Uppförandekoden för leverantörer, men breda revisioner riskerar att inte fånga alla avvikelser. Samtidigt är traditionell revisionsmetodik inte alltid anpassad för att upptäcka statligt sanktionerat tvångsarbete eller skuldslaveri. Därför bör revisionen fokusera på den identifierade allvarliga avvikelsen. Revisorerna bör också ha expertis inom just detta område.

Regionernas fabriksrevisioner i plasthandskeindustrin i Malaysia De tre revisionerna fokuserade på migrantarbetares rättigheter, särskilt risken för skuldslaveri. En brittisk konsultbyrå med expertkunskap i ämnet upphandlades. Varje revision pågick i två dagar och genomfördes av ett team på 5–7 personer. Teamet bestod av både män och kvinnor från Bangladesh, Myanmar och Nepal för att möjliggöra kommunikation med migrantarbetarna på deras språk.

Under en fabriksrevision genomförs intervjuer med fabriksledningen, arbetstagare och arbetstagarrepresentanter, inklusive fackliga företrädare. Det kan också vara värdefullt att intervjua civilsamhällesorganisationer med insyn i fabriken och dess risker. Om revisionen rör allvarliga miljöskador, storskalig korruption eller attacker på miljö- och människorättsförsvarare är det särskilt viktigt att tala med civilsamhällesorganisationer och personer i det omgivande samhället.

Revisorn ska även granska policyer och riktlinjer, särskilt för rekrytering, samt dokument såsom kontrakt, löneutbetalningar, scheman, stämpelkort och övertidsersättning.

Slutligen behöver arbetsplatsen, inklusive boenden och rekreationslokaler, inspekteras. Även säkerheten runtom fabriken och eventuella rörelsebegränsningar ska granskas. Vid allvarliga miljöskador behöver även det omgivande samhället inspekteras.

Fabriksrevisioner ska dokumenteras och för detta finns en mall baserad på Uppförandekoden för leverantörer. Mallen kan anpassas om revisionen fokuserar på en specifik allvarlig avvikelse.

Revisorn ska tydligt markera om en allvarlig avvikelse har identifierats, inklusive behov av gottgörelse. Det finns även möjlighet att ge förbättringsförslag till fabriksledningen.

Näst sist i fabriksrevisionsmallen sammanställs en åtgärdsplan, där tillverkaren ska ange:

• Hur den avser att åtgärda avvikelsen
• När avvikelsen senast ska vara åtgärdad
• Den person hos tillverkaren som är ansvarig för att åtgärden blir genomförd.

Allra sist kan en gottgörelseplan sammanställas, där tillverkaren ska ange:

• Hur den avser att återställa den eller de drabbade personerna till den situation de skulle ha befunnit sig i om den negativa påverkan inte hade inträffat och möjliggöra gottgörelse som står i proportion till betydelsen och omfattningen av den negativa påverkan.
• När gottgörelsen senast ska vara implementerad.
• Den person hos tillverkaren som är ansvarig för att gottgörelsen blir genomförd.

Ni kan också välja att använda andra metoder för uppföljning, som är mer anpassade utifrån den specifika risken som ska följas upp eller er budget.

Ursprungsverifiering

För att verifiera ursprunget för en råvara kan ni använda ursprungsverifiering. Metoden bygger på isotopanalys och är särskilt effektiv för råvaror som kött, bomull och trä.

Öppen data

Öppen data innebär att granska allmänt tillgänglig, ostrukturerad information på nätet, såsom inlägg på sociala medier, där rättighetshavare rapporterar om risker i arbetet eller samhället, och offentliga handlingar från myndigheter. Granskningen kan göras manuellt eller med hjälp av AI och kan fungera som ett alternativ till fabriksrevisioner. Exempel på uppföljningar finns hos Globalworks.

Globalworks

Myndighetsdatabaser

En tredje metod är att använda myndighetsdatabaser. Här är tre exempel:

Utdrag ur kontraktsvillkoret
Vid avvikelse från åtagandena i Uppförandekod för leverantörer (punkt 1) eller processen för tillbörlig aktsamhet (punkt 2) ska leverantören upprätta en tidsatt åtgärdsplan som ska godkännas av [den upphandlande organisationen]. Leverantören ska upprätta åtgärdsplanen senast [två (2)] veckor från [den upphandlande organisationens] meddelande om avvikelsen. Åtgärdsplanen ska stå i proportion till avvikelsernas allvarlighet och ska beskriva hur avvikelserna ska åtgärdas inom tidsramen.

Åtgärdsplaner tas oftast fram i samband med kontorsrevisioner och fabriksrevisioner men kan upprättas direkt efter egenrapportering eller vid incidenthantering, som ofta baseras på dialog. Använd gärna de åtgärdsplaner som finns i revisionsmallarna.

I åtgärdsplanerna ska det reviderade företaget ange:

• Hur det avser att åtgärda avvikelsen
• När avvikelsen senast ska vara åtgärdad
• Den person hos företaget som är ansvarig för att åtgärden blir genomförd.

De föreslagna åtgärderna och tidsplanen ska godkännas av dig som också ska kontrollera att åtgärderna står i proportion till avvikelsernas allvarlighet.

Utdrag ur kontraktsvillkoret
Om leverantören inte rapporterar i enlighet med punkt 3, inte medverkar till uppföljning i enlighet med punkt 4, underlåter att vidta åtgärder enligt punkterna 5.1 – 5.2 eller inte hanterar avvikelser i enlighet med upprättad åtgärdsplan har [den upphandlande organisationen] rätt att begära vite från leverantören. Vite utgår med [_ SEK, exklusive mervärdesskatt] per påbörjad vecka som omständigheterna består. Vitet kan högst utgå under [_ veckor].

Vite är ett sätt att på förhand avtala om en ersättning för en avvikelse från kontraktsvillkoret. För upphandlare underlättar vitesskrivningen bestämmelsen av påföljd, samtidigt som att det underlättar för leverantörer att på förhand veta vad en avvikelse kan kosta.

Enligt kontraktsvillkoret har du rätt att utkräva vite om leverantören:

• inte rapporterar allvarliga avvikelser
• inte medverkar till uppföljning
• inte upprättar en tidsatt åtgärdsplan
• inte hanterar avvikelser i enlighet med upprättad åtgärdsplan.

Utdrag ur kontraktsvillkoret
Om leverantören inte rapporterar i enlighet med punkt 3, inte medverkar till uppföljning i enlighet med punkt 4, underlåter att vidta åtgärder enligt punkterna 5.1 – 5.2 eller inte hanterar avvikelser i enlighet med upprättad åtgärdsplan har [den upphandlande organisationen] rätt att undanta leverantören från avrop så länge omständigheterna består. Detsamma gäller under den tid [den upphandlande organisationen] utreder en potentiell grund för avropsstopp. Under den tid avropsstoppet består har [den upphandlande organisationen] rätt att avropa från annan ramavtalsleverantör eller, om sådan inte finns, upphandla ramavtalsföremålet från annan leverantör.

Vid ramavtal kan även avropsstopp användas, vilket innebär att du har rätt att undanta leverantören från avrop så länge omständigheterna består. De aktuella omständigheterna är samma som för utkrävande av vite. Avropsstopp kan därför användas om leverantören:

• inte rapporterar allvarliga avvikelser
• inte deltar i och samarbetar vid uppföljning
• inte upprättar en tidsatt åtgärdsplan
• inte åtgärdar avvikelser i enlighet med upprättad åtgärdsplan.

Detta gäller även under den tid du utreder en potentiell grund för avropsstoppet.

Under ett avropsstopp har du också rätt att avropa från annan ramavtalsleverantör eller, om sådan inte finns, upphandla ramavtalsföremålet från annan leverantör.

Grund 1

Ni har rätt att säga upp kontraktet om leverantören:

• inte rapporterar allvarliga avvikelser
• inte medverkar till uppföljning
• inte åtgärdar avvikelser
• inte hanterar avvikelser i enlighet med upprättad åtgärdsplan.

En uppsägning enligt denna grund kräver skälig uppsägningstid. Det är svårt att på förhand bedöma hur lång en skälig uppsägningstid är och detta behöver därför bedömas från fall till fall.

Grund 2

Ni har även rätt att säga upp kontraktet om ni har rätt till maximalt vite, eller om avropsstopp har förelegat i angivet antal månader. I detta fall kan ni säga upp kontraktet med omedelbar verkan.

Grund 3

Ni har slutligen rätt att säga upp kontraktet om ni har gjort sannolikt att en allvarlig avvikelse förekommer i leverantörens verksamhet eller i leveranskedjorna och den som orsakar den allvarliga avvikelsen inte vidtar omedelbara åtgärder för att förhindra och begränsa den.

En allvarlig avvikelse anses sannolik om det finns tillräckligt med bevis eller samstämmiga källor för att det med relativ säkerhet (över 50 % sannolikhet) kan fastställas att en allvarlig avvikelse har inträffat.

Också i detta fall kan ni säga upp kontraktet med omedelbar verkan.

Kompetensutveckling

Identifiera och bedöma negativ påverkan

Förhindra och begränsa negativ påverkan

Uppföljning

Incidenthantering

Samarbeten och samråd

Extern kommunikation syftar till att informera allmänheten, politiker, beslutsfattare och både befintliga och potentiella leverantörer om ert arbete med tillbörlig aktsamhet.

• Lyft fram arbetet och särskilt era så kallade impact stories.
• Var transparenta, då detta är det bästa sättet att visa att ni är seriösa.
• Visa att ni arbetar systematiskt och har processer för att hantera avvikelser.

Intern kommunikation syftar till att informera medarbetare om hur verksamheten arbetar med tillbörlig aktsamhet och bidrar till:

• Ökad kompetens och medvetenhet om arbetet.
• Säkerställande av att policyer och strategier följs.
• Engagemang och involvering av fler medarbetare.
• Vidareutveckling av kravställning och marknadsstrategier.