1. Uppdaterad verksamhetsinriktning – uppföljning, kompetensutveckling och kommunikation
Med basen i den tidigare antagna programförklaringen och för att förverkliga visionen 2022-2025 bedöms avtalsuppföljning, kompetensutveckling och kommunikation som de strategiskt väsentligaste aktiviteterna.
Avtalsuppföljning av ställda hållbarhetskrav är viktigt och nödvändigt för att säkerställa att det som upphandlats överensstämmer med de krav som ställts samt att säkra likabehandling och att inte snedvridna konkurrensen på marknaden. Avtalsuppföljning är dock ett eftersatt område (SOU 2013:12, OECD 2020) där en nationell samordning bidrar till att öka antalet uppföljningar som genomförs per år. En förutsättning är harmoniserade krav och utöver samordning kring krav på hållbara leveranskedjor måste även miljökraven harmoniseras. För att effektivisera arbetet har ett nationellt systemstöd upphandlats och administreras av det nationella kansliet.
Hållbar upphandling kräver kompetens och kunskap för att vi ska kunna utföra våra arbetsuppgifter i överensstämmelse med politiska beslut, i enlighet med rådande lagstiftning och på ett effektivt och strategiskt sätt
(Extern länk).
En nationell samordning av utbildningsinsatserna gentemot inköpsorganisationerna och hållbarhetsavdelningarna är mer effektivt och bidrar till ökad måluppfyllelse.
Resultat och värdet av den nationella samordningen och vad varje region uppnår inom ramen för arbetet måste tydligt kommuniceras. Här har kansliet en central uppgift att stötta i den strategiska kommunikationen. Sprida kunskap som tydliggör värdet.
Regionernas kansli föreslår därför att dessa tre inriktningar renodlas enligt förslaget nedan. Till förslag kopplas tydliga mål för verksamheten.
1.1 Samordnade avtalsuppföljningar
1.1.1 Harmoniserade hållbarhetskrav en förutsättning för gemensamma uppföljningar
En harmonisering av hållbarhetskrav är en förutsättning för att kunna genomföra samordnade uppföljningar. Utöver samordningen kring krav på hållbara leveranskedjor måste även miljökraven harmoniseras. I de treåriga handlingsplanerna för 2022-2025 identifieras och harmoniseras miljökraven med fokus på klimat och kemikalier för identifierade produkter och samtliga regioner inkluderar de gemensamma kraven vid upprättande av nya avtal.
1.1.2 Nationellt systemstöd samt effektivare urvalsmetod
För att effektivisera arbetet och möjliggöra att fler uppföljningar genomförs har ett systemstöd för avtalsuppföljning upphandlats. Systemet ska administreras av regionernas kansli.
Mål
• Det långsiktiga målet är att säkerställa efterlevnad av hållbarhetskrav och bidra till en hållbar utveckling och Agenda 2030
• Kvaliteten på uppföljningarna ska öka
• Antalet uppföljningar ska öka
• Antalet bedömningar av självskattningar ska öka
• Att mer systematiskt och träffsäkert välja ut de leverantörer som regionerna ska följa upp
• Antalet kontors/fabriksrevisioner som genomförs av regionerna ska öka
1.2 Kompetensutveckling
Ett flertal utredningar och rapporter har tydligt visat på fortsatt behov av stöd för inköp och upphandling som bidrar till att Agenda 2030 nås. (OECD (2020) Integrating Responsible Business Conduct in Public Procurement | en | OECD)
Ett ökat fokus på kompetensutveckling som höjer kvaliteten på hållbar upphandling bidrar till att upphandlingsorganisationerna uppnår målen.
Många kompetenshöjande aktiviteter genomförs redan inom ramen för samarbetet men behöver förstärkas och systematiseras. Kansliet förordar därför att en ”akademi för hållbar upphandling” inrättas.
Mål
• År 2022 utvecklas ett program för Diplomerade samordnare – hållbar upphandling (två revisioner, e-utbildning samt introduktionsutbildning). År 2022 ska åtta regionala samordnare vara diplomerade för att sedan öka över åren.
• Administrera och genomföra två interna introduktionsutbildningar till hållbar upphandling
• Administrera och genomföra fyra webinarier/år på aktuella teman
• Administrera och genomföra två leverantörsutbildningar/år
• Administrera och genomföra kalibrering av revisorer en gång per år
• Samtliga nya personer i nätverket ska erbjudas en kortare introduktionsutbildning
• Kansliet ska ha hög kompetens inom de prioriterade riskområdena
• Kansliets ska tillhandahålla omvärldsbevakning inom de prioriterade riskområdena
1.3 Kommunikation
Sveriges regioner är politiskt styrda organisationer. Ytterst är det förtroendevalda politiker som har ansvaret för de beslut som styr vår verksamhet. Politiska beslut måste baseras på fakta och kunskap. Regionernas kansli har en central uppgift i att sprida kunskap, till politiker och tjänstemän i regionerna. Kunskap som tydliggör det värde som arbetet med hållbar upphandling skapar och som visar på framgångsfaktorerna i ett systematiskt nationellt arbete. I det ingår även att på ett öppet och transparent sätt kommunicera resultatet offentligt. Så säkrar vi att hållbar upphandling integreras i politiska beslut, i policyer och i budgetarbetet.
Mycket arbete med att kommunicera resultat såväl internt som externt pågår redan idag men behöver systematiseras och förstärkas.
Mål
• Ökat antal nyheter via webb och sociala medier
• Tillhandahålla nyhetsbrev med aktuella händelser
• Ökat antal besökare på webben
• Ökad omvärldsbevakningen per riskområde
• Ökad spridning av resultaten från de uppföljningar som görs