Processkrav 4 – Förhindra och begränsa
Vi förklarar ansvaret vad gäller leverantörsbedömningar, åtgärdsplaner och vidareförmedling av kraven – inklusive transparens – samt möjligheten att tillfälligt stoppa eller säga upp avtalet.
Utdrag ur kontraktsvillkoretför tillbörlig aktsamhet
Leverantören ska använda sitt inflytande för att förhindra och begränsa faktisk och potentiell negativ påverkan kopplad till leverantörens verksamhet genom att
a) bedöma riskleverantörer utifrån åtagandena i Uppförandekod för leverantörer och processen för tillbörlig aktsamhet med särskilt fokus på de mest betydande riskerna som har identifierats,
b) upprätta åtgärdsplaner för riskleverantörer, med särskilt fokus på de mest betydande riskerna som har identifierats,
c) skriftligen vidareförmedla åtagandena i Uppförandekod för leverantörer (punkt 1) och processen för tillbörlig aktsamhet (punkt 2) till riskleverantörer,
d) ålägga riskleverantörer att redogöra för leveranskedjorna i enlighet med kravet på transparens i leveranskedjorna (punkt 4.4) samt
e) säkerställa möjligheten att tillfälligt stoppa leveranser från en underleverantör medan förebyggande och begränsande åtgärder vidtas samt, vid allvarliga avvikelser som inte åtgärdas, möjligheten att säga upp avtal med berörd underleverantör.
Använda inflytande
Ni ska använda ert inflytande för att förhindra och begränsa faktisk och potentiell negativ påverkan kopplad till er verksamhet.
Kopplad till
Ni är kopplade till negativ påverkan som orsakas av en underleverantör eller annan part, oavsett var i leveranskedjan den sker. Kopplingen definieras av sambandet mellan era produkter, tjänster eller verksamhet och den negativa påverkan. Att vara kopplad till är inte detsamma som direkta avtalsförhållanden.
Exempel på koppling
- Ni säljer datorer från ett varumärke vars tillverkare köper kobolt som utvinns med hjälp av barnarbete.
- Ni säljer skjortor med broderade etiketter, där tillverkaren har outsourcat sömnadsprocessen till barnarbetare som arbetar hemifrån.
- Ni säljer bananer odlade med bekämpningsmedel som förorenar det omgivande samhällets vattenförsörjning och påverkar arbetarnas fertilitet.
Om ni är kopplade till negativ påverkan bär ni inte själva ansvaret för den – det ligger hos den underleverantör eller part som orsakar eller bidrar till den negativa påverkan.
Däremot har ni ett ansvar att använda ert inflytande för att påverka den part som orsakar eller bidrar till den negativa påverkan, så att den upphör, förhindras eller begränsas.
Inflytande anses föreligga när ni har förmågan att ändra de felaktiga metoderna hos den part som orsakar den negativa påverkan.
Tillvägagångssättet beror på hur stort inflytande ni har över underleverantören eller parten som orsakar skadan, påverkan i sig samt bransch- och affärsförhållanden. Faktorer som direkt kontroll, affärens betydelse för underleverantören och ert marknadsinflytande kan också spela in.
Här är exempel på hur ni kan använda ert inflytande:
- Vidareförmedla åtagandena och processen för tillbörlig aktsamhet.
- Kräva att underleverantörer är transparanta med sina leveranskedjor.
- Välja certifierade produkter.
- Stötta underleverantörer i att ta fram och genomföra åtgärdsplaner.
- Följa upp underleverantörers åtgärder för att förhindra och begränsa negativ påverkan.
- Kommunicera med underleverantörer via brev, e-post, samtal eller möten.
- Bygga underleverantörers kapacitet genom utbildning, uppgradering av ledningssystem och klagomekanismer samt skyddsutrustning.
- Erbjuda underleverantörer långsiktiga kontrakt vid förbättrat hållbarhetsarbete.
- Underlätta finansiering via lån, direktstöd eller låg ränta.
- Samarbeta med andra köpare via branschorganisationer och flerpartsinitiativ.
- Stötta underleverantörers deltagande i branschorganisationer och flerpartsinitiativ.
- Samarbeta med myndigheter för bättre lagstiftning, tillsyn och sanktioner.
Om ni saknar inflytande bör ni överväga sätt att stärka det, exempelvis genom långsiktiga relationer, kommersiella incitament, dialog med ledningen eller samarbete med andra aktörer i flerpartsinitiativ.
I kontraktsvillkoret har vi fastställt fem sätt att utöva inflytande över riskleverantörer.
Bedöma riskleverantörer
Ni ska bedöma riskleverantörer utifrån åtagandena och processen för tillbörlig aktsamhet, med särskilt fokus på de mest betydande riskerna som har identifierats.
Leverantörsbedömningen ska därför omfatta:
- Riskleverantörens kapacitet, vilja och genomförande av tillbörlig aktsamhet
- De mest betydande riskerna som har identifierats
Ni ska bedöma nya riskleverantörer innan ni inleder ett affärsförhållande och befintliga riskleverantörer som ännu inte har bedömts eller när kontexten sannolikt har förändrats.
Det finns flera typer av leverantörsbedömningar. Vi går igenom de vanligaste nedan.
Självskattningar och förkvalificering
Många leverantörer genomför leverantörsbedömningar genom självskattningar, ofta som kvalificering av leverantörer före upphandlingar. För att självskattningar och förkvalificeringar ska vara värdefulla måste ni begära in verifikat för att säkerställa att den tillhandahållna informationen är korrekt.
För att underlätta för er har vi tagit fram ett förkvalificeringsformulär som ni kan använda för att bedöma leverantörer utifrån:
- tillbörlig aktsamhet för ansvarsfulla inköp
- spårbarhet och transparens
- de mest betydande riskerna.
Förkvalificeringsfrågorna för tillbörlig aktsamhet finns på tre olika nivåer:
- branschledande
- avancerad
- bas
I formuläret får ni hjälp att avgöra vilken nivå ni bör använda beroende på leveranskedjans risk, storleken på leverantörerna i upphandlingen och branschens hållbarhetsmognad.
I formuläret hittar ni också förkvalificeringsfrågor för relevanta European Sustainability Reporting Standards, men det är upp till er att avgöra vilka de mest betydande riskerna är.
Formuläret finns längre ner på sidan under Mallar processkrav 4. Det är inget krav att använda vårt formulär för att bedöma leverantörer, det ska ses som ett stöd.
Tips! Om ni istället vill använda förkvalificeringsfrågor som tilldelningskriterium eller kontraktsvillkor, be er favorit-AI att omvandla frågorna. När vi bad AI omvandla frågorna om spårbarhet och transparens till ett kontraktsvillkor, fick vi detta:
Supply Chain Mapping
Supplier shall by [day, month, year] provide a complete mapping of the supply chain for [components/key materials] to Buyer, including all tiers of suppliers to the source of raw materials. Supplier shall maintain up-to-date records of all entities involved in the supply chain and disclose this information upon request.
Origin Verification
Supplier shall track and verify the origin of [components/key materials] to ensure they are not associated with forced labour, deforestation, or conflict. Supplier shall implement due diligence measures to confirm compliance with this requirement.
Supplier Disclosure Obligations
Supplier shall require all suppliers to disclose sourcing details and provide supporting documentation verifying the origin and traceability of [components/key materials]. Supplier shall ensure that these disclosures are accurate and accessible for review.
Chain-of-Custody Documentation
Supplier shall provide comprehensive chain-of-custody documentation for [components/key materials], demonstrating full traceability from raw material extraction to the final product. Supplier shall retain such records for at least [X] years and make them available for audit upon request.
Audits and Verification
Supplier shall conduct regular audits and third-party verifications of sub-suppliers to confirm the integrity of traceability claims for [components/key materials].
Addressing Traceability Gaps
In the event of traceability gaps or incomplete supply chain data, Supplier shall develop and implement a corrective action plan to improve supply chain transparency. Supplier shall report any gaps and the steps taken to resolve them to Buyer within [X] days of discovery.
Legal and Industry Compliance
Supplier shall ensure compliance with all applicable legal and industry traceability requirements, including but not limited to the [EU Deforestation Regulation, UFLPA, OECD Due Diligence Guidance], and any other relevant national or international standards.
Transparency and Disclosure
Upon request from [Buyer/Regulator], Supplier shall provide full transparency regarding supply chain traceability, including access to all relevant records, documentation, and data related to [components/key materials]. Supplier shall promptly respond to such requests within [X] days.
Breach and Remedies
Any failure to comply with the obligations under this clause shall constitute a material breach of the agreement. In the event of non-compliance, Buyer reserves the right to take appropriate remedial actions, including suspension of orders, contract termination, or other legal remedies as deemed necessary.
Platsbesök och inspektioner
Om ni har kapacitet och inflytande att genomföra platsbesök eller inspektioner ska dessa omfatta faktisk och potentiell negativ påverkan på människor, miljö och samhälle, inte enbart produktkvalitet eller leverantörens tillverkningskapacitet. Här är viktiga aspekter vid platsbesök och inspektioner:
- Granskning av policyer och dokument, inklusive rekryteringsriktlinjer, kontrakt, löneutbetalningar, arbetsscheman, stämpelkort och övertidsersättning.
- Intervjuer med arbetstagare för att identifiera risker.
- Inspektion av lokaler, inklusive boenden, för att bedöma hälsa, säkerhet och miljö.
- Samråd med lokala organisationer och människorättsförsvarare för att förstå påverkan på samhällen på lokal, regional och nationell nivå.
- Kartläggning av myndighetskontakter, såsom tillstånd, tillsyn och skatte- och tullbetalningar.
Flerpartsinitiativs leverantörsbedömningar
I vissa fall kan det redan finnas trovärdiga leverantörsbedömningar genom flerpartsinitiativ som Ecovadis och amfori BSCI. Om ni är medlemmar i sådana initiativ bör ni granska resultaten, prioritera åtgärder för att förhindra och begränsa negativ påverkan, samt följa upp förbättringar.
Ni bör även uppmuntra regelbundna översyner av initiativen, särskilt deras effektivitet när det gäller att identifiera, bedöma, förhindra och begränsa negativ påverkan.
Rapporter och bedömningar från tredje part
Om ni saknar kapacitet eller inflytande att genomföra egna platsbesök eller inspektioner kan ni begära in fabriksrevisionsrapporter, arbetsmiljöinspektionsrapporter och konsekvensbedömningar utförda av tredje part, exempelvis andra köpare, som en del av era leverantörsbedömningar. Det ligger ofta i riskleverantörers intresse att dela denna information för att undvika upprepade inspektioner. Granska dock alltid metodiken och inspektörernas objektivitet för att säkerställa trovärdigheten i rapporterna.
Särskilt fokus på de mest betydande riskerna
Som vid all tillbörlig aktsamhet ska fokus ligga på de mest betydande riskerna, bedömda utifrån deras sannolikhet och allvarlighet. Detta innebär att leverantörsbedömningar ska spegla er riskprioritering.
För stöd för hur ni prioriterar risker utifrån sannolikhet och allvarlighet, se Processkrav 2.
Förslag på verifikat
- Instruktioner som beskriver hur ni bedömer riskleverantörer utifrån de mest betydande riskerna som har identifierat och riskleverantörens kapacitet, vilja och genomförande av tillbörlig aktsamhet.
- Självskattningar eller förkvalificeringar, för stickprovsprodukter.
- Rapporter från platsbesök eller inspektioner, för stickprovsprodukter.
- Rapporter från flerpartsinitiativ, för stickprovsprodukter.
- Tredjepartsrapporter, för stickprovsprodukter.
Vägledning för revisor
Uppfyller krav
Företaget har instruktioner eller motsvarande dokumentation/mallar som beskriver hur det bedömer riskleverantörer utifrån åtagandena och processen för tillbörlig aktsamhet, inklusive:
- Hur leverantörsbedömningar omfattar riskleverantörens kapacitet, vilja och genomförande av tillbörlig aktsamhet.
- Hur leverantörsbedömningar genomförs innan ett affärsförhållande inleds, för befintliga riskleverantörer som ännu inte har bedömts och när kontexten sannolikt har förändrats.
- Hur leverantörsbedömningar tar sikte på de mest betydande riskerna som har identifierats, vilket förutsätter att det finns en riskbedömning.
- Hur leverantörsbedömningar går till — genom självskattningar, förkvalificeringar, platsbesök, inspektioner eller inhämtande av revisionsrapporter från tredjeparter (inklusive flerpartsinitiativ).
Det finns leverantörsbedömningar för stickprovsprodukterna och dessa omfattar både leverantörens tillbörliga aktsamhet och de mest betydande riskerna som har identifierats.
Uppfyller inte krav
Företaget saknar instruktioner eller motsvarande dokumentation/mallar som beskriver hur det bedömer riskleverantörer utifrån åtagandena och processen för tillbörlig aktsamhet, eller så är de ofullständiga:
- Leverantörsbedömningar omfattar inte riskleverantörers kapacitet, vilja och genomförande av tillbörlig aktsamhet.
- Leverantörsbedömningar tar inte sikte på de mest betydande riskerna som har identifierats, exempelvis för att det inte finns en riskbedömning.
- Det framgår inte att leverantörsbedömningar genomförs innan affärsförhållanden inleds, för befintliga riskleverantörer som ännu inte har bedömts och när kontexten sannolikt har förändrats.
- Det framgår inte hur leverantörsbedömningar går till — genom självskattningar, förkvalificeringar, platsbesök, inspektioner eller inhämtande av revisionsrapporter från tredjeparter (inklusive flerpartsinitiativ).
Det saknas leverantörsbedömningar för stickprovsprodukterna eller så är de ofullständiga. Exempel på brister kan vara att de bara omfattar leverantörens tillbörliga aktsamhet eller de mest betydande riskerna som har identifierats.
Upprätta åtgärdsplaner
Ni ska upprätta åtgärdsplaner för riskleverantörer, med särskilt fokus på de mest betydande riskerna som har identifierats.
Detta krav handlar inte om de åtgärdsplaner som riskleverantörer upprättar vid revisioner. Det handlar om era egna åtgärdsplaner, som ska ange era åtgärder och de förväntningar ni har på riskleverantörer. Däremot kan de, beroende på ert inflytande och relation, tas fram i samråd med riskleverantörer.
Åtgärdsplanerna ska vara dokumenterade, kommuniceras med riskleverantörer om de tas fram i samråd, och innehålla:
- Åtgärder – beskrivningar av hur ni avser att förhindra och begränsa den negativa påverkan, inklusive den identifierade grundorsaken.
- Tidsramar – datum då åtgärderna senast ska vara genomförda.
- Ansvariga – de personer som ansvarar för att genomföra åtgärderna.
I den mall för riskbedömning av leveranskedjan vi har tagit fram, som finns längre ner under Mallar processkrav 4, få ni hjälp att upprätta åtgärdsplaner för negativ påverkan i leveranskedjan.
Nedan finns förslag på åtgärder för de exempel som ges ovan.
| Exempel på koppling | Förslag på åtgärd |
|---|---|
| Ni säljer datorer från ett varumärke vars tillverkare köper kobolt som utvinns med hjälp av barnarbete. | Påverka varumärket att ansluta sig till Responsible Minerals Initiative och styra sina tillverkare mot att köpa kobolt från godkända smältverk och raffinaderier. Överväg att avsluta samarbetet om de inte är villiga att förbättra sin praxis. |
| Ni säljer skjortor med broderade etiketter, där tillverkaren har outsourcat sömnadsprocessen till barnarbetare som arbetar hemifrån. | Framhåll att barnarbete inte får förekomma och följ upp för att säkerställa att tillverkaren vidtar åtgärder för att underlätta övergången bort från barnarbete. Avsluta samarbetet om tillverkaren inte är villig att förbättra sitt arbete. |
| Ni säljer bananer odlade med bekämpningsmedel som förorenar det omgivande samhällets vattenförsörjning och påverkar arbetarnas fertilitet. | Välj ekologiska och rättvisemärkta bananer för att tillsammans med andra köpare stimulera leverantörer att bli certifierade producenter. Säkerställ att den valda märkningen täcker både miljömässiga och sociala aspekter. |
Särskilt fokus på de mest betydande riskerna
Som vid all tillbörlig aktsamhet ska fokus ligga på de mest betydande riskerna, bedömda utifrån deras sannolikhet och allvarlighet. Detta innebär att åtgärdsplaner ska återspegla er riskprioritering.
I exemplet med barnarbete ovan finns sannolikt andra risker i fabriken, exempelvis oskälig övertid. Eftersom barnarbete troligtvis är den mest allvarliga risken bör den åtgärdas först.
Exakta tidsramar måste fastställas individuellt. När de mest betydande riskerna är åtgärdade ska fokus flyttas till de näst mest betydande och därefter vidare i prioritetsordning.
För stöd för hur ni prioriterar risker utifrån sannolikhet och allvarlighet, se Processkrav 2.
Vad gäller för certifierade produkter?
Att köpa certifierade produkter kan vara en effektiv riskbegränsande åtgärd, men ersätter inte behovet av att bedöma riskleverantörer, upprätta åtgärdsplaner, vidareförmedla åtagandena och den tillbörliga aktsamheten, samt kräva transparens i leveranskedjan.
Certifierade produkter stöds ofta av flerpartsinitiativ som samarbetar med leverantörer i framtagningen av åtgärdsplaner och erbjuder teknisk vägledning. Beslutet att köpa certifierade produkter bör dokumenteras i er åtgärdsplan som en vald riskbegränsande åtgärd.
Förslag på verifikat
- Instruktioner som beskriver hur ni upprättar åtgärdsplaner för riskleverantörer, med särskilt fokus på de mest betydande riskerna som har identifierats.
- Åtgärdsplaner för leverantörer av stickprovsprodukter.
Vägledning för revisor
Uppfyller krav
Företaget har instruktioner eller motsvarande dokumentation/mallar som beskriver hur det upprättar åtgärdsplaner för riskleverantörer/prioriterade inköpskategorier, inklusive:
- Hur åtgärdsplanerna tar sikte på företagets egna åtgärder (t.ex. beslut att köpa certifierade produkter) men att detta inkluderar förväntningar på riskleverantörer.
- Hur åtgärdsplanerna fokuserar på de mest betydande riskerna (bedömda utifrån sannolikhet och allvarlighet).
- Hur åtgärdsplanerna innehåller åtgärder, tidsramar och ansvariga.
Det finns åtgärdsplaner för stickprovsprodukterna och dessa tar sikte på företagets egna åtgärder, fokuserar på de mest betydande riskerna och innehåller åtgärder, tidsramar och ansvariga.
Uppfyller inte krav
Företaget saknar instruktioner eller motsvarande dokumentation/mallar som beskriver hur det upprättar åtgärdsplaner för riskleverantörer/ prioriterade inköpskategorier, eller så är de ofullständiga:
- Det framgår inte att åtgärdsplanerna tar sikte på företagets egna åtgärder (t.ex. beslut att köpa certifierade produkter) inklusive förväntningar på riskleverantörer.
- Det framgår inte att åtgärdsplanerna fokuserar på de mest betydande riskerna (bedömda utifrån sannolikhet och allvarlighet).
- Åtgärdsplanerna saknar åtgärder, tidsramar eller ansvariga.
Det saknas åtgärdsplaner för stickprovsprodukterna eller så är de ofullständiga. Exempel på brister kan vara att de inte tar sikte på företagets egna åtgärder, inte fokuserar på de mest betydande riskerna och/eller inte innehåller åtgärder, tidsramar och/eller ansvariga.
Vidareförmedla kraven
Ni ska skriftligen vidareförmedla åtagandena och processen för tillbörlig aktsamhet till riskleverantörer.
De vanligaste sätten att vidareförmedla åtaganden är genom avtal och uppförandekoder. Det finns inget krav på att använda just regionernas Uppförandekod för leverantörer eller de exakta kontraktsvillkoren om tillbörlig aktsamhet för hållbara leveranskedjor.
Däremot bör ni, så långt det är möjligt, säkerställa att åtagandena i Uppförandekoden för leverantörer omfattas. Detta kräver ofta en jämförelse mellan regionernas uppförandekod, er egen uppförandekod och riskleverantörens policyer. Men då det inte alltid är genomfört att säkerställa att åtagandena omfattas har vi nedan beskrivit hur ni kan tänka vad gäller flerpartsinitiativs uppförandekoder, varumärken som inte skriver under uppförandekoder, och hållbarhetsintyg. Ett annat sätt att lösa problemet med olika innehåll i er och riskleverantörens policyer är att ni hänvisar till båda i era avtal.
När det gäller processen för tillbörlig aktsamhet räcker det att ni vidareförmedlar att riskleverantören ska arbeta i linje med FN:s vägledande principer för företag och mänskliga rättigheter samt OECD:s vägledning om tillbörlig aktsamhet för ansvarsfullt företagande. Detta täcker våra krav.
Om ni väljer att använda European Model Clauses (som för närvarande finns som utkast) innehåller dessa tillräckliga bestämmelser om tillbörlig aktsamhet, inklusive vidareförmedling av processen.
Flerpartsinitiativs uppförandekoder
Underleverantörer har ofta många kunder och kan leverera produkter och tjänster till flera branscher. Därför kan det vara opraktiskt och betungande att ensidigt påtvinga era egna krav utan att ta hänsyn till befintliga eller potentiellt motstridiga förväntningar från andra kunder.
För att hantera denna utmaning kan ni följa internationella eller branschspecifika standarder. Det är dock viktigt att jämföra dessa standarder med åtagandena. Om det finns avvikelser bör ni arbeta inom initiativet för att revidera standarderna så att de ligger i linje med kraven.
Varumärken som inte skriver under uppförandekoder
Vissa underleverantörer, särskilt multinationella varumärken inom exempelvis sko- och elektronikindustrin, avböjer ofta att underteckna mindre återförsäljares uppförandekoder.
Även i dessa fall bör ni granska varumärkets policyer i förhållande till era åtaganden. Om det finns avvikelser kan ni överväga att ansluta er till flerpartsinitiativ för att stärka ert inflytande.
Regioners användning av hållbarhetsintyg
Regioner kan stödja er i vidareförmedlingen genom att använda hållbarhetsintyg i anbudsprocessen.
Dessa intyg fokuserar på varumärkesägarnas åtaganden och processer för tillbörlig aktsamhet, snarare än era egna. Hållbarhetsintyg är särskilt användbara i branscher där återförsäljare har begränsat inflytande över varumärken, exempelvis inom elektronik och fordon.
Det är ni som ansvarar för att vidareförmedla hållbarhetsintyget till varumärkesägarna under anbudsprocessen, för att säkerställa deras åtagande. Varumärkesägarna undertecknar intyget, som sedan skickas in av er som en del av anbudet. En fördel med detta är att varumärkesägarna blir medvetna om att deras produkter ingår i offentlig upphandling och de krav som ställs.
Detta ersätter inte ert ansvar. Ni är fortsatt ansvariga för kontraktsvillkoret, och all kommunikation med varumärkesägarna går genom er. Men tillsammans kan vi stärka vårt inflytande.
Förslag på verifikat
- Instruktioner för vidareförmedling av åtagandena och processen för tillbörlig aktsamhet.
- Avtalsskrivningar som inkluderar åtagandena och processen för tillbörlig aktsamhet, för stickprovsprodukter.
- Undertecknade uppförandekoder, för stickprovsprodukter.
- Om ni använder ett flerpartsinitiativs uppförandekod ska ni kunna uppvisa en jämförelse av uppförandekoden gentemot åtagandena och en beskrivning av hur ni arbetar för att initiativet ska revidera koden, om nödvändigt.
- Om ni säljer varor från ett varumärke som inte undertecknar er uppförandekod ska ni kunna uppvisa en jämförelse av deras uppförandekod gentemot åtagandena och en beskrivning av eventuella åtgärder för att öka ert inflytande.
- Undertecknade hållbarhetsintyg, för stickprovsprodukter.
Vägledning för revisor
Uppfyller krav
Företaget har instruktioner eller motsvarande dokumentation/mallar som beskriver hur det skriftligen vidareförmedlar åtagandena och processen för tillbörlig aktsamhet till riskleverantörer, inklusive:
- Hur detta görs genom avtal och uppförandekoder (se exempel i vägledningen).
- Hur det ställs krav på att riskleverantören i sin tur vidareförmedlar åtagandena och processen för tillbörlig aktsamhet.
Det finns underlag som styrker att åtagandena och processen för tillbörlig aktsamhet har vidareförmedlats för stickprovsprodukterna.
- Om ett flerpartsinitiativs uppförandekod används har företaget jämfört koden med åtagandena och kan förklara hur det arbetar för att påverka initiativet att revidera koden, vid behov.
- Om företaget säljer produkter från ett varumärke som inte undertecknar företagets uppförandekod har företaget jämfört varumärkets uppförandekod med åtagandena (och sin egen kod).
- Om den upphandlande organisationen använder sig av hållbarhetsintyg, är dessa undertecknade av varumärkena.
Uppfyller inte krav
Företaget saknar instruktioner eller motsvarande dokumentation/mallar som beskriver hur det skriftligen vidareförmedla åtagandena och processen för tillbörlig aktsamhet till riskleverantörer, eller så är de ofullständiga:
- Det framgår inte att åtagandena och/eller processen för tillbörlig aktsamhet vidareförmedlas genom avtal eller uppförandekoder.
- Det ställs inte krav på att riskleverantören i sin tur vidareförmedlar åtagandena och processen för tillbörlig aktsamhet.
Det saknas underlag som styrker att åtagandena och processen för tillbörlig aktsamhet har vidareförmedlats för stickprovsprodukterna, eller så är det ofullständigt:
- Åtagandena har vidareförmedlats men inte processen för tillbörlig aktsamhet.
- Företaget använder ett flerpartsinitiativs uppförandekod utan att ha jämfört koden med åtagandena och/eller utan att kunna förklara hur det arbetar för att påverka initiativet att revidera koden, vid behov.
- Företaget säljer produkter från ett varumärke som inte undertecknar företagets uppförandekod utan att ha jämfört varumärkets uppförandekod med åtagandena (och sin egen kod).
- Undertecknade hållbarhetsintyg saknas.
Ålägga redogörelse av leveranskedjorna
Ni ska ålägga riskleverantörer att redogöra för leveranskedjorna i enlighet med kravet på transparens i leveranskedjorna.
Detta krav kommer att anpassas av regionerna i varje upphandling, beroende på branschens komplexitet, risker och mognad, där sluttillverkningsanläggningar är ett minimum.
Komplettera och färdigställa kontraktsvillkoret
Att ålägga riskleverantörer att redogöra för leveranskedjorna leder till bättre kartläggningar av leveranskedjan, bättre riskbedömningar och mer kraftfulla förhindrande och begränsande åtgärder.
Förslag på verifikat
- Avtalsskrivningar för stickprovsprodukter där ni ålägger riskleverantörer att redogöra för leveranskedjorna i enlighet med kravet på transparens i det enskilda kontraktet.
Vägledning för revisor
Uppfyller krav
Företaget har instruktioner eller motsvarande dokumentation/mallar som beskriver hur det ställer krav på transparens i leveranskedjan.
Avtalen med leverantörerna av stickprovsprodukter innehåller villkor som ålägger dem att redovisa sina leveranskedjor åtminstone i enlighet med upphandlande organisations krav på transparens. Dessa krav kan också ha ställts i dialog med leverantören eller i e-postmeddelanden.
Uppfyller inte krav
Företaget saknar instruktioner eller motsvarande dokumentation/mallar som beskriver hur det ställer krav på transparens i leveranskedjan.
Avtalen med leverantörerna av stickprovsprodukter saknar villkor som ålägger dem att redovisa sina leveranskedjor åtminstone i enlighet med upphandlande organisations krav på transparens. Dessa krav har inte heller ställts i dialog med leverantören eller i e-postmeddelanden.
Stoppa eller säga upp avtal
Ni ska säkerställa möjligheten att tillfälligt stoppa leveranser från en underleverantör medan förebyggande och begränsande åtgärder vidtas samt, vid allvarliga avvikelser som inte åtgärdas, möjligheten att säga upp avtal med berörd underleverantör.
Det finns flera sätt att hantera negativ påverkan inom ett affärsförhållande:
- Fortsätta affärsförhållandet medan riskbegränsande åtgärder genomförs.
- Tillfälligt avbryta affärsförhållandet (stoppa leveranser) samtidigt som riskbegränsningen pågår.
- Avsluta affärsförhållandet (säga upp avtalet) om riskbegränsningen misslyckas, inte är genomförbar eller om påverkan är allvarlig.
Beslutet bör baseras på faktorer som ert inflytande, hur avgörande underleverantören är för er
Avgörande underleverantör
En underleverantör är avgörande om den tillhandahåller en vara eller tjänst som är väsentlig för er verksamhet och ni saknar rimliga alternativ. Ett exempel är om ni är beroende av en sällsynt jordartsmetall för er huvudprodukt, där underleverantörer endast finns i högrisksområden.
Vad göra om ni fortsätter affärsförhållandet?
Så länge den negativa påverkan kvarstår och ni väljer att fortsätta affärsförhållandet, bör ni kunna redogöra för era riskbegränsande insatser. Ni måste också vara beredda på att hantera anseendemässiga, ekonomiska eller rättsliga konsekvenser av samarbetet.
Rekommenderade åtgärder:
- Rapportera internt och fortsätt övervaka situationen.
- Ompröva beslutet att fortsätta affärsförhållandet vid förändrade omständigheter eller som en del av er långsiktiga strategi för att hantera negativ påverkan.
Det kan även vara fördelaktigt att förklara ert beslut att fortsätta affärsförhållandet för upphandlande region. Beskriv hur beslutet överensstämmer med era policyer och prioriteringar, vilka åtgärder ni vidtar för att använda ert inflytande, samt hur ni fortsätter att övervaka situationen.
Avslut som sista utväg
Ni bör endast överväga att avsluta affärsförhållandet som en sista utväg. Detta om:
- alla försök att förhindra och begränsa den negativa påverkan har misslyckats,
- den negativa påverkan är oåterkallelig,
- det saknas realistiska möjligheter till förbättring, eller
- allvarlig negativ påverkan har identifierats och den ansvariga parten inte vidtar omedelbara åtgärder för att förhindra eller begränsa den.
Negativ påverkan av beslutet
Om ni beslutar att avsluta affärsförhållandet ska ni identifiera och bedöma negativ påverkan av beslutet. Detta följer av Processkrav 2, som fastställer att ni ska identifiera och bedöma negativ påverkan innan större beslut eller förändringar i verksamheten genomförs.
Ansvarsfullt avslut
Om avslut bedöms vara den lämpligaste åtgärden, bör ni vidta följande steg för ett ansvarsfullt avslut:
- Följa nationella lagar, internationella arbetsnormer och kollektivavtal.
- Kommunicera eskaleringsåtgärder i förväg till underleverantören.
- Informera underleverantörens ledning och fackförening om beslutet, med en tydlig motivering.
- Ge underleverantören skäligt varsel om avslutet, om det är möjligt.
Om ni väljer att använda European Model Clauses (som för närvarande finns som utkast) innehåller dessa tillräckliga bestämmelser om stopp av leveranser och uppsägning av avtal, liksom bestämmelser om avslut som sista utväg, negativ påverkan av beslutet och ansvarsfullt avslut.
Förslag på verifikat
- Instruktioner som beskriver hur ni säkerställer möjligheten att tillfälligt stoppa leveranser från en underleverantör medan förebyggande och begränsande åtgärder vidtas samt, vid allvarliga avvikelser som inte åtgärdas, möjligheten att säga upp avtal med berörd underleverantör.
- Avtalsskrivningar för stickprovsprodukter som gör det möjligt att tillfälligt stoppa leveranser medan förebyggande och begränsande åtgärder vidtas samt, vid allvarliga avvikelser som inte åtgärdas, säga upp avtalet.
Vägledning för revisor
Uppfyller krav
Företaget har instruktioner eller motsvarande dokumentation/mallar som beskriver hur det kan stoppa leveranser från en underleverantör medan förebyggande och begränsande åtgärder vidtas, samt säga upp avtal med berörd underleverantör om allvarliga avvikelser inte åtgärdas.
Avtalen med leverantörerna av stickprovsprodukter innehåller villkor som möjliggör för företaget att tillfälligt stoppa leveranser medan förebyggande och begränsande åtgärder vidtas, samt säga upp avtal om allvarliga avvikelser inte åtgärdas.
Uppfyller inte krav
Företaget saknar instruktioner eller motsvarande dokumentation/mallar som beskriver hur det kan stoppa leveranser från en underleverantör medan förebyggande och begränsande åtgärder vidtas, och/eller säga upp avtal med berörd underleverantör om allvarliga avvikelser inte åtgärdas.
Avtalen med leverantörerna av stickprovsprodukter saknar villkor som möjliggör för företaget att tillfälligt stoppa leveranser medan förebyggande och begränsande åtgärder vidtas, och/eller säga upp avtal om allvarliga avvikelser inte åtgärdas.
Mallar processkrav 4
- Förkvalificeringsformulär
- Mall för riskbedömning av leveranskedjan inkl. åtgärdsplaner och gottgörelseplan
- Mall för uppförandekod för leverantörer
- European Model Clauses (utkast)
- Mall för instruktion för ansvarsfulla inköp (avsnitt 3) (revideras för tillfället)
Leverantörens process för tillbörlig aktsamhet
Integrera åtagandena i policyer och fördela ansvaret för policyer och tillbörlig aktsamhet
Vi förklarar vilka krav som ställs på policyer och hur ansvaret ska fördelas mellan styrelsen, personer i ledningsfunktion och anställda.
Identifiera och bedöma negativ påverkan
Vi förklarar begreppen riskleverantör, kartläggning av leveranskedjan, samråd med rättighetshavare och särskilt sårbara grupper, samt hur ni prioriterar risker utifrån sannolikhet och allvarlighet.
Förhindra och begränsa negativ påverkan som ni orsakar eller bidrar till
Vi förklarar ansvaret att upphöra med aktiviteter som orsakar eller bidrar till negativ påverkan, upprätta åtgärdsplaner och främja hållbara inköpsmetoder.
Förhindra och begränsa negativ påverkan kopplad till er verksamhet
Vi förklarar ansvaret vad gäller leverantörsbedömningar, åtgärdsplaner och vidareförmedling av kraven – inklusive transparens – samt möjligheten att tillfälligt stoppa eller säga upp avtalet.
Följa upp åtgärderna för att förhindra och begränsa negativ påverkan
Vi förklarar vad vi menar med att följa upp åtgärdsplaner, att samråda på ett meningsfullt sätt med rättighetshavare samt att hantera avvikelser.
Möjliggöra klagomål
Vi förklarar klagomålsmekanismers nyckelfunktioner, för vilka intressenter de ska vara öppna samt behovet av att hantera framförda klagomål.
Tillhandahålla gottgörelse
Vi förklarar begreppet, när ni är skyldiga att gottgöra samt behovet av att samråda på ett meningsfullt sätt med drabbade rättighetshavare och utvärdera om de är tillfredsställda med processen och resultatet.