Processkrav 3 – Förhindra och begränsa
Vi förklarar ansvaret att upphöra med aktiviteter som orsakar eller bidrar till negativ påverkan, upprätta åtgärdsplaner och främja hållbara inköpsmetoder.
Utdrag ur kontraktsvillkoret
Leverantören ska förhindra och begränsa faktisk och potentiell negativ påverkan som leverantören orsakar eller bidrar till genom att
a) upphöra med aktiviteter som orsakar eller bidrar till negativ påverkan i den egna verksamheten eller i leveranskedjorna,
b) upprätta åtgärdsplaner i meningsfulla samråd med berörda rättighetshavare eller deras företrädare, med särskilt fokus på de mest betydande riskerna som har identifierats, samt
c) främja inköpsmetoder som inte försvårar för underleverantörer att efterleva åtagandena i Uppförandekod för leverantörer.
Upphöra med aktiviteter
Ni ska upphöra med aktiviteter som orsakar eller bidrar till negativ påverkan i er egen verksamhet eller i leveranskedjorna. Begreppet aktiviteter omfattar både aktiva handlingar och underlåtenhet, exempelvis att inte tillhandahålla säkerhetsutrustning.
Orsaka
Ni orsakar negativ påverkan om era aktiviteter i sig är tillräckliga för att leda till den negativa påverkan.
Bidra till
Ni bidrar till negativ påverkan om era aktiviteter medverkar till, underlättar eller uppmuntrar en annan part att orsaka den, eller om påverkan uppstår genom en kombination av era och andra parters aktiviteter.
Generellt sett orsakar ni negativ påverkan inom och i anslutning till er egen verksamhet, medan bidrag kan ske både inom er egen verksamhet och i leveranskedjorna.
Exempel på orsaka
- Ni utsätter er fabriksarbetare för farliga arbetsförhållanden genom att inte tillhandahålla tillräcklig säkerhetsutrustning.
- Ni diskriminerar kvinnor eller etniska minoriteter i era anställningsprocesser.
- Ni orsakar omfattande föroreningar i det omgivande samhällets dricksvatten genom kemiska utsläpp från er produktion.
- Ni betalar mutor till svenska eller utländska offentliga tjänstemän.
Exempel på bidra till
- Ni lånar ut fordon till säkerhetsstyrkor, som reser med dem till lokala byar och begår övergrepp.
- Ni sätter en orimligt kort leveranstid eller gör sena ändringar utan att justera tidsfrister och priser, vilket tvingar era leverantörer att bryta mot arbetares rättigheter, exempelvis genom oskälig övertid.
- Ni släpper ut stora mängder koldioxid från er fabrik. Även om ni orsakar era egna utsläpp är ni inte ensamt ansvariga för klimatförändringarna.
För att ett bidrag ska räknas enligt kontraktsvillkoret måste det dock vara betydande – mindre eller triviala bidrag räknas inte. Vid denna bedömning ska flera faktorer beaktas:
Er påverkan på en annan parts agerande
I vilken utsträckning era aktiviteter ökar risken för att en negativ påverkan ska uppstå.
Er kännedom om den negativa påverkan
I vilken utsträckning ni kan eller bör vara medvetna om påverkan eller risken för att den uppstår (förutsebarhet).
Er möjlighet att begränsa den negativa påverkan
I vilken grad era aktiviteter faktiskt begränsar den negativa påverkan eller risken för att den ska uppstå.
I den mall för riskbedömning av leveranskedjan som vi har tagit fram, som finns längre ner under Mallar processkrav 3, få ni hjälp att definiera ansvaret för negativ påverkan i leveranskedjan.
Om ni bidrar till negativ påverkan bör ni, i så stor utsträckning som möjligt, använda ert inflytande för att begränsa eventuell återstående negativ påverkan. Se Processkrav 4 för mer information.
Förslag på verifikat
- Instruktioner som beskriver hur ni avgör om ni orsakar, bidrar till eller är kopplade till negativ påverkan.
- Instruktioner som beskriver hur ni arbetar för att förhindra, begränsa och upphöra med negativ påverkan.
- Riskbedömningar för er egen verksamhet, där ansvaret har definierats.
- Riskbedömningar för leveranskedjan för stickprovsprodukter, där ansvaret har definierats.
- Mötesprotokoll, styrelsebeslut eller genomförda åtgärdsplaner som visar att aktiviteter som orsakar eller bidrar till negativ påverkan i er egen verksamhet har upphört.
- Mötesprotokoll, styrelsebeslut eller genomförda åtgärdsplaner som visar att aktiviteter som orsakar eller bidrar till negativ påverkan i leveranskedjan för stickprovsprodukter har upphört.
Vägledning för revisor
Uppfyller krav
Företaget har instruktioner eller motsvarande dokumentation/mallar som beskriver hur det avgör om det orsakar, bidrar till eller är kopplad till negativ påverkan i den egna verksamheten och i leveranskedjorna.
Ansvaret för negativ påverkan har definierats i riskbedömningar för den egna verksamheten.
Ansvaret för negativ påverkan har definierats i riskbedömningar för leveranskedjorna för stickprovsprodukter.
Företaget har instruktioner eller motsvarande dokumentation/mallar som beskriver hur det arbetar för att förhindra, begränsa och upphöra med negativ påverkan i den egna verksamheten och i leveranskedjorna.
Det räcker att företaget kan visa att det finns rutiner för att upphöra med aktiviteter som orsakar eller bidrar till negativ påverkan i den egna verksamheten och i leveranskedjorna—det krävs inte bevis på faktisk tillämpning. Sådan dokumentation kan dock stärka företagets påstående om att rutiner finns. Exempel är protokoll där beslut om att upphöra med aktiviteter som orsakar eller bidrar till negativ påverkan i den egna verksamheten eller leveranskedjan har antecknats samt genomförda åtgärdsplaner som visar att aktiviteter har upphört.
Uppfyller inte krav
Företaget saknar instruktioner eller motsvarande dokumentation/mallar som beskriver hur det avgör om man orsakar, bidrar till eller är kopplad till negativ påverkan i den egna verksamheten och i leveranskedjorna.
Ansvaret för negativ påverkan har inte definierats i riskbedömningar för den egna verksamheten.
Ansvaret för negativ påverkan har inte definierats i riskbedömningar för leveranskedjorna för stickprovsprodukter.
Företaget saknar instruktioner eller motsvarande dokumentation/mallar som beskriver hur det arbetar för att förhindra, begränsa och upphöra med negativ påverkan i den egna verksamheten och i leveranskedjorna.
Företaget saknar dessutom bevis på faktisk tillämpning, något som skulle kunna stärka företagets påstående om att rutiner finns.
Upprätta åtgärdsplaner
Ni ska upprätta åtgärdsplaner i meningsfulla samråd med berörda rättighetshavare eller deras företrädare, med särskilt fokus på de mest betydande riskerna som har identifierats.
Syftet är att förhindra och begränsa framtida negativ påverkan. Åtgärderna ska anpassas efter den specifika påverkan och det är avgörande att de adresserar grundorsaken till problemet.
Åtgärdsplanerna ska vara dokumenterade, kommuniceras med den berörda parten och innehålla:
- Åtgärder – beskrivningar av hur ni avser att förhindra och begränsa den negativa påverkan, inklusive den identifierade grundorsaken.
- Tidsramar – datum då åtgärderna senast ska vara genomförda.
- Ansvariga – de personer som ansvarar för att genomföra åtgärderna.
I Sverige finns krav på åtgärder i lagstiftning såsom arbetsmiljölagen, diskrimineringslagen och miljöbalken, där det också krävs att åtgärder planeras och genomförs så snart som möjligt.
I den mall för riskbedömning av leveranskedjan som vi har tagit fram, som finns längre ner under Mallar processkrav 3, får ni hjälp att upprätta åtgärdsplaner för negativ påverkan i leveranskedjan.
Nedan finns förslag på åtgärder för de exempel som ges ovan.
| Exempel på orsaka | Förslag på åtgärd |
|---|---|
| Ni utsätter er fabriksarbetare för farliga arbetsförhållanden genom att inte tillhandahålla tillräcklig säkerhetsutrustning. | Undanröj faran för att förebygga skador och ohälsa. Om det inte är möjligt, tillhandahåll säkerhetsutrustning och anpassa produktionsprocesser vid behov. |
| Ni diskriminerar kvinnor eller etniska minoriteter i era anställningsprocesser. | Inför en policy mot diskriminering i anställningar, med tydliga riktlinjer för genomförande. |
| Ni orsakar omfattande föroreningar i det omgivande samhällets dricksvatten genom kemiska utsläpp från er produktion. | Installera vattenrening för att minska föroreningarnas påverkan. |
| Ni betalar mutor till svenska eller utländska offentliga tjänstemän. | Utbilda anställda i antikorruption, inklusive hur mutfall ska rapporteras till myndigheter. |
| Exempel på bidra till | Förslag på åtgärd |
|---|---|
| Ni släpper ut stora mängder koldioxid från er fabrik. Även om ni orsakar era egna utsläpp är ni inte ensamt ansvariga för klimatförändringarna. | Investera i en bättre anläggning och utrustning, exempelvis klimatsmart teknik eller förnybar energi. |
| Ni sätter en orimligt kort leveranstid eller gör sena ändringar utan att justera tidsfrister och priser, vilket tvingar era leverantörer att bryta mot arbetares rättigheter, exempelvis genom oskälig övertid. | Anpassa inköpsmetoder genom långsiktig planering och nära samarbete med leverantörer för att förhindra oskälig övertid. |
| Ni lånar ut fordon till säkerhetsstyrkor, som reser med dem till lokala byar och begår övergrepp. | Inför en policy för mänskliga rättigheter, inklusive er hållning till säkerhetsstyrkor, med tydliga riktlinjer för genomförande. |
Meningsfulla samråd med berörda rättighetshavare
Ni måste förstå farhågorna hos dem som påverkas av er verksamhet. Därför ska åtgärdsplaner tas fram i meningsfulla samråd med berörda rättighetshavare eller deras företrädare, eller med leverantörer om ni har bidragit till negativ påverkan i leveranskedjan och samråd med rättighetshavarna inte är möjligt.
Detta innebär att samråden ska präglas av tvåvägskommunikation, god tro och lyhördhet samt vara pågående. I detta ligger en beredskap från er sida att hantera den negativa påverkan ni orsakar eller bidrar till och att säkerställa att överenskomna åtaganden följs upp och genomförs.
Särskilt fokus på de mest betydande riskerna
Som vid all tillbörlig aktsamhet ska fokus ligga på de mest betydande riskerna, bedömda utifrån deras sannolikhet och allvarlighet. Detta innebär att åtgärdsplaner ska återspegla er riskprioritering.
- En livshotande fara, exempelvis brist på säkerhetsanordningar, måste åtgärdas omedelbart.
- En processuell avvikelse, som avsaknad av riktlinjer kring trakasserier, kan hanteras inom en längre tidsram.
Exakta tidsramar måste fastställas individuellt. När de mest betydande riskerna är åtgärdade ska fokus flyttas till de näst mest betydande och därefter vidare i prioritetsordning.
För stöd för hur ni prioriterar risker utifrån sannolikhet och allvarlighet, se Processkrav 2.
Förslag på verifikat
- Åtgärdsplaner för den egna verksamheten, som upprättats i samråd med rättighetshavare eller deras företrädare.
- Åtgärdsplaner för stickprovsprodukter, som eventuellt har upprättats i samråd med leverantörer.
Vägledning för revisor
Uppfyller krav
Företaget har instruktioner eller motsvarande dokumentation/mallar som beskriver hur det avgör om det orsakar, bidrar till eller är kopplad till negativ påverkan i den egna verksamheten och i leveranskedjorna.
Ansvaret för negativ påverkan har definierats i riskbedömningar för den egna verksamheten.
Ansvaret för negativ påverkan har definierats i riskbedömningar för leveranskedjorna för stickprovsprodukter.
Företaget har instruktioner eller motsvarande dokumentation/mallar som beskriver hur det arbetar för att förhindra, begränsa och upphöra med negativ påverkan i den egna verksamheten och i leveranskedjorna.
Företaget har dokumenterade åtgärdsplaner för att förhindra och begränsa negativ påverkan som det orsakar eller bidrar till i och omkring den egna verksamheten — om företaget omfattas av lagkrav ska det åtminstone finnas åtgärdsplaner för arbetsmiljö, diskriminering och/eller miljö.
Företaget har dokumenterade åtgärdsplaner för att förhindra och begränsa negativ påverkan som det orsakar eller bidrar till i leveranskedjorna för stickprovsprodukter. Dessa åtgärdsplaner bör vara desamma som under processkrav 4 men ansvaret för negativ påverkan skiljer sig åt beroende på om företaget har bidragit till påverkan eller är kopplad till den.
- Det framgår att åtgärdsplanerna har tagits fram i samråd med leverantörerna, om relevant och relationen tillräckligt stark.
- Det framgår att samråden präglas av tvåvägskommunikation, lyhördhet, god tro och kontinuitet.
- Det framgår att åtgärdsplanerna fokuserar på de mest betydande riskerna (bedömda utifrån sannolikhet och allvarlighet).
- Åtgärdsplanerna innehåller åtgärder, tidsramar och ansvariga.
Uppfyller inte krav
Företaget saknar dokumenterade åtgärdsplaner för att förhindra och begränsa negativ påverkan som det orsakar eller bidrar till i och omkring den egna verksamheten, eller så är de ofullständiga:
- Åtgärdsplaner saknas för arbetsmiljö, diskriminering och/eller miljö trots att verksamheten omfattas av lagkrav.
- Det inte framgår att åtgärdsplanerna har tagits fram i samråd med berörda rättighetshavare eller deras företrädare.
- Det framgår inte att samråden präglas av tvåvägskommunikation, lyhördhet, god tro och kontinuitet.
- Det framgår inte att åtgärdsplanerna fokuserar på de mest betydande riskerna (bedömda utifrån sannolikhet och allvarlighet).
- Åtgärdsplanerna saknar åtgärder, tidsramar och/eller ansvariga.
Företaget saknar dokumenterade åtgärdsplaner för att förhindra och begränsa negativ påverkan som det orsakar eller bidrar till i leveranskedjorna för stickprovsprodukter, eller så är de ofullständiga:
- Det framgår inte att åtgärdsplanerna har tagits fram i samråd med leverantörer, om relevant och relationen tillräckligt stark.
- Det framgår inte att samråden präglas av tvåvägskommunikation, lyhördhet, god tro och kontinuitet.
- Det framgår inte att åtgärdsplanerna fokuserar på de mest betydande riskerna (bedömda utifrån sannolikhet och allvarlighet).
- Åtgärdsplanerna saknar åtgärder, tidsramar och/eller ansvariga.
Främja ansvarsfulla inköpsmetoder
Ni ska främja inköpsmetoder som inte försvårar för underleverantörer att efterleva åtagandena, det vill säga ansvarsfulla inköpsmetoder.
Era inköpsmetoder har en avgörande roll i att antingen skydda eller skada arbetare. Som köpare är det viktigt att förstå att era beslut kan bidra till bättre villkor i leveranskedjan – eller tvärtom, förstärka och förvärra den negativa påverkan. Här är exempel på inköpsmetoder och de risker de kan medföra:
| Inköpsmetod | Risk för negativ påverkan |
|---|---|
| Tidspress | Oskälig övertid |
| Prispress | Oskäliga löner |
| Orderändringar i sista minuten, som kvantitetsökningar eller designändringar | Oskälig övertid, osäkra anställningar |
| Ändringar av betalningsvillkor under kontraktstid | Oskäliga löner |
| Avtal utan förhandlingsutrymme, som försvårar för leverantörer att uppfylla åtagandena | Brister i hälsa och säkerhet, oskäliga löner, oskälig övertid, osäkra anställningar |
| Otillräcklig vikt för hållbarhet i utvärderingskriterier, inklusive leverantörens kapacitet att iaktta tillbörlig aktsamhet | Alla åtaganden |
| Brist på gottgörelse vid bidrag till negativ påverkan | Alla åtaganden |
| Avslut utan ansvarsfulla utträden | Alla åtaganden |
Ett viktigt sätt att främja ansvarsfulla inköpsmetoder är att utbilda och motivera inköpsteamet att förstå sambandet mellan inköpsmetoder och hållbara leveranskedjor.
För praktiskt stöd om ansvarsfulla inköpsmetoder rekommenderar vi den Buyer Code som har tagits fram av en arbetsgrupp inom American Bar Association Business Law Section, samt utkastet till European Model Clauses. Båda ingår i Responsible Contracting Projects verktygslåda. Responsible Contracting Project leder för närvarande även samrådsprocessen för att färdigställa European Model Clauses, som har utvecklats av en europeisk arbetsgrupp och är utformade för att ligga i linje med Corporate Sustainability Due Diligence Directive, FN:s vägledande principer och OECD:s vägledning för tillbörlig aktsamhet. Utkastet finns tillgängligt på Responsible Contracting Projects webbplats.
Vi rekommenderar även Ethical Trading Initiative’s Guide to Buying Responsibly och det material som har sammanställts av Working Group on Responsible Purchasing Practices som båda ger praktiska insikter i ansvarsfulla inköpsmetoder. Här nedan finns också en kort video om ansvarsfulla inköp.
Förslag på verifikat
- Riktlinjer för ansvarsfulla inköp.
- Uppförandekoder för köpare.
- Kontraktsvillkor om delat ansvar.
- PowerPoint-presentationer eller skärmdumpar från utbildningar om ansvarsfulla inköpsmetoder.
- Mötesprotokoll där beslut om längre ledtider, justerade prismodeller, ändrade betalningsvillkor m.m. har antecknats, för stickprovsprodukter.
Vägledning för revisor
Uppfyller krav
Företaget har instruktioner eller motsvarande dokumentation/mallar som beskriver hur det främjar ansvarsfulla inköpsmetoder. Detta kan vara:
- Riktlinjer för ansvarsfulla inköp, uppförandekod för köpare eller kontraktsvillkor som bygger på delat ansvar.
- Bevis på att inköpsteamet har utbildats i ansvarsfulla inköpsmetoder, såsom PowerPoint-presentationer eller skärmdumpar.
- Mötesprotokoll eller liknande som visar att företaget har fattat beslut om förbättrade inköpsvillkor (t.ex. längre ledtider, anpassade prismodeller eller betalningsvillkor).
Observera att dokumentationen inte behöver vara kopplad till stickproven.
Uppfyller inte krav
Företaget saknar instruktioner eller motsvarande dokumentation/mallar som beskriver hur det främjar ansvarsfulla inköpsmetoder.
- Det finns inga riktlinjer för ansvarsfulla inköp, uppförandekod för köpare eller kontraktsvillkor som bygger på delat ansvar.
- Det finns inga bevis på att inköpsteamet har utbildats i ansvarsfulla inköpsmetoder, såsom PowerPoint-presentationer eller skärmdumpar.
- Det saknas mötesprotokoll eller liknande som visar att företaget har fattat beslut om förbättrade inköpsvillkor (t.ex. längre ledtider, anpassade prismodeller eller betalningsvillkor).
Det framgår inte heller på något annat sätt att företaget främjar ansvarsfulla inköpsmetoder.
Mallar processkrav 3
- Mall för riskbedömning av leveranskedjan inkl. åtgärdsplaner och gottgörelseplan
- Responsible Purchasing Code of Conduct (The Buyer Code)
- European Model Clauses (utkast)
- Mall för instruktion för ansvarsfulla inköp (avsnitt 3) (revideras för tillfället)
Leverantörens process för tillbörlig aktsamhet
Integrera åtagandena i policyer och fördela ansvaret för policyer och tillbörlig aktsamhet
Vi förklarar vilka krav som ställs på policyer och hur ansvaret ska fördelas mellan styrelsen, personer i ledningsfunktion och anställda.
Identifiera och bedöma negativ påverkan
Vi förklarar begreppen riskleverantör, kartläggning av leveranskedjan, samråd med rättighetshavare och särskilt sårbara grupper, samt hur ni prioriterar risker utifrån sannolikhet och allvarlighet.
Förhindra och begränsa negativ påverkan som ni orsakar eller bidrar till
Vi förklarar ansvaret att upphöra med aktiviteter som orsakar eller bidrar till negativ påverkan, upprätta åtgärdsplaner och främja hållbara inköpsmetoder.
Förhindra och begränsa negativ påverkan kopplad till er verksamhet
Vi förklarar ansvaret vad gäller leverantörsbedömningar, åtgärdsplaner och vidareförmedling av kraven – inklusive transparens – samt möjligheten att tillfälligt stoppa eller säga upp avtalet.
Följa upp åtgärderna för att förhindra och begränsa negativ påverkan
Vi förklarar vad vi menar med att följa upp åtgärdsplaner, att samråda på ett meningsfullt sätt med rättighetshavare samt att hantera avvikelser.
Möjliggöra klagomål
Vi förklarar klagomålsmekanismers nyckelfunktioner, för vilka intressenter de ska vara öppna samt behovet av att hantera framförda klagomål.
Tillhandahålla gottgörelse
Vi förklarar begreppet, när ni är skyldiga att gottgöra samt behovet av att samråda på ett meningsfullt sätt med drabbade rättighetshavare och utvärdera om de är tillfredsställda med processen och resultatet.