Samarbetsformer

Ändamål

Sveriges regioner bedriver sedan 2010 ett nationellt samarbete kring hållbar upphandling för att utarbeta och gemensamt följa upp miljömässiga, sociala och arbetsrättsliga villkor i upphandlingar. Harmoniserade krav är en förutsättning för att regionerna, inom ramen för den nationella samverkan, ska kunna genomföra och dela resultat från gemensamma och samfinansierade uppföljningar. Harmoniserade krav skapar även ökad transparens och förutsägbarhet för de leverantörer som deltar i regionernas upphandlingar.

Sedan 2013 har regionerna en gemensam uppförandekod för leverantörer, som omfattar områdena mänskliga rättigheter, arbetares rättigheter, miljön och affärsetik, samt harmoniserade kontraktsvillkor.

Regionernas gemensamma arbete med hållbar upphandling syftar till att identifiera, förhindra och begränsa negativ påverkan på människor, miljön och samhälle under produkters respektive tjänsters livscykel.

Samtliga regioner har var för sig beslutat om samarbetets finansiering, som bygger på den relativa befolkningsmängden i respektive region. Utöver denna finansiering är regionerna även överens om att avsätta tid för de regionsamordnare och områdessamordnare som ingår i samarbetet. Syftet med denna överenskommelse är att närmare reglera formerna för regionernas samarbete.

Verksamhet

I syfte att säkerställa ett effektivt användande av resurser och underlätta uppföljningsarbetet inom hållbar upphandling omfattar det nationella samarbetet bland annat:

• framtagande av en gemensam uppförandekod för leverantörer,
• utveckling av processer och strukturer för samarbetet mellan Sveriges regioner inom hållbar upphandling,
• identifiering och prioritering av hållbarhetsrisker i regionernas inköp,
• utveckling av harmoniserade hållbarhetskrav,
• koordinering och genomförande av avtalsuppföljningar,
• kompetensutveckling,
• utveckling av nationella och internationella samarbeten.
• Vidare omfattar samordningen framtagande och genomförande av beslutade handlingsplaner.

Styrgruppens uppgifter, mandat och organisation

• På uppdrag av Ledningsnätverket för upphandlingschefer (LfU) samt Regionernas miljö- och hållbarhetschefer (RMC) drivs det nationella samarbetet Hållbar upphandling genom en styrgrupp, ett nationellt kansli samt regional samordning enligt utarbetad ansvarsfördelning.

Verksamhetsår och rapport

• Samarbetets verksamhetsår omfattar perioden 1 januari – 31 december.
• Senast sista mars ska styrgruppen överlämna verksamhetsrapporten till samtliga regioner.
• Verksamhetsrapporten ska bestå av förvaltningsberättelse samt årsbokslut.
• Verksamhetsplan med pågående områden och ansvariga regioner tas fram och presenteras för RMC och LFU senast 15 december.

Beslut

• Beslut avseende verksamhetsplan, budget och verksamhetsrapport fattas av styrgruppen i linje med Programförklaring 2030, tillhörande strategier och given resursram.
• Beslut avseende reviderad programförklaring fattas av LfU och RMC.
• Styrgruppen består av sju personer inklusive ordförande och vice ordförande.
• I styrgruppen ingår cheferna för upphandlings-/inköpsorganisationerna i Region Stockholm, Region Västra Götaland samt Region Skåne.
• LfU:s styrelse utser två representanter och LfUs ordförande, eller den som ordförande sätter i sitt ställe, skall fungera som styrgruppens ordförande.
• RMC utser två representanter och RMC:s ordförande, eller den som ordförande väljer i sitt ställe, skall fungera som styrgruppens vice ordförande. Representanter väljs för en tid på två år med möjlighet till omval. En av dessa representanter är medlem i RMC:s arbetsutskott.
• Styrgruppen sammanträder minst fyra gånger per år samt deltar vid samarbetets två årliga konferenser.

Regler för att ändra samarbetsformerna

• Förslag till förändring av denna samarbetsformerna skall beredas av styrgruppen, behandlas av styrelsen för LfU och arbetsutskottet för RMC och beslutas av respektive region.

Utträde ur samarbetet

• Eventuellt utträde ur samarbetet ska meddelas Kansliet eller ordförande i styrgruppen senast sista juni föregående år.
• Utträdet ska skriftligen bekräftas av styrgruppen.