Förbered upphandlingen

Om kontraktet gäller en tjänst i Sverige kan det vara aktuellt att ställa villkor om lön, semester och arbetstid enligt ett svenskt kollektivavtal.

Arbetsrättsliga villkor enligt kollektivavtal

Många tjänsteavtal kräver att leverantören köper in varor från andra länder. Exempelvis kan råolja till asfalt komma från Kanada eller Venezuela, textilier till tvättjänster från Indien eller Bangladesh, och städmaterial från Kina. Vid sådana upphandlingar kan det vara nödvändigt att ställa krav både på arbetsrättsliga villkor enligt kollektivavtal och tillbörlig aktsamhet för hållbara leveranskedjor.

Behövlighetsbedömningen ska göras i varje upphandling och kraven måste stå i proportion till det som upphandlas, enligt de grundläggande upphandlingsprinciperna.

De grundläggande upphandlingsprinciperna

I vissa fall kan upphandlingsföremålet göra att det är oproportionerligt att ställa kravet. Det gäller särskilt för tjänster där varan utgör en liten del, som vid utskriftstjänster för fakturor, där miljökrav på papperet kan vara mer lämpligt. Branschens hållbarhetsmognad kan också påverka om kravet är proportionerligt. Du bör därför säkerställa att små aktörer, som kan erbjuda flexibla lösningar, inte utestängs. Exempelvis kan låssmeder och plantskolor vara egenföretagare eller mikroföretag. Riskerna i tillverkning av lås i Asien och odling av plantor i Sydeuropa kan vara höga samtidigt som att hållbarhetsmognaden är låg. Ta därför upp frågan i dialogmöten, RFI och remisser.

Dialogmöten med leverantörer

Request for information (RFI) och extern remiss

• Ta fram riskanalyser som du delar med leverantörerna.
• Flagga för att kraven avseende tillbörlig aktsamhet kommer att ställas på sikt.
• Uppmuntra leverantörerna att börja bygga intern kompetens och kapacitet.
• Uppmuntra leverantörerna att ta del av den här vägledningen.

Steg 1: Kartlägg leveranskedjan

Det första steget är att kartlägga leveranskedjan för att förstå dess struktur. Detta innebär att identifiera i vilka länder och om möjligt regioner arbetet utförs, särskilt om det sker i områden med höga risker. För vissa branscher, som livsmedel, textilier och IT, finns det mycket information, medan transparensen kan vara låg i andra branscher, som läkemedel. För att samla denna information kan ni fråga kategoriansvariga och leverantörer samt läsa revisionsrapporter eller marknadsanalyser.

Du kan använda den mall som vi har tagit fram för leverantörer.

Det är också viktigt att förstå vilken typ av arbete som utförs och av vilka aktörer. Är det en bransch med låga löner och farliga arbetsprocesser? Består arbetskraften av migrantarbetare eller säsongsarbetare? Är leveranskedjan komplex och saknar transparens? Den här informationen är avgörande för att kunna bedöma både geografiska risker, branschrisker och produktrisker.

Steg 2: Samla information från trovärdiga och oberoende källor

Efter att ha kartlagt ursprung och leveranskedja är nästa steg att samla information om mänskliga rättigheter, arbetstagares rättigheter, miljö och affärsetik i de länder där arbetet utförs, både för sluttillverkning, komponenttillverkning och råvaror. För detta bör du använda trovärdiga och oberoende källor som internationella organisationer, myndigheter, frivilligorganisationer och globala fackförbund.

Steg 3: Identifiera och bedöm negativ påverkan

Det sista steget är att identifiera och bedöma negativ påverkan i leveranskedjan, baserat på den information som samlats i steg 1 och 2. Ofta identifieras flera risker och då behöver du prioritera dem utifrån sannolikhet och allvarlighet. Du bedömer allvarlighet utifrån den negativa påverkans vikt, omfattning och möjlighet att återställa (scale, scope and irremediability på engelska):

• Vikt avser allvaret i den negativa påverkan.
• Omfattning handlar om påverkans räckvidd, till exempel antalet individer som är eller kommer att påverkas, eller omfattningen av miljöskador.
• Möjlighet att återställa innebär eventuella begränsningar i förmågan att återställa de drabbade individerna eller miljön till en situation som motsvarar den före den negativa påverkan.

Allvarlighet är inte ett absolut begrepp – det står i relation till annan negativ påverkan identifierad i det enskilda fallet. Ofta drabbas särskilt sårbara grupper av den allvarligaste påverkan. Därför bör du särskilt uppmärksamma dessa grupper. Om en potentiell påverkan på mänskliga rättigheter dessutom har låg sannolikhet men hög allvarlighet, blir allvarligheten avgörande. Detta innebär att om en negativ påverkan kan leda till förlust av människoliv bör den prioriteras även om den är mindre sannolik.

Om du använder den mall som vi har tagit fram för leverantörer kan du dela riskanalysen med leverantörer, och på så sätt hjälpa dem.

Undersök om det finns branschinitiativ som arbetar för bättre villkor i leveranskedjan. Sådana initiativ kan spara både tid och resurser och bidra till branschgemensamma förbättringar.

I vissa fall kan ni även hänvisa till en märkning i upphandlingsdokumentet.

Regler för användning av märkning

Användning av märkning

Det finns många olika märkningar och det kan vara svårt att veta vad de innebär. Vanligtvis granskar en tredje part att en vara eller tjänst uppfyller märkningens kriterier, men märkningar täcker inte alltid hela leveranskedjan. I komplexa leveranskedjor kan flera tillverkningsled saknas, och vissa märkningar saknar granskning av oberoende part. Trots detta kan märkningar vara ett bra verktyg.

Exempel på märkningar finns i Upphandlingsmyndighetens riskanalystjänst.

Riskanalyser