Leverantörens tillbörliga aktsamhet

Vi har baserat våra processkrav på FN:s vägledande principer för företag och mänskliga rättigheter och OECD:s vägledning om tillbörlig aktsamhet för ansvarsfullt företagande. Dessa ramverk förutsätter att företag identifierar, förhindrar, begränsar och redovisar faktisk och potentiell negativ påverkan.

Eftersom särskilda kontraktsvillkor måste ha anknytning till det som anskaffas har vi inte tagit med hela steg 4 och 5 i OECD-snurran ovan. Ni är istället skyldiga att följa upp upphandlingsföremålet (se punkt 2.5) och att delta i och samarbeta med den upphandlande organisationen i deras uppföljning av åtagandena och processen för tillbörlig aktsamhet (se punkt 4.1).

Syftet med tillbörlig aktsamhet är att ni ska undvika att orsaka eller bidra till faktisk och potentiell negativ påverkan samt försöka förhindra och begränsa negativ påverkan kopplad till er verksamhet, produkter eller tjänster genom era leveranskedjor.

• En faktisk negativ påverkan är en påverkan som har inträffat eller inträffar. Faktisk negativ påverkan ska gottgöras.

• En potentiell negativ påverkan är en påverkan som kan inträffa men som ännu inte har gjort det. Potentiell negativ påverkan är detsamma som risk för negativ påverkan. Potentiell negativ påverkan ska förhindras eller begränsas.

Under processkraven kommer vi att förklara alla begrepp. Vi har också samlat dem på en särskild sida.

Nyckelbegrepp

Tillbörlig aktsamhet omfattar flera relaterade processer avseende er egen verksamhet och era leveranskedjor, till exempel systematiskt arbetsmiljöarbete, riskbedömningar för leveranskedjan och leverantörsbedömningar. Därför bör processen för tillbörlig aktsamhet vara en integrerad del av beslutsfattande och riskhantering. Den kan också bygga på traditionell riskhantering.

För många företag avser dock ”risk” främst risk för företaget – finansiell risk, marknadsrisk, operativ risk eller anseenderisk. Processen för tillbörlig aktsamhet fokuserar på negativ påverkan på människor, miljö och samhälle. Om den integreras i traditionell riskhantering måste den därför omfatta risker för rättighetshavare, och inte stanna vid att hantera risker för företaget.

Omfattningen av den tillbörliga aktsamheten kan påverkas av faktorer som ert företags storlek, verksamhetskontext, affärsmodell, position i leveranskedjan och typ av varor eller tjänster.

Om ni är ett stort företag med många produkter kan ni behöva mer formaliserade och omfattande processer än om ni är ett mindre företag med ett begränsat produktsortiment och kortare kommunikationsvägar. Men även små företag kan ha höga riskprofiler, såsom leverantörer av förbrukningsvaror till vården eller leverantörer av livsmedel.

Begränsade resurser är en utmaning för alla leverantörer, men särskilt små och medelstora företag har ofta färre antal anställda och ekonomiska resurser för tillbörlig aktsamhet. Ni kan då välja att förlita er på samarbetsmetoder och flerpartsinitiativ som amfori BSCI eller Ecovadis.

Små och medelstora företag kan också i större utsträckning dra nytta av befintliga resurser, såsom offentligt tillgänglig information om risker i leveranskedjor, och söka stöd från branschorganisationer.

Ta gärna hjälp av Upphandlingsmyndighetens riskanalystjänst eller av regionernas egna riskanalyser som ni hittar på sidan Prioriterade inköpskategorier.

Varje företag i en leveranskedja har ett ansvar att identifiera, förhindra, begränsa och gottgöra negativ påverkan. Kontraktsvillkoren är inte avsedda att förskjuta ansvar från underleverantörer till leverantörer.

Om ni är kopplade till negativ påverkan förväntas ni dock använda ert inflytande för att förhindra och begränsa negativ påverkan som era underleverantörer orsakar eller bidrar till.

Ni kan ställas inför praktiska och juridiska begränsningar när det gäller hur mycket ni kan påverka underleverantörer att förhindra eller begränsa negativ påverkan. I synnerhet små och medelstora företag kanske inte har det marknadsinflytande som krävs.

Ni kan försöka övervinna den här bristen på inflytande genom att samarbeta i branschorganisationer, eller genom att delta i branschövergripande initiativ eller flerpartsinitiativ.

Det är relativt lätt att säga att man som leverantör respekterar människor, miljö och samhälle, men för att kunna uppfylla villkoren måste ni som leverantör både veta och visa detta.

Att visa innebär att kommunicera med berörda individer eller grupper, inklusive upphandlande organisationer, och tillhandahålla ett visst mått av transparens och visa dokumentation som styrker utfästelserna. Dokumentation är en förutsättning för att ni ska kunna visa upphandlande organisationer att ni respekterar människor, miljö och samhälle. Exempel på dokumentation är uppförandekoder, kartläggningar av leveranskedjor, riskbedömningar, revisionsrapporter och åtgärdsplaner.

Under processkraven hittar ni stöddokument och förslag på verifikat för att visa att ni uppfyller villkoret.