Vanliga frågor

Sveriges regioner och Adda Inköpscentral har ställt krav på tillbörlig aktsamhet i olika former i över tio år. Merparten av kraven avser leverantörens egna policyer och processer. Ett mindre antal krav avser avtalsmässiga rättigheter.

Kraven gäller från kontraktstart, om inte annat anges.

I praktiken sker uppföljningen av kontraktet vanligtvis en tid efter att kontraktet har trätt i kraft, vilket ger leverantörer möjlighet att förbereda sig och utveckla sina system. Vägledningen förklarar vad som normalt uppfyller respektive krav och vad som inte gör det. Den innehåller också e-utbildningar och mallar som stöd för leverantörer.

Sveriges regioner bekostar dessutom de två första kontorsrevisionerna. Adda Inköpscentral bekostar däremot endast revisionen om leverantören blir godkänd.

Läs mer:

Vägledning tillbörlig aktsamhet – husr.se (vägledning för upphandlare och leverantörer)

Centrala begrepp förklaras under Nyckelbegrepp och används konsekvent genom hela vägledningen.

Läs mer:

Nyckelbegrepp – husr.se (vägledning för upphandlare och leverantörer)

Kontraktsvillkoren fokuserar på tillbörlig aktsamhet och innehåller sju processkrav. För varje processkrav ger vägledningen exempel på verifikat och beskriver vad som uppfyller kravet och vad som inte gör det.

Vägledningen bygger på FN:s vägledande principer för företag och mänskliga rättigheter samt OECD:s vägledning om tillbörlig aktsamhet för ansvarsfullt företagande. Det innebär att vägledningen tar hänsyn till rimliga åtgärder och skäliga ansträngningar, särskilt för små och medelstora företag.

Uppförandekoden innehåller resultatkrav. Dessa följs huvudsakligen upp genom incidenthantering, vilket kan omfatta fabriksrevisioner. Incidenthanteringen fokuserar på allvarliga avvikelser: tvångsarbete, barnarbete, arbetsförhållanden som medför fara för liv, allvarlig miljöskada, storskalig korruption och attacker på miljö- och människorättsförsvarare.

Läs mer:

2. Leverantörens tillbörliga aktsamhet – husr.se (vägledning för leverantörer)

3. Förvalta avtalet – husr.se (vägledning för upphandlare)

Kontraktsvillkoren är tillämpbara på all verksamhet som har anknytning till det som upphandlas, i enlighet med lagen om offentlig upphandling. Det innebär att de är tillämpbara på hela livscykeln för de varor, tjänster eller entreprenader som upphandlas, inklusive hela leveranskedjan.

Kontraktsvillkoren skiljer dock mellan att orsaka, bidra till och vara kopplad till en negativ påverkan. Om leverantören orsakar eller bidrar till en negativ påverkan är förväntningarna högre. Om leverantören endast är kopplad till en negativ påverkan genom en affärsrelation ligger fokus på att använda sitt inflytande för att förhindra eller begränsa den negativa påverkan.

Detta tillvägagångssätt är i linje med FN:s vägledande principer för företag och mänskliga rättigheter samt OECD:s vägledning om tillbörlig aktsamhet för ansvarsfullt företagande.

Läs mer:

3. Förhindra och begränsa (orsak/bidrag) – husr.se (vägledning för leverantörer)

4. Förhindra och begränsa (koppling) – husr.se (vägledning för leverantörer)

Kontraktsvillkoren bygger på ett riskbaserat arbetssätt, vilket innebär att leverantörer inte förväntas behandla alla förstahandsleverantörer på samma sätt. Leverantörer förväntas identifiera riskleverantörer och fokusera sitt arbete med tillbörlig aktsamhet där riskerna är som störst. Det innebär att fokus inte ligger på samtliga leverantörer, utan på de leveranskedjor – eller delar av dem – där riskerna är störst.

Detta tillvägagångssätt är i linje med FN:s vägledande principer för företag och mänskliga rättigheter samt OECD:s vägledning om tillbörlig aktsamhet för ansvarsfullt företagande.

Läs mer:

2. Riskbedömningar – husr.se (vägledning för leverantörer)

4. Förhindra och begränsa (koppling) – husr.se (vägledning för leverantörer)

Skyldigheten att tillhandahålla gottgörelse gäller när leverantören har orsakat eller bidragit till en faktisk negativ påverkan. I sådana situationer ska leverantören, i den mån det går, återställa drabbade rättighetshavare till den situation de skulle befinna sig i om den negativa påverkan inte hade inträffat, samt möjliggöra en gottgörelse som står i proportion betydelsen och omfattningen av den negativa påverkan.

Om leverantören endast är kopplad till en negativ påverkan genom en affärsrelation innebär kontraktsvillkoren ingen skyldighet att tillhandahålla gottgörelse. Leverantören bör däremot använda sitt inflytande för att uppmuntra till och stödja lämplig gottgörelse. I praktiken kan detta innebära att samarbeta med Sveriges regioner, Adda Inköpscentral och andra köpare för att öka inflytandet och främja en effektiv gottgörelse.

Detta tillvägagångssätt är i linje med FN:s vägledande principer för företag och mänskliga rättigheter samt OECD:s vägledning om tillbörlig aktsamhet för ansvarsfullt företagande.

Läs mer:

7. Gottgörelse – husr.se (vägledning för leverantörer)

Rapporteringsskyldigheten omfattar endast allvarliga avvikelser: tvångsarbete, barnarbete, arbetsförhållanden som medför fara för liv, allvarlig miljöskada, storskalig korruption och attacker på miljö- och människorättsförsvarare.

Leverantören ska rapportera sådana avvikelser inom två veckor om det finns skälig anledning att anta att en sådan har inträffat. Rapporten ska beskriva de faktiska omständigheterna samt genomförda och planerade åtgärder.

För kontrakt med Sveriges regioner kan rapporteringsskyldigheten, när så är lämpligt, fullgöras genom rapportering till det nationella kansliet i stället för till varje enskild region.

Läs mer:

3. Leverantörens rapporteringsskyldighet – husr.se (vägledning för leverantörer)

Rapporten ska bygga på den information som finns tillgänglig vid rapporteringstillfället, även om den ännu inte är fullständig eller slutligt verifierad.

Syftet med rapporteringsskyldigheten är att ge Sveriges regioner och Adda Inköpscentral möjlighet att använda sitt inflytande tillsammans med leverantören och andra köpare för att förhindra, begränsa och gottgöra negativ påverkan. Fokus ligger på dialog och effektiva åtgärder – inte på att bestraffa leverantörer.

Leverantörer uppmuntras också att, när så är lämpligt, bjuda in relevanta upphandlande organisationer till ett gemensamt möte i stället för att föra separata dialoger med varje enskild upphandlande organisation.

Läs mer:

3. Leverantörens rapporteringsskyldighet – husr.se (vägledning för leverantörer)

Tidsfristen på fyra veckor gäller för egenrapportering, transparens i leveranskedjorna och revisioner.

Egenrapportering och kontorsrevisioner avser huvudsakligen leverantörens egna policyer och processer. Detta är information som leverantören normalt förväntas kunna tillhandahålla inom fyra veckor. Kontorsrevisioner föregås dessutom vanligtvis av ett inledande möte, vilket ger leverantören ytterligare tid att förbereda sig och involvera relevanta interna funktioner.

Begäran om transparens i leveranskedjorna utgår från den transparensnivå som har fastställts i den enskilda upphandlingen. Som lägstanivå förväntas leverantörer kunna redovisa var sluttillverkning sker.

Om information behöver inhämtas från underleverantörer eller globala koncernfunktioner är Sveriges regioner och Adda Inköpscentral medvetna om att detta kan ta längre tid. I praktiken hanteras tidsfristerna pragmatiskt när leverantören är transparent, samarbetsvillig och kan förklara varför ytterligare tid behövs.

Syftet med tidsfristerna är inte att skapa oproportionerlig press, utan att säkerställa att kontraktsuppföljningen kan genomföras på ett strukturerat och förutsägbart sätt.

Läs mer:

3. Förvalta avtalet – husr.se (vägledning för upphandlare)

1. Förbered upphandlingen – husr.se (vägledning för upphandlare)

Revisionsrätten ska inte tolkas som en garanti för att tillträde till underleverantörers verksamheter alltid kan säkerställas.

Leverantörer förväntas använda sitt inflytande och vidta rimliga åtgärder för att möjliggöra tillträde. Det kan exempelvis innebära att införa motsvarande krav i leverantörsavtal, föra dialog med underleverantörer, förklara syftet med revisionen samt samarbeta med Sveriges regioner eller Adda Inköpscentral för att hitta praktiska lösningar.

Att få tillträde till verksamheter, särskilt uppströms i leveranskedjan, kan ta tid och vara beroende av flera aktörers medverkan. Bedömningen fokuserar därför på om leverantören har vidtagit rimliga åtgärder och använt sitt inflytande för att möjliggöra tillträde, snarare än på om tillträde i slutändan kan säkerställas.

Läs mer:

3. Förvalta avtalet – husr.se (vägledning för upphandlare)

Kravet på att kartlägga leveranskedjan (avsnitt 2.2 b) utgör en del av leverantörens tillbörliga aktsamhet, medan kravet på transparens i leveranskedjan (avsnitt 4.4) fastställs av upphandlaren i den enskilda upphandlingen.

Kartläggning av leveranskedjan utgör grunden för att kunna bedöma risker i hela leveranskedjan. Leverantörer förväntas känna till var sluttillverkning sker och kunna göra en övergripande bedömning av var komponenttillverkning, smältverk och raffinaderier samt råvaruutvinning sker. Uppströms kan denna bedömning bygga på antaganden.

Transparens i leveranskedjan avser vilken information leverantören ska redogöra för. Nivån på transparensen bestäms i den enskilda upphandlingen. Som lägstanivå ska leverantören kunna redovisa var sluttillverkning sker, medan mer långtgående krav på transparens endast bör användas när de är proportionerliga.

Transparens i leveranskedjan är inte detsamma som spårbarhet. Spårbarhet avser normalt möjligheten att följa en specifik produkt, komponent eller råvara genom leveranskedjan.

Läs mer:

2. Riskbedömningar – husr.se (vägledning för leverantörer)

1. Förbered upphandlingen – husr.se (vägledning för upphandlare)

3. Förvalta avtalet – husr.se (vägledning för upphandlare)

Den transparensnivå som krävs beror på branschens komplexitet, risker och mognad. Regionernas kansli har tagit fram rekommenderade transparensnivåer för vissa produkter. Dessa nivåer bedöms vara proportionerliga.

Om det saknas en nationell rekommendation för en prioriterad inköpskategori och den upphandlande organisationen inte kan bedöma branschens komplexitet, risker och mognad, ska transparenskravet begränsas till sluttillverkningsanläggningar. Det innebär att alla leverantörer ska känna till var deras produkter sluttillverkas, medan mer långtgående krav på transparens endast bör användas när det är motiverat.

Läs mer:

1. Förbered upphandlingen – husr.se (vägledning för upphandlare)

Leverantörer kan i vissa fall omfattas av sekretessåtaganden eller rättsliga begränsningar. Om så är fallet ska leverantören förklara vilken begränsning som gäller, vem som åberopar den, vilken information som inte kan delas samt vilka ansträngningar som har gjorts för att inhämta eller lämna ut informationen. Om fullständig redogörelse inte är möjlig kan leverantören tillhandahålla alternativa försäkringar. Det kan exempelvis vara aggregerad information, sammanfattningar, beskrivningar av processer, tredjepartsverifiering eller annan relevant dokumentation.

I de flesta upphandlingar omfattar transparenskravet endast sluttillverkningsanläggningar. Leverantörer har normalt rätt att dela denna information med sina kunder. Frågan aktualiseras därför främst när det gäller underleverantörer uppströms i leveranskedjan.

I praktiken förhindrar sekretess sällan meningsfull uppföljning. Revisioner och uppföljningar genomförs normalt i dialog, och i många fall är det tillräckligt att leverantören visar dokumentation vid ett möte utan att lämna ut kopior.

Om en tredje part begär ut handlingar som förvaras hos Sveriges regioner görs en individuell sekretessprövning enligt offentlighets- och sekretesslagen. Information om underleverantörer omfattas normalt av sekretess om ett utlämnande skulle kunna orsaka kommersiell skada. Adda Inköpscentral omfattas inte av lagen.

Läs mer:

3. Förvalta avtalet – husr.se (vägledning för upphandlare)

Om en avvikelse från uppförandekoden eller processen för tillbörlig aktsamhet har identifierats ska leverantören ta fram en tidsatt åtgärdsplan som ska godkännas av den upphandlande organisationen. Åtgärdsplanen ska stå i proportion till avvikelsernas allvarlighet och ska beskriva hur avvikelserna ska åtgärdas inom tidsramen.

Syftet är att säkerställa att avvikelser hanteras på ett strukturerat, realistiskt och skyndsamt sätt. Fokus ligger på förbättringar, inte på godtyckliga bedömningar av åtgärdsplanen.

Läs mer:

3. Förvalta avtalet – husr.se (vägledning för upphandlare)

Kontraktsvillkorens syfte är att förbättra leverantörers verksamhet och leveranskedjor. Uppsägning av kontrakt blir endast aktuellt om avvikelser är återkommande eller allvarliga. Det kan exempelvis vara fallet om leverantören inte medverkar i uppföljningen, inte åtgärdar identifierade avvikelser eller om en allvarlig avvikelse har identifierats och den part som orsakat avvikelsen inte omedelbart vidtar åtgärder för att förhindra och begränsa den.

Vägledningen bygger på principen gottgörelse först. Det innebär att Sveriges regioner och Adda Inköpscentral i första hand eftersträvar dialog, korrigerande åtgärder och, när det är lämpligt, gottgörelse innan uppsägning av kontrakt.

Läs mer:

3. Förvalta avtalet – husr.se (vägledning för upphandlare)

Sveriges regioner publicerar sammanfattningar från samordnade uppföljningar för att främja transparens, stärka samordningen mellan regionerna och andra offentliga köpare samt undvika onödiga dubbleringar av revisioner och uppföljningar. Syftet är inte att rangordna leverantörer eller att ”hänga ut” någon.

Sammanfattningarna innehåller inte konfidentiell affärsinformation. Fullständiga revisionsrapporter omfattas av sekretessprövning innan någon information kan lämnas ut.

Om korrigerande åtgärder fortfarande pågår ska publicerade sammanfattningar ses som en ögonblicksbild. De uppdateras i takt med att uppföljningen fortskrider och åtgärderna genomförs.

Läs mer:

Revisionsrapporter – husr.se