Processkrav 7 – Gottgörelse
Vi förklarar begreppet, när ni är skyldiga att gottgöra samt behovet av att samråda på ett meningsfullt sätt med drabbade rättighetshavare och utvärdera om de är tillfredsställda med processen och resultatet.
Utdrag ur kontraktsvillkoretför tillbörlig aktsamhet
Leverantören ska, om leverantören har orsakat eller bidragit till faktisk negativ påverkan, tillhandahålla gottgörelse genom att
a) i den mån det går återställa drabbade rättighetshavare till den situation de skulle befinna sig i om den negativa påverkan inte hade inträffat och möjliggöra en gottgörelse som står i proportion till betydelsen och omfattningen av den negativa påverkan,
b) samråda på ett meningsfullt sätt med drabbade rättighetshavare eller deras företrädare om lämplig gottgörelse samt
c) utvärdera om drabbade rättighetshavare är tillfredsställda med processen och resultatet.
Gottgörelse
Om ni har orsakat eller bidragit till faktisk negativ påverkan, ska ni tillhandahålla gottgörelse.
”Gottgörelse syftar både på processerna för att tillhandahålla gottgörelse och de faktiska resultat som kan motverka eller avhjälpa den negativa påverkan. Dessa resultat kan ta olika former, såsom ursäkter, återställande, rehabilitering, finansiell eller icke-finansiell kompensation samt straffåtgärder (straffrättsliga eller administrativa, såsom böter), såväl som förebyggande åtgärder, t.ex. förelägganden eller garantier om att det inte ska upprepas.”
Även med de bästa policyerna och processerna kan ni orsaka eller bidra till negativ påverkan som inte var förutsedd eller möjlig att förhindra. Om en sådan situation uppstår, ska ni aktivt arbeta för gottgörelse – antingen på egen hand eller i samarbete med andra aktörer.
Om ni däremot inte har orsakat eller bidragit till den negativa påverkan, men ändå är kopplade till den, förväntas ni inte gottgöra den negativa påverkan. Däremot bör ni använda ert inflytande för att påverka den ansvariga parten att gottgöra den negativa påverkan, till exempel genom att ställa frågor.
Här är en illustration av ansvaret:
Ni ska ha processer som möjliggör gottgörelse vid faktisk negativ påverkan. Vissa företag har processer för att hantera specifik faktisk negativ påverkan. Nackdelen med detta tillvägagångssätt är att det kan saknas en tydlig process för mindre förutsebara situationer. Därför är det fördelaktigt att ha en övergripande process för gottgörelse oavsett verksamhetsområde, även om den sedan bryts ner i separata processer för till exempel arbetstagare och externa rättighetshavare.
Vilket förfarande som är lämplig i det enskilda fallet beror på flera faktorer, inklusive juridiska skyldigheter, rättighetshavares preferenser, tillgång till förfaranden för gottgörelse, påverkans art samt var den negativa påverkan uppstår – inom den egna verksamheten eller i leveranskedjan.
Vi har tagit fram en mall för kartläggning av förfaranden för gottgörelse som finns längre ned under Mallar processkrav 7. Det är inget krav att använda denna mall. Den ska ses som ett stöd.
Under vissa omständigheter kan det också vara lämpligast att processen för gottgörelse tillhandahålls av en annan part än den som orsakar eller bidrar till den negativa påverkan.
Gottgörelse tillhandahålls av annan part
Om ni har bidragit till påverkan men en annan part, såsom en underleverantör eller säkerhetsstyrkor, har orsakat den och antingen tillhandahåller gottgörelse eller hålls ansvarig av myndigheter, bör ni vanligtvis avvakta det utfallet. I sådana situationer ska ni samarbeta med pågående processer. Ni bör också upprätthålla trycket på den andra parten, till exempel genom att ställa frågor.
Domstolsprocess eller annat myndighetsförfarande
Om det pågår en domstolsprocess eller annat myndighetsförfarande kan det vara nödvändigt eller i alla fall lämpligt att ni väntar in det förfarandet i stället för att ge er in i gottgörelse. Detta är särskilt relevant vid misstanke om brott. Också här ska ni samarbeta med den pågående processen.
Exempel på andra myndighetsförfaranden är ombudsmän, arbetsskyddsmyndigheter, miljöskyddsmyndigheter, nationella människorättsinstitutioner och nationella kontaktpunkter (NKP) enligt OECD:s riktlinjer för multinationella företag.
NKP har i uppdrag att stärka efterlevnaden av OECD:s riktlinjer. De gör detta genom att främja riktlinjerna, hantera ärenden och bidra till lösningar när frågor uppstår kring efterlevnaden i specifika fall. Individer och organisationer kan anmäla ett företag till NKP i det land där företaget är verksamt eller baserat, oavsett var i världen påverkan har skett. NKP underlättar samförståndslösningar och icke-kontradiktoriska processer, såsom förlikning eller medling, för att hjälpa parterna att hantera frågorna. Efter avslutad process är NKP skyldiga att offentliggöra sina slutsatser och kan även ge rekommendationer baserat på omständigheterna i det aktuella fallet. Den svenska NKP består av representanter från flera departement inom Regeringskansliet samt fackförbund och näringsliv.
Övriga förfaranden
Exempel på övriga förfaranden är kollektivavtal, globala avtal mellan företag och fackförbund, flerpartsinitiativs klagomålsmekanismer (se exempel under Processkrav 6) samt samhällsbaserade klagomålsmekanismer, inklusive lokala traditionella förfaranden.
Frågor om medverkan
Frågor om medverkan kan uppstå om ni bidrar till, eller anses bidra till, negativ påverkan orsakad av en annan part. Begreppet medverkan har både juridiska och icke-juridiska dimensioner.
I en icke-juridisk kontext kan ni uppfattas som ”medskyldiga” till en annan parts handlingar, exempelvis om ni anses dra nytta av en kränkning som den parten har begått.
Juridiskt sett förbjuder de flesta nationella lagstiftningar delaktighet i brott, och vissa – dock inte Sverige – tillåter straffrättsligt ansvar för företag i sådana fall. Dessutom kan civilrättsliga processer i vissa fall inledas baserat på ett företags påstådda bidrag till en skada.
Återställa drabbade rättighetshavare
Ni ska i den mån det går återställa drabbade rättighetshavare till den situation de skulle befinna sig i om den negativa påverkan inte hade inträffat och möjliggöra en gottgörelse som står i proportion till betydelsen och omfattningen av den negativa påverkan.
Att återställa drabbade rättighetshavare till den situation de skulle befinna sig i om den negativa påverkan inte hade inträffat är detsamma som att gottgöra den negativa påverkan.
Uttrycket ”i den mån det går” erkänner att vissa skador – såsom förlust av liv eller lem till följd av företags handlingar eller underlåtenheter – inte kan återställas.
Vad som är en proportionerlig gottgörelse, i förhållande till betydelsen och omfattningen av den negativa påverkan, måste bedömas från fall till fall i samråd med de drabbade rättighetshavarna.
I den mall för riskbedömning av leveranskedjan vi har tagit fram, som finns längre ner under Mallar processkrav 7, få ni hjälp att upprätta en gottgörelseplan inklusive förslag på gottgörelse. Vi har också tagit fram en motsvarande mall för den egna verksamheten. Det är inget krav att använda dessa mallar. Ni kan visa att ni uppfyller kravet på att återställa drabbade rättighetshavare på andra sätt.
Förslag på verifikat
- Instruktioner som beskriver era gottgörelseprocesser och som antingen omfattar alla verksamhetsområden eller är uppdelade utifrån er egen verksamhet och leveranskedjan.
- Gottgörelseplaner, för stickprovsprodukter.
- Mötesprotokoll där beslut om gottgörelse har antecknats, för stickprovsprodukter.
- Avtal om gottgörelse, för stickprovsprodukter.
Vägledning för revisor
Uppfyller krav
Det finns instruktioner eller motsvarande dokumentation/mallar som beskriver hur det—om det har orsakat eller bidragit till negativ påverkan—säkerställer gottgörelse för drabbade rättighetshavare i den egna verksamheten och i leveranskedjan, inklusive:
- Hur företaget, i den mån det går, återställer drabbade rättighetshavare till den situation de skulle befinna sig i om den negativa påverkan inte hade inträffat.
- Hur företaget möjliggör en gottgörelse som står i proportion till betydelsen och omfattningen av den negativa påverkan.
Det räcker att företaget kan visa att det finns rutiner för gottgörelse—det krävs inte bevis på gottgörelse. Genomförda gottgörelseplaner, mötesprotokoll och/eller avtal om gottgörelse kan dock stärka företagets påstående om att det finns rutiner för gottgörelse.
Uppfyller inte krav
Företaget saknar instruktioner eller motsvarande dokumentation/mallar som beskriver hur det—om det har orsakat eller bidragit till negativ påverkan—gottgör drabbade rättighetshavare i den egna verksamheten och i leveranskedjorna, eller så är de ofullständiga:
- Det framgår inte att företaget, i den mån det går, återställer drabbade rättighetshavare till den situation de skulle befinna sig i om den negativa påverkan inte hade inträffat.
- Det framgår inte att företaget ska möjliggöra en gottgörelse som står i proportion till betydelsen och omfattningen av den negativa påverkan.
- Instruktioner eller motsvarande dokumentation finns för gottgörelse i den egna verksamheten men inte för gottgörelse i leveranskedjan.
Företaget saknar dessutom bevis på faktisk tillämpning, något som skulle kunna stärka företagets påstående om att rutiner finns.
Samråda med rättighetshavare
Ni ska samråda på ett meningsfullt sätt med drabbade rättighetshavare eller deras företrädare om lämplig gottgörelse. Följande kan vara vägledande vid bedömningen av lämplig gottgörelse:
- Befintliga standarder – I vissa fall finns nationella eller internationella standarder och lagar som definierar vad som utgör en lämplig gottgörelse.
- Prejudikat – Om inga specifika standarder finns, kan ni utgå från tidigare liknande fall och anpassa era åtgärder därefter.
- Intressenternas preferenser – De drabbades perspektiv är avgörande, särskilt vid negativ påverkan på mänskliga rättigheter. Att lyssna till deras behov och förväntningar kan säkerställa en mer relevant och rättvis gottgörelse.
När befintliga standarder, prejudikat och intressenternas preferenser inte är i linje med varandra, bör intressenternas preferenser ges företräde.
Ett exempel på ett område där det finns prejudikat är återbetalning av rekryteringsavgifter till migrantarbetare som en åtgärd för att gottgöra skuldslaveri. Nedan finns två vägledningar:
Meningsfullt sätt
Som vanligt ska samråden vara meningsfulla. Detta innebär att de ska präglas av tvåvägskommunikation, god tro och lyhördhet samt vara pågående.
Om ingen överenskommelse kan nås
Om ni och de drabbade inte kan enas om en lämplig gottgörelse kan det bli nödvändigt att involvera en neutral tredje part som medlare eller att vända er till en instans för prövning.
En medlare ska vara fritt accepterad av er och de drabbade. Medlarens roll är att hjälpa er båda att hitta en gemensam lösning, men ingen kan tvingas att acceptera ett visst utfall. Om ni och de drabbade når en överenskommelse kan ni även komma överens om att den ska vara bindande.
Prövning innebär att utfallet inte kräver ert och de drabbades samtycke och att det ofta är bindande. Den kan ske genom domstol, en ombudsmannamyndighet, en nationell människorättsinstitution eller en annan instans som har behörighet eller som parterna gemensamt godkänner.
Förslag på verifikat
- Instruktioner som beskriver era gottgörelseprocesser och som antingen omfattar alla verksamhetsområden eller är uppdelade utifrån er egen verksamhet och leveranskedjan.
- Gottgörelseplaner, för stickprovsprodukter.
- Mötesprotokoll där beslut om gottgörelse har antecknats, för stickprovsprodukter.
- Avtal om gottgörelse, för stickprovsprodukter.
Vägledning för revisor
Uppfyller krav
Företaget har instruktioner eller motsvarande dokumentation som beskriver hur det samråder med drabbade rättighetshavare, eller deras företrädare, om lämplig gottgörelse, inklusive:
- Hur samråd ska präglas av tvåvägskommunikation, lyhördhet, god tro och kontinuitet.
Det räcker att företaget kan visa att det finns rutiner för samråd om lämplig gottgörelse—det krävs inte bevis på faktisk tillämpning. Sådan dokumentation kan dock stärka företagets påstående om att rutiner finns. Exempel är mötesprotokoll och gottgörelseavtal som beskriver samråden.
Uppfyller inte krav
Företaget saknar instruktioner eller motsvarande dokumentation som beskriver hur det samråder med drabbade rättighetshavare, eller deras företrädare, om lämplig gottgörelse, eller så är de ofullständiga:
- Det framgår inte att samråd ska präglas av tvåvägskommunikation, lyhördhet, god tro och kontinuitet.
Företaget saknar dessutom bevis på faktisk tillämpning, något som skulle kunna stärka företagets påstående om att rutiner finns.
Utvärdera tillfredsställelse
Ni ska utvärdera om drabbade rättighetshavare är tillfredsställda med processen och resultatet.
Syftet med utvärderingen är att säkerställa att den negativa påverkan har gottgjorts samt att samla lärdomar för framtida gottgörelseprocesser. Utvärderingen skickar även en viktig signal till de drabbade rättighetshavarna om att deras åsikter är betydelsefulla, vilket kan främja dialogen med rättighetshavare och möjligtvis förhindra att framtida skador förvärras och att klagomål eskalerar.
Exempel på metoder som kan användas för utvärdering av tillfredsställelse är enkäter och intervjuer. Vi har tagit fram en enkätmall som finns längre ner under Mallar processkrav 7. Det är inget krav att använda just denna enkätmall. Ni kan visa att ni uppfyller kravet på andra sätt.
Förslag på verifikat
- Instruktioner som beskriver utvärderingen av rättighetshavarnas tillfredsställelse med processen och resultatet.
- Sammanfattningar av eller rapporter från genomförda utvärderingar, för stickprovsprodukter.
Vägledning för revisor
Uppfyller krav
Företaget har instruktioner eller motsvarande dokumentation/mallar som beskriver hur det utvärderar drabbade rättighetshavares tillfredsställelse med processen och resultatet.
Det räcker att företaget kan visa att det finns rutiner för att utvärdera tillfredsställelsen med processen och resultatet—det krävs inte bevis på faktisk tillämpning. Sådan dokumentation kan dock stärka företagets påstående om att rutiner finns. Exempel är genomförda enkäter och, sammanfattningar av eller rapporter från genomförda utvärderingar.
Uppfyller inte krav
Företaget saknar instruktioner eller motsvarande dokumentation/mallar som beskriver hur det utvärderar drabbade rättighetshavares tillfredsställelse med processen och dess resultatet.
Företaget saknar dessutom bevis på faktisk tillämpning, något som skulle kunna stärka företagets påstående om att rutiner finns.
Mallar processkrav 7
- Mall för klagomålsförfarande
- Mall för instruktion för ansvarsfulla inköp (Avsnitt 4) (revideras för tillfället)
- Mall för kartläggning av förfaranden för gottgörelse
- Mall för gottgörelseplan för den egna verksamheten
- Mall för riskbedömning av leveranskedjan inkl. åtgärdsplaner och gottgörelseplan
- Enkätmall för utvärdering av tillfredsställelse med process och resultat
Leverantörens process för tillbörlig aktsamhet
Integrera åtagandena i policyer och fördela ansvaret för policyer och tillbörlig aktsamhet
Vi förklarar vilka krav som ställs på policyer och hur ansvaret ska fördelas mellan styrelsen, personer i ledningsfunktion och anställda.
Identifiera och bedöma negativ påverkan
Vi förklarar begreppen riskleverantör, kartläggning av leveranskedjan, samråd med rättighetshavare och särskilt sårbara grupper, samt hur ni prioriterar risker utifrån sannolikhet och allvarlighet.
Förhindra och begränsa negativ påverkan som ni orsakar eller bidrar till
Vi förklarar ansvaret att upphöra med aktiviteter som orsakar eller bidrar till negativ påverkan, upprätta åtgärdsplaner och främja hållbara inköpsmetoder.
Förhindra och begränsa negativ påverkan kopplad till er verksamhet
Vi förklarar ansvaret vad gäller leverantörsbedömningar, åtgärdsplaner och vidareförmedling av kraven – inklusive transparens – samt möjligheten att tillfälligt stoppa eller säga upp avtalet.
Följa upp åtgärderna för att förhindra och begränsa negativ påverkan
Vi förklarar vad vi menar med att följa upp åtgärdsplaner, att samråda på ett meningsfullt sätt med rättighetshavare samt att hantera avvikelser.
Möjliggöra klagomål
Vi förklarar klagomålsmekanismers nyckelfunktioner, för vilka intressenter de ska vara öppna samt behovet av att hantera framförda klagomål.
Tillhandahålla gottgörelse
Vi förklarar begreppet, när ni är skyldiga att gottgöra samt behovet av att samråda på ett meningsfullt sätt med drabbade rättighetshavare och utvärdera om de är tillfredsställda med processen och resultatet.