Programförklaring 2030

Sveriges regioner ansvarar för några av de samhällsviktiga verksamheter som påverkar medborgarnas liv allra mest. Hälso- och sjukvården och kollektivtrafiken är de största och kanske viktigaste. Upphandlingsarbetet i Sveriges regioner syftar till att säkra tillgången till de produkter och tjänster som krävs för att bedriva dessa verksamheter. Upphandlingsarbetet ska också främja en hållbar utveckling.

Därför verkar inköpsavdelningarna i Sveriges regioner för att de produkter och tjänster som köps in är framställda under hållbara och ansvarsfulla förhållanden. Den negativa påverkan på människor och miljö under produktens eller tjänstens hela livscykel ska minska.

Sveriges regioner har en gemensam uppförandekod för leverantörer som är beslutad på politisk nivå och som omfattar områdena mänskliga rättigheter, arbetares rättigheter, miljö och antikorruption.

Hållbarhet i fokus för invånarna

Invånarna värderar hållbarhet högt. I Sverigestudien mäter Sveriges kommuner och regioner, SKR med flera vilka värderingar som präglar Sverige, våra kommuner, regioner och arbetsplatser. Den viktigaste trenden i Sverigestudien för 2020 är ett växande fokus kring social, ekonomisk och miljömässig hållbarhet – oavsett ålder och hemvist. När svenskarna får önska hur samhället borde utvecklas placerar sig värden som hållbarhet och ansvar för kommande generationer i topp på listan; strax efter jobb och ekonomisk stabilitet.

Medborgarnas förväntningar på att regionerna ska agera för stärkt hållbarhet i sin verksamhet och i sina inköp bidrar till inköpsavdelningarnas höga krav på hållbar upphandling. Regionernas verksamhet har kommit alltmer under lupp och ansvarsutkrävandet ökar. Kritiken kan bli omfattade om ansvaret för hållbarhet skulle brista. Sammantaget bidrar dessa faktorer till att hållbar upphandling idag står högt upp på agendan i regionerna.

Minskade risker, ökat förtroende och förbättrade förhållanden för människor och miljö

Hållbar upphandling bidrar till att minska riskerna för verksamheterna genom ökad transparens och spårbarhet av försörjningskedjorna samt effektiv riskhantering. Intensifierat samarbete med hållbar upphandling ger regionerna möjlighet att använda en större samlad köpkraft för att stimulera en snabbare omställning till hållbar produktion och konsumtion. Ett strategiskt perspektiv, höga ambitioner och ökad professionalisering av hållbar upphandling skapar konkret nytta för regionernas invånare, medarbetare och beslutsfattare. Detta skapar betydande värden.

Hållbar upphandling bidrar även till att inköpsavdelningarna kan bli mer attraktiva som arbetsgivare; en viktig aspekt i många verksamheter där konkurrensen om medarbetarna är hög.

Utöver att säkra tillgången till produkter och tjänster, syftar regionernas arbete med hållbar upphandling till att bidra till förbättrade förhållanden för människor och miljö – såväl regionalt som globalt. Det är möjligen att ta på sig en stor uppgift, men det finns en konkret och tydlig koppling mellan det dagliga inköpsarbetet i regionerna och FN:s 17 globala mål inom ramen för Agenda 2030.

Hållbar upphandling i praktiken: barnarbete i Pakistan

År 2007 uppmärksammade granskningsorganisationen SwedWatch att det förekom barnarbete vid tillverkning av kirurgiska instrument i Pakistan. Man avslöjade farliga arbetsmiljöer och att arbetare inte fick löner som det gick att leva på. I rapporten ”Vita rockar och vassa saxar – en rapport om landstingens brist på etiska inköp” visades hur instrument som upphandlades till den svenska hälso- och sjukvården tillverkades på arbetsplatser med stora brister. Bilder på barnarbetare fick stort genomslag i media, och regionerna kritiserades för att skattemedel gick till verksamheter som kränkte mänskliga rättigheter.

Den mediala kritiken ledde till att Region Skåne, Västra Götalandsregionen samt dåvarande Stockholms läns landsting inledde ett gemensamt arbete med att ta fram riktlinjer för krav på leverantörer. Det ledde fram till en uppförandekod för leverantörer med krav på att regionernas leverantörer skulle respektera mänskliga rättigheter, arbetares rättigheter, miljö och krav på antikorruption. År 2010 anslöt sig övriga regioner till det nationella samarbetet och har sedan dess gemensamt infört hållbara upphandlingsmetoder för att minska negativ påverkan på människor och miljö.

I en uppföljande granskning från 2015 kunde SwedWatch påvisa att kraven haft effekt även om de ännu inte slagit igenom fullt ut i underleverantörsleden. Barnarbete motverkas aktivt, lagstadgad minimilön har införts, övertiden är reglerad och den fysiska miljön har förbättrats.

Sedan 2010 samarbetar regionerna med att främja hållbar upphandling – allt i enlighet med Agenda 2030 och FN:s vägledande principer för företag och mänskliga rättigheter. Det ger regionerna tillsammans en större påverkansmöjlighet som upphandlare. Många leverantörer säljer produkter och tjänster till samtliga regioner och det finns stora fördelar med att inköpsavdelningarna samverkar.

Utvecklingen har inte stått still under de drygt tio år regionerna samarbetat kring hållbar upphandling. Medborgarnas krav och förväntningar har höjts, liksom internationella förväntningar. Regeringens upphandlingsstrategi har tillkommit och regionerna har vässat sina ambitioner på området. Därför är det dags att höja ambitionsnivån och sträva högre.

Regionernas modell med frivillig samverkan

Hållbar upphandling är ett samarbete mellan Sveriges regioners inköps- och hållbarhets-avdelningar. På nationell nivå driver, utvecklar och samordnar regionernas gemensamma kansli för hållbar upphandling verksamhetsstödjande processer. Det omfattar ett arbete med att utveckla harmoniserade krav, att agera nationellt stöd vid avtalsuppföljningar och revisioner, att kommunicera resultat, att tillhandahålla expertkunskap och kompetensutveckling.

Men kansliet fattar inte besluten. Besluten tas i de respektive regionerna. Regionerna ansvarar även för arbetet med att identifiera de sociala och miljömässiga riskerna vid upphandling av produkter och tjänster, att ta fram långsiktiga och kortsiktiga handlingsplaner samt ansvarar för avtalsuppföljningar.

Modellen med frivillig samverkan ställer särskilda krav på regionerna. Varje region har ett stort eget ansvar för att resurssätta arbetet och implementera hållbara upphandlingsmetoder. Hållbar upphandling är därför helt beroende av insatser och engagemang i respektive region.

År 2030 svarar Sveriges regioner upp mot invånarnas höga förväntningar på hållbarhet och ansvar för kommande generationer. Världsledande metoder för hållbar offentlig upphandling, med högt uppsatta mål och hög kompetens har påskyndat omställningen av produktion och konsumtion till ett socialt och miljömässigt hållbart samhälle i enlighet med Agenda 2030.

År 2030 är hållbarhetsaspekterna bärande genom hela inköpsprocessen inom prioriterade upphandlingskategorier. Vårt arbete ligger i upphandlingsområdets absoluta framkant, när det kommer till nationell samverkan, nationellt harmoniserade krav och uppföljningar som har effekt.

År 2030 har framgångarna med hållbar upphandling bidragit till att stärka medborgarnas förtroende för regionerna och regionernas roll att skapa ett hållbart samhälle. Tillsammans med utvecklingen av regionernas verksamhet har hållbarhetsarbetet och hållbar upphandling i bred mening förbättrat välfärden för människorna. Det bidrar till högre livskvalitet och mer framtidstro.

Hållbar upphandling i praktiken: Arbetare i Malaysia fria från skuldslaveri

Under hösten 2018 larmade internationella medier och människorättsorganisationer om att migrantarbetare från bland annat Bangladesh och Nepal tvingades arbeta under slavliknande förhållanden i handskfabriker Malaysia. Fabrikerna levererar medicinska handskar till bland annat Sverige. Tre svenska regioner agerade snabbt och lyckades därmed åstadkomma avgörande förbättringar.

Allvarliga missförhållanden avslöjades

Region Östergötland, Region Kalmar län och Region Jönköpings län beslöt att under 2019 genomföra revisioner hos fem handskleverantörer med tillverkning i Malaysia. Tillsammans med en internationell revisionsfirma satte regionerna samman ett team som genomförde ett stort antal intervjuer med arbetare av olika nationaliteter.

Vid revisionerna upptäcktes allvarliga missförhållanden. Vissa arbetare hade fått betala upp till motsvarande drygt 40 000 kr i rekryteringsavgifter, samtidigt som minimilönen i Malaysia då uppgick till drygt 2 000 kr i månaden. Avgifterna påstås täcka kostnader för resor, visum, administrativa kostnader och serviceavgifter, men omfattar ofta även ospecificerade kostnader och i många fall även mutor.

Man avslöjade också diskriminering med bestraffning i form av fysiskt våld eller genom förflyttning till arbetsstationer med höga temperaturer. Också extrem övertid förekom; vissa arbetare hade arbetat upp till 339 timmar på en månad, långt över de tillåtna kraven i regionernas kontraktsvillkor.

Revisionen identifierade farliga arbetsmiljöer, undermålig luftkvalitet, höga ljudnivåer och trasiga brand-larm. Sovsalarna i arbetarbostäderna var överfyllda med upp till 48 arbetare i ett rum, med bristande hygien, och saknade grundläggande möblemang och faciliteter samt otrygga förhållanden för kvinnor.

Regionerna agerar för bättre villkor – med goda resultat

Omedelbart inleddes en dialog med samtliga leverantörer för att förbättra villkoren för arbetarna. Fabrikerna upprättade rutiner för riskbedömningar och uppföljningar av rekryteringsagenter. De åtog sig att betala arbetarnas avgifter i samband med rekryteringar så att nya anställda inte skulle drabbas av rekryteringsavgifter.

Dialogen med leverantörerna fortsatte kring frågan om möjligheten att återbetala rekryteringsavgifter till arbetare som redan befann sig i skuldslaveri, något som till en början sågs som närmast omöjligt på grund av de höga kostnader som det skulle innebära. Till slut gav ansträngningarna resultat. Efter 18 månader hade samtliga fabriker gått med på att betala tillbaka rekryteringsavgifterna även till de arbetare som hade en historisk skuld. Arbetet med att upprätta återbetalningsplaner kunde påbörjas.

Vår strategi för att förverkliga visionen består av tre huvuddelar – mobilisering, samarbete och kunskapsspridning.

Mobilisering

Frivillig samverkan ställer krav

En nationell samordning för hållbar upphandling där kostnaderna delas är mer resurseffektivt än om varje region skulle utveckla egna arbetssätt. Det möjliggör även ökad professionalisering och utveckling av spetskompetenser. En nationell samordning ställer dock krav och ska visionen för 2030 bli verklighet måste samarbetet mellan Sveriges regioner intensifieras och inköpsavdelningarna ges rätt förutsättningar.

Det handlar bland annat om att regionerna fattat beslut om hållbarhetsåtaganden på högsta nivå, att inköpsavdelningen har tillgång till rätt kompetens på tillräckligt hög nivå och att verksamheterna får tillräckliga resurser för att tillfredsställa de behov som finns. Dessa behov omfattar bland annat insatser inom respektive inköpskategori för att identifiera risker, att ta fram gemensamma långsiktiga och kortsiktiga handlingsplaner för att hantera riskerna inom de nationellt prioriterade inköpskategorierna och ansvara för avtalsuppföljningar.

Regionernas gemensamma kansli har till uppdrag att leda samarbetet, stötta regionerna i deras åtaganden och, tillsammans med hållbarhetsavdelningarna, bidra med expertkunskap. På nationell nivå utvecklas ett enhetligt arbetssätt för samtliga inköpsavdelningar. Expertkunskap inom olika sakområden och riskområden samlas och delas. På uppdrag av regionerna tas gemensamma harmoniserade krav fram och avtalsuppföljningar av nationellt prioriterade leverantörer samordnas. Erfarenheter delas mellan regionernas inköpsavdelningar och hållbarhetsavdelningar. Gemensamma arbetssätt höjer kvaliteten på offentlig upphandling, vilket bidrar till ett högre förtroende för regionerna och deras inköpsavdelningar.

Kraftfullare verktyg för hållbar upphandling

För att nå visionen 2030 krävs att regionerna vidareutvecklar och implementerar strategier för hållbar upphandling. Inköpsavdelningarna behöver ta nästa steg i utvecklingen. Ekonomiska, sociala och miljömässiga aspekter genomsyrar då hela inköpsprocessen; från behovsanalys och riskanalys till upphandling, implementering och uppföljning.

Ett nyckelverktyg här är due diligence avseende mänskliga rättigheter och miljö (”due diligence”)¹ – en process för att identifiera förhindra, hantera och redogöra för risker i den egna verksamheten, i leveranskedjan och i andra affärsrelationer. Inköpsavdelningarna tillämpar due diligence i det egna arbetet och identifierar och prioriterar risker utifrån negativ påverkan på människor och miljö i relation till regionernas inköpskategorier. Inköpsavdelningarna ställer som en del av detta även krav på att leverantörer tillämpar due diligence i den egna verksamheten och av underleverantörer i alla led. Kraven tillämpas i de nationellt prioriterade inköpskategorierna.

Utveckling av innovativa lösningar för uppföljning i nära samarbete med leverantörer, myndigheter och ideella organisationer är centralt för hållbar upphandling. Inköpsavdelningarna ställer krav på att leverantörer är transparenta och öppet redovisar sina leveranskedjor. Det möjliggör effektivare insyn och kontroll.

Gentemot de leverantörer som inte lever upp till regionernas krav agerar inköpsavdelningarna samstämmigt för att åstadkomma förbättring och följer en tydlig sanktionstrappa. För att tydligt visa effekterna av de krav som ställs utvecklas mätbara nyttomål.

Samarbete

Utveckling i samarbete med marknaden

Inköpsavdelningarna och hållbarhetsavdelningarna i Sveriges regioner kan inte på egen hand påskynda en omställning till ett mer hållbart samhälle. Samverkan och nära dialog med leverantörer och branschorganisationer är avgörande för framgång. Utbyte av information och synpunkter är sedan länge en förutsättning för att utveckla och utvärdera krav som bidrar till en hållbar utveckling. För att garantera en god och rättvis konkurrens förhåller sig regionerna naturligtvis strikt opartiska och oberoende i all samverkan. Dialogen är väl dokumenterad och öppen för granskning.

Dialogen stärker inköpsavdelningarnas kunskaper om hållbara produkter och tjänster, om leverantörernas hållbarhetsarbete och om förutsättningarna på marknaden. Den säkerställer konkurrensen på marknaden och att inga leverantör stängs ute från möjligheten till offentliga kontrakt. Dialogen främjar bättre affärsrelationer. Genom att aktivt inhämta kunskap från marknadens aktörer kan inköpsavdelningarna också ställa tydligare krav på utveckling av innovativa hållbara lösningar.

Handlingsplaner för identifierade riskområden kommuniceras tidigt; mål och aktiviteter är tydliga. Det ökar förutsägbarheten för leverantörerna kring framtida behov och hållbarhetskrav från regionerna. Inköpsavdelningarna förväntningar tydliggörs i en utökad dialog för närmare samverkan. Synpunkter inhämtas från marknadens aktörer när uppförandekoden för leverantörer, kontraktsvillkor och andra hållbarhetskriterier ska uppdateras eller tas fram.

Utbildning och vägledning tillhandahålls för att utveckla kompetensen hos leverantörer och branschorganisationer om hållbar upphandling och due diligence.

Samarbete med andra myndigheter

Nationellt och internationellt bedrivs redan idag ett strategiskt samarbete med upphandlande myndigheter som Adda Inköpscentral, Sykehusinnkjöp i Norge samt Helsingfors Universitetssjukhus i Finland. Samarbetet omfattar informationsutbyte och i vissa fall fördjupat samarbete kring harmonisering av krav och gemensamma uppföljningar av avtal. Riskanalyser och hållbarhetskrav görs tillgängliga och resultat från avtalsuppföljningar delas.

Samarbete mellan upphandlande myndigheter i Sverige och internationellt kan ge avsevärda synergieffekter. Sveriges regioner är relativt små aktörer på den globala marknaden Samarbete med upphandlande myndigheter ökar den samlade köpkraften och därigenom förhandlingsstyrkan gentemot marknadens aktörer. En ökad harmonisering – i linje med EU:s, FN:s, ILO:s och OECD:s ramverk för hållbart företagande – innebär att upphandlande myndigheter kan agera samstämmigt och bidra till en snabbare omställning. Sveriges regioner fortsätter därför att utveckla nationella och internationella samarbeten och deltar i pilotprojekt och partnerskap i syfte att utveckla strategier för hållbar upphandling.

Närmare samarbete med ideella organisationer

Ideella organisationer – till exempel fackföreningar, granskningsorganisationer samt miljö- och människorättsorganisationer – har en mycket viktig roll att spela i ansträngningarna för att påskynda omställningen till ett hållbart samhälle. De har stor expertkunskap och kan bidra med värdefulla insikter kring specifika risker, som till exempel tvångsarbete, barnarbete, korruption, klimat eller användning av skadliga kemikalier i produkter och vid produktion.

De ideella organisationerna har ofta rättighetsinnehavarnas perspektiv. De kan vara regionernas ögon och öron på plats i produktionsländerna. Dialogen med dem är viktig som en del vid omvärldsanalys och riskvärdering. Därför ska informationsinhämtningen från och samarbetet med ideella organisationer öka. Vi ska också i ökad utsträckning inhämta deras synpunkter och kommentarer när nya krav och uppföljningsmetoder utvecklas. I takt med att nya metoder utvecklas kan organisationer på plats i tillverkningsländerna komma att spela en större roll i uppföljningsarbetet.

Kunskapsspridning

Sverigestudien visar att allmänheten prioriterar frågor om hållbarhet och ansvar för kommande generationer. Regionernas inköpsavdelningar måste svara upp mot förväntningarna för att skapa ett brett förtroende. I det ingår att på ett öppet och transparent sätt kommunicera resultatet och värdet av arbetet till allmänheten och politiker.

Sveriges regioner är politiskt styrda organisationer. Ytterst är det förtroendevalda politiker som har ansvaret för de beslut som styr verksamheterna. Politiska beslut måste baseras på fakta och kunskap. De organisationer som ingår i samarbetet har därför en central roll i att sprida kunskap till politiker och tjänstemän i regionerna och tillgängliggöra information till invånarna; kunskap och information som tydliggör det värde som arbetet med hållbar upphandling skapar och som visar på effekterna för människor och miljö. Därigenom säkrar vi att hållbar upphandling integreras i politiska beslut, i policyer och i budgetarbetet.

Därigenom kan vi göra tydligt att hållbar offentlig upphandling ger ett effektivt bidrag i omställningen till hållbar konsumtion och produktion.

Om Due Diligence

¹FN:s vägledande principer för företag och mänskliga rättigheter baseras på statens skyldighet att skydda de mänskliga rättigheterna, företagens ansvar att respektera de mänskliga rättigheterna och möjligheter för individer att få sin sak prövad vid kränkningar. Due Diligence är de policyer och rutiner företag kan använda för att identifiera och förhindra att deras verksamhet har en negativ påverkan på människor och miljö i den egna verksamheten och av underleverantörer i alla led. Due Diligence kan översättas till tillbörlig aktsamhet på svenska.